So schreiben Sie ein Memo (mit Bildern)

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So schreiben Sie ein Memo (mit Bildern)
So schreiben Sie ein Memo (mit Bildern)
Anonim

Memos sind eine großartige Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern oder Kollegen wichtige Entscheidungen oder Richtlinienänderungen mitzuteilen. Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, ein gutes Memo zu erstellen, damit Ihre Nachricht so ankommt, wie Sie es möchten.

Schritte

Beispiel-Memos

Beispiel-Memo für Kunden

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Beispiel-Memo an Boss

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Beispiel-Memo für Kollegen

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Teil 1 von 4: Die Überschrift des Memos schreiben

Schreiben Sie ein Memo Schritt 1

Schritt 1. Geben Sie oben auf der Seite „MEMORANDUM“ein

Erklären Sie, dass dieses Dokument von vornherein ein Memorandum ist. Beschriften Sie die Seite „MEMORANDUM“1,5 Zoll (3,8 cm) vom oberen Rand der Seite. Setzen Sie das Wort in Fettdruck in die erste Zeile. Sie können es entweder auf dieser Linie zentrieren oder linksbündig ausrichten. Sie können die Schrift für dieses Wort auch vergrößern.

Doppeltes Leerzeichen zwischen dieser Zeile und der nächsten Zeile der Überschrift

Schreiben Sie ein Memo Schritt 2

Schritt 2. Adressieren Sie den Empfänger entsprechend

Ein Memo ist eine formelle Geschäftskommunikation, und Sie sollten den Leser auch formell ansprechen. Verwenden Sie einen vollständigen Namen und Titel der Person, an die Sie das Memo senden.

Wenn Sie ein Memo an das gesamte Personal senden, können Sie schreiben: „TO: All Employees“

Schreiben Sie ein Memo Schritt 3

Schritt 3. Fügen Sie der CC-Zeile weitere Empfänger hinzu

Die Zeile „CC“zeigt an, wer eine „Courtesy Copy“des Memos erhält. Dies ist nicht die Person, an die das Memo gerichtet ist. Vielmehr ist dies jemand, der möglicherweise über Richtlinien oder Probleme auf dem Laufenden bleiben muss, die Sie im Memo ansprechen.

Schreiben Sie ein Memo Schritt 4

Schritt 4. Schreiben Sie Ihren Namen in die Zeile „Von“

Die Überschrift muss enthalten, wer das Memo schreibt und sendet. In dieser Zeile stehen Ihr vollständiger Name und Ihre Berufsbezeichnung.

Schreiben Sie ein Memo Schritt 5

Schritt 5. Fügen Sie das Datum ein

Schreiben Sie das vollständige Datum auf, geben Sie den Monat und das Datum und das Jahr an. Schreiben Sie beispielsweise: „DATUM: 5. Januar 2015“oder „DATUM: 5. Januar 2015“.

Schreiben Sie ein Memo Schritt 6

Schritt 6. Wählen Sie einen bestimmten Ausdruck für die Betreffzeile

Die Betreffzeile gibt dem Leser eine Vorstellung davon, worum es in dem Memo geht. Seien Sie konkret, aber prägnant.

Anstatt beispielsweise „Ameisen“für das Thema zu schreiben, schreiben Sie „Ameisenproblem im Büro“

Schreiben Sie ein Memo Schritt 7

Schritt 7. Formatieren Sie die Überschrift richtig

Die Überschrift sollte oben auf der Seite stehen und am linken Seitenrand ausgerichtet sein. Schreiben Sie die Wörter „TO:“, „FROM:“, „DATE:“und „SUBJECT:“in Großbuchstaben.

  • Eine Beispielüberschrift würde so aussehen:

    AN: Name und Berufsbezeichnung des Empfängers

    VON: Ihr Name und Ihre Berufsbezeichnung

    DATUM: Vollständiges Datum, an dem das Memo geschrieben wurde

    BETREFF: (oder RE:) Worum es in dem Memo geht (irgendwie hervorgehoben)

  • Achten Sie beim Erstellen der Überschrift darauf, den Abstand zwischen den Abschnitten zu verdoppeln und den Text auszurichten.
  • Sie können unter der Überschrift eine Zeile hinzufügen, die sich über die gesamte Seite erstreckt. Dadurch wird die Überschrift vom Hauptteil des Memos getrennt.

Teil 2 von 4: Den Hauptteil des Memos schreiben

Schreiben Sie ein Memo Schritt 8

Schritt 1. Überlegen Sie, wer das Publikum sein sollte

Damit die Leute das Memo lesen und darauf reagieren, ist es wichtig, Ton, Länge und Formalität des Memos an das Publikum anzupassen, das es lesen wird. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie eine gute Vorstellung davon haben, für wen das Memo bestimmt ist.

  • Denken Sie an die Prioritäten und Bedenken Ihres Publikums.
  • Versuchen Sie, alle Fragen Ihrer Leser zu antizipieren. Machen Sie ein Brainstorming zu einigen Inhalten für das Memo, z. B. Beispiele, Beweise oder andere Informationen, die sie überzeugen.
  • Die Berücksichtigung des Publikums ermöglicht es Ihnen auch, sensibel auf Informationen oder Gefühle zu reagieren, die für Ihre Leser unangemessen sind.
Schreiben Sie ein Memo Schritt 9

Schritt 2. Überspringen Sie eine formelle Anrede

Ein Memo beginnt nicht mit einer Anrede wie „Sehr geehrter Herr Edwards“. Tauchen Sie stattdessen direkt in Ihr Eröffnungssegment ein, das die Angelegenheit vorstellt, die Sie im Memo besprechen.

