Wenn Sie etwas wie einen Job, Sozialleistungen oder eine Bildungsmöglichkeit verlieren, glauben Sie vielleicht, dass Sie ein starkes Argument dafür haben, dass Sie eine zweite Chance verdienen. Eine der besten Möglichkeiten, diese zweite Chance zu erhalten, besteht darin, ein Einspruchsschreiben zu schreiben. Um sicherzustellen, dass Ihr Einspruchsschreiben ernst genommen wird, halten Sie es kurz und professionell. Bleiben Sie bei den Fakten und zeigen Sie, dass Sie aus der ganzen Erfahrung etwas gelernt haben.
Schritte
Teil 1 von 3: Ihren Brief formatieren
Schritt 1. Verwenden Sie das traditionelle Geschäftsformat
Für einen formellen Brief wie einen Berufungsbrief ist das traditionelle Geschäftsformat Ihre einzige Option. Normalerweise finden Sie eine Geschäftsbriefvorlage in jeder Textverarbeitungsanwendung.
Wenn Sie Briefpapier haben, möchten Sie es vielleicht für eine professionellere Note verwenden
Schritt 2. Überprüfen Sie alle Anforderungen
An wen auch immer Sie schreiben, um einen Einspruch zu beantragen, kann bestimmte Informationen haben, die er zu allen Einsprüchen benötigt. Sie können auch ein bestimmtes Formular haben, das Sie verwenden müssen. Finden Sie diese heraus, bevor Sie Ihren Brief schreiben, damit Sie nicht zurückgehen und später Änderungen vornehmen müssen.
Möglicherweise können Sie diese Informationen online finden oder Sie müssen jemanden im Büro anrufen. Normalerweise ist es für Sie besser, wenn Sie die Informationen schriftlich erhalten, damit Sie sicherstellen können, dass Sie alles enthalten
Schritt 3. Datieren Sie Ihren Brief
Auf einem Geschäftsbrief steht das Datum normalerweise ganz oben im Brief. Dieses Datum sollte das Datum sein, an dem Sie den Brief geschrieben haben. Ihre Textverarbeitungsanwendung kann das Datum des Tages automatisch eingeben.
Schritt 4. Verwenden Sie die richtige Anrede
Bemühen Sie sich, Ihren Brief an eine bestimmte Person zu adressieren. Wenn Sie keinen bestimmten Namen finden können, verwenden Sie zumindest eine bestimmte Berufsbezeichnung. Als letzten Ausweg adressieren Sie Ihren Brief „An wen es betrifft“.
"Sehr geehrter Dr. Drew" ist eine angemessene Anrede. Geben Sie den Titel der Person an, wenn er für Ihre Beschwerde wichtig oder relevant ist. Wenn Sie beispielsweise an den Dekan schreiben, um eine Berufung gegen eine Suspendierung zu beantragen, wäre "Sehr geehrter Dean Drew" angemessen
Schritt 5. Erstellen Sie Ihren Signaturblock
Nachdem Sie Ihren Brief geschrieben haben, drucken Sie ihn aus und unterschreiben ihn handschriftlich. Lassen Sie mindestens vier Zeilen für Ihre Unterschrift und geben Sie dann Ihren Namen unter das Leerzeichen ein.
Möglicherweise möchten Sie unter Ihrem Namen bevorzugte Kontaktinformationen angeben, z. B. Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
Schritt 6. Notieren Sie Anhänge
Sie haben wahrscheinlich Dokumente oder andere Informationen, um Ihre Aussagen in Ihrem Einspruchsschreiben zu untermauern. Verwenden Sie die traditionelle Geschäftsformatierung, um diese Anhänge auf dem Brief selbst aufzulisten, damit Ihr Empfänger bestätigen kann, dass er alles erhalten hat.
Teil 2 von 3: Gestalten Sie Ihren Appell
Schritt 1. Stellen Sie sich vor
Beginnen Sie Ihr Berufungsschreiben mit einem Satz – höchstens zwei –, um der Person, die den Brief liest, zu sagen, wer Sie sind und was Sie mit der vorliegenden Situation zu tun haben. Fassen Sie sich kurz und geben Sie keine Informationen an, die für die Beschwerde nicht relevant sind.