Schreiben Sie ein Memo Schritt 10

Schritt 3. Stellen Sie das Problem oder Problem im ersten Absatz vor

Geben Sie ihnen kurz den Kontext hinter der gewünschten Aktion. Dies ist so etwas wie ein Thesenstatement, das in das Thema einführt und erklärt, warum es wichtig ist. Sie können die Einleitung auch als Zusammenfassung oder als Zusammenfassung des gesamten Memos betrachten.

Als allgemeine Richtlinie sollte die Eröffnung etwa einen Absatz umfassen

Schreiben Sie ein Memo Schritt 11

Schritt 4. Sie könnten zum Beispiel schreiben:

„Ab dem 1. Juli 2015 wird die XYZ Corporation neue Richtlinien zur Krankenversicherung einführen. Alle Mitarbeiter werden krankenversichert und verdienen mindestens 15 US-Dollar pro Stunde.“

Schreiben Sie ein Memo Schritt 12

Schritt 5. Geben Sie den Kontext für das vorliegende Problem an

Ihr Leser benötigt möglicherweise einige Hintergrundinformationen zu dem Problem, das Sie ansprechen. Geben Sie einen Kontext an, aber halten Sie sich kurz und geben Sie nur das Notwendige an.

Wenn es relevant ist, fahren Sie mit Ihrem Memo fort, indem Sie angeben, warum die Richtlinie umgesetzt wird. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Die Bezirksregierung hat dafür gestimmt, von allen Angestellten im Bezirk einen Mindestlohn von 15 USD pro Stunde zu verlangen.“

Schreiben Sie ein Memo Schritt 13

Schritt 6. Unterstützen Sie Ihre Vorgehensweise im Diskussionssegment

Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der durchzuführenden Maßnahmen. Geben Sie Beweise und logische Gründe für die von Ihnen vorgeschlagenen Lösungen an. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen und gehen Sie dann zu spezifischen oder unterstützenden Fakten über. Geben Sie an, wie die Leser davon profitieren, die von Ihnen empfohlenen Maßnahmen zu ergreifen, oder wie sie durch mangelnde Maßnahmen benachteiligt werden.

  • Fühlen Sie sich frei, Grafiken, Listen oder Diagramme einzufügen, insbesondere in längeren Memos. Stellen Sie nur sicher, dass sie wirklich relevant und überzeugend sind.
  • Für längere Memos sollten Sie kurze Überschriften schreiben, die den Inhalt jeder Kategorie verdeutlichen. Anstatt beispielsweise "Richtlinien" anzugeben, schreiben Sie "Neue Richtlinien für Teilzeitbeschäftigte". Seien Sie in jeder Überschrift spezifisch und kurz, damit der Leser das Wesentliche Ihres Memos sofort erkennt.
Schreiben Sie ein Memo Schritt 14

Schritt 7. Schlagen Sie die Aktionen vor, die der Leser ergreifen sollte

Ein Memo ist eine Aufforderung zum Handeln zu einem bestimmten Thema, sei es eine Ankündigung eines neuen Unternehmensprodukts, neue Richtlinien zu Spesenabrechnungen oder eine Erklärung, wie das Unternehmen ein Problem angeht. Wiederholen Sie die Aktion, die der Leser im letzten Absatz oder Satz ausführen soll.

  • Sie könnten beispielsweise schreiben: „Alle Mitarbeiter müssen das neue Buchhaltungssystem bis zum 1. Juni 2015 verwenden.“
  • Dies kann auch einige Beweise enthalten, um Ihre Empfehlungen zu untermauern.
Schreiben Sie ein Memo Schritt 15

Schritt 8. Schließen Sie das Memo mit einer positiven und warmen Zusammenfassung

Der letzte Absatz des Memos sollte die nächsten Schritte zur Lösung des vorliegenden Problems erneut darstellen. Es sollte auch eine herzliche Note enthalten, die die Solidarität der Organisation bekräftigt.

  • Sie könnten schreiben: "Ich werde diese Empfehlungen später gerne mit Ihnen besprechen und alle Entscheidungen, die Sie treffen, durchziehen."
  • Sie könnten mit etwas enden wie: „Wir freuen uns über die Erweiterung dieser Produktlinie. Wir sind zuversichtlich, dass dies unser Geschäft wachsen lässt und dieses Unternehmen zu einem nachhaltigeren Unternehmen macht.“
  • Dies sollte in der Regel ein bis zwei Sätze lang sein.

Teil 3 von 4: Abschluss des Memos

Schreiben Sie ein Memo Schritt 16

Schritt 1. Formatieren Sie Ihr Memo richtig

Verwenden Sie ein Standardformat für Ihr Memo, damit es leicht lesbar ist. Verwenden Sie eine 12-Punkt-Schrift wie Times New Roman oder Arial. Verwenden Sie 1-Zoll-Ränder auf der linken, rechten und unteren Seite.

Verwenden Sie Absätze im Blockstil. Doppelter Abstand zwischen den Absätzen. Ziehen Sie nicht jeden Absatz ein

Schreiben Sie ein Memo Schritt 17

Schritt 2. Lesen Sie Ihr Memo Korrektur

Überprüfen und bearbeiten Sie Ihr Memo, um sicherzustellen, dass es klar, prägnant