- Wenn Sie beispielsweise ein Student sind, der gegen eine akademische Suspendierung Einspruch einlegt, könnte Ihr erster Satz lauten: „Mein Name ist Katie Parker."
- Wenn Sie das Berufungsschreiben im Namen einer anderen Person schreiben, fügen Sie in den ersten ein oder zwei Sätzen auch Informationen über sie hinzu.
Schritt 2. Erklären Sie den Zweck Ihres Schreibens
Der einleitende Absatz Ihres Schreibens ist im Wesentlichen eine Zusammenfassung Ihres Einspruchs. Es ist eine gute Idee, entweder Ihren Brief zuerst zu skizzieren oder Ihren Appell zu schreiben und dann auf diese Zusammenfassung zurückzukommen.
- Beschreiben Sie im einleitenden Absatz kurz die Entscheidung, gegen die Sie Berufung einlegen möchten, und den Vorfall, der dazu geführt hat. Schließen Sie Ihren einleitenden Absatz mit einem Satz, der dem Leser genau sagt, was passieren soll.
- Um das vorherige Beispiel fortzusetzen, könnte der Rest von Katies einleitendem Absatz lauten: "Letztes Semester wurde ich mit einer akademischen Suspendierung belegt, obwohl meine Gesamtnote ein B war. Da dies gegen die Schulrichtlinien verstößt, sollte die Suspendierung aus meiner Akte gestrichen werden."
Schritt 3. Bleiben Sie bei den Fakten
Beginnen Sie nach Ihrem Eröffnungsabsatz einen neuen Absatz und erzählen Sie Ihrem Leser genau, was zu der Entscheidung geführt hat, die Sie anfechten möchten. Geben Sie so viele spezifische Details wie möglich an.
- Notieren Sie sich die aufgezählten Fakten, die Sie mit Dokumentationen untermauern können. Je mehr Beweise Sie für Ihren Fall haben, desto wahrscheinlicher wird Ihrer Berufung stattgegeben.
- Behalten Sie Emotionen und appelliert an Sympathie. Vermeide passive Stimme, die den Anschein erwecken kann, dass du versuchst, die Verantwortung für deine Handlungen zu umgehen.
Schritt 4. Geben Sie Ihre Meinung ab
Nachdem Sie die Geschichte erzählt haben, beginnen Sie einen neuen Absatz, um Ihrem Leser zu erklären, wie falsch die von Ihnen beschriebene Entscheidung war. Stellen Sie Kopien von Regeln oder Richtlinien bereit, die Ihre Interpretation der Situation untermauern.
- Wenn Sie selbst Fehler gemacht oder gegen Regeln verstoßen haben, nehmen Sie diese zur Kenntnis. Beschreibe die umgebenden Umstände, wenn sie relevant sind, aber entschuldige dich nicht. Stehen Sie zu Ihren Handlungen.
- Beschreiben Sie ggf., wie Sie durch den gesamten Vorfall gewachsen oder verändert sind. Gerade in einem akademischen Umfeld können Sie sich einer zweiten Chance würdig erweisen, wenn Sie eine aufrichtige persönliche Entwicklung zeigen.
Schritt 5. Geben Sie deutlich an, was Sie tun möchten
Teilen Sie dem Leser im letzten Absatz Ihres Berufungsschreibens Ihr gewünschtes Ergebnis mit. Halten Sie es so einfach und unkompliziert wie möglich. Vermeiden Sie ausgefallene Drohungen oder Versprechen, die Sie nicht einhalten möchten.
Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, eine Klage einzureichen, wenn Ihr Einspruch nicht zu Ihrer Zufriedenheit beigelegt wird. Wenn Sie jedoch nicht bereits mit einem Anwalt gesprochen haben und eine Klage einreichen möchten, lassen Sie in Ihrem Berufungsschreiben die Androhung rechtlicher Schritte aus
Teil 3 von 3: Einreichen Ihres Einspruchsschreibens
Schritt 1. Sammeln Sie die Dokumentation
Jeder Einspruch hat eine größere Chance auf Erfolg, wenn alle Fakten gründlich dokumentiert werden. Welche Unterlagen Sie benötigen, hängt davon ab, welche Entscheidung Sie anfechten.
- Gehen Sie Ihren Brief mit einem Textmarker durch und markieren Sie alle Fakten – Daten, Orte, Namen. Dann fragen Sie sich, ob Sie dafür Beweise haben. Wenn Sie dies tun, fügen Sie es hinzu.
- Sie sollten auch Ausweisdokumente sowie alles, was Sie mit dem Empfänger verbindet, wie eine Mitgliedskarte oder ein Studentenausweis, einschließen. Machen Sie Kopien davon, anstatt Ihre Originale einzusenden.
Schritt 2. Lesen Sie Ihren Brief gründlich Korrektur
Sie laufen Gefahr, dass Ihr Einspruch nicht ernst genommen wird, wenn Ihr Brief mit Tipp- und Grammatikfehlern übersät ist. Lesen Sie Ihren Brief laut vor, um zusätzliche Fehler oder umständliche Formulierungen zu erkennen.
- Gehen Sie zurück und überprüfen Sie das Datum auf dem Brief, insbesondere wenn Sie ihn über mehrere Tage hinweg verfasst haben. Dieses Datum muss nicht unbedingt das Datum sein, an dem Sie es abgeschickt haben, aber es sollte das Datum widerspiegeln, an dem Sie den Brief unterschrieben haben.
- Sie möchten auch Ihre Notizen auf Anhänge überprüfen und sicherstellen, dass alles, was Sie eingefügt haben, aufgelistet ist.
Schritt 3. Erstellen Sie Kopien des gesamten Pakets
Nachdem Sie Ihren Brief unterschrieben haben, erstellen Sie eine Kopie davon zusammen mit einer Kopie jedes Anhangs. Sie sollten diese für Ihre eigenen Unterlagen aufbewahren, zumindest bis das Problem behoben ist.
Vielleicht möchten Sie nur für diesen Vorfall einen separaten Ordner erstellen. Bewahren Sie alle Unterlagen und Informationen zu Ihrer Beschwerde bis zum Abschluss der Angelegenheit auf
Schritt 4. Versenden Sie Ihren Brief
Sie möchten Ihren Brief lieber per Post schicken, als ihn persönlich entgegenzunehmen, damit Sie einen Empfangsnachweis haben. Verwenden Sie zertifizierte Post, die eine Unterschrift erfordert, und senden Sie Ihnen eine Quittung. Auch wenn Sie nie eine Klage einreichen, kann das Datum des Eingangs Ihrer Berufung wichtig sein.
Angenommen, Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass Ihre Beschwerde nicht innerhalb von 20 Tagen nach der Entscheidung eingegangen ist. Wenn Sie über eine beglaubigte Empfangsbestätigung verfügen, aus der hervorgeht, dass das Schreiben 10 Tage nach der Entscheidung eingegangen ist, können Sie Ihrer Beschwerde Gehör verschaffen
Schritt 5. Folgen Sie Ihrem Brief
Nachdem Sie Ihren Brief abgeschickt haben, markieren Sie innerhalb von etwa einer Woche ein Datum in Ihrem Kalender, um den Empfänger zu kontaktieren, wenn Sie noch nichts von ihm gehört haben. Da Sie derjenige sind, der um eine zweite Chance bittet, nehmen Sie aktiv am Prozess teil und zeigen Sie, dass er Ihnen etwas bedeutet.
- Nachfassen bedeutet nicht, ein Schädling zu sein. Rufen Sie einmal an und finden Sie heraus, ob sie den Brief erhalten haben. Fragen Sie nach dem Zeitplan oder wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen sollten, und planen Sie entsprechend.
- Wenn sie weitere Informationen oder andere Unterlagen anfordern, reichen Sie die benötigten Informationen so schnell wie möglich ein.
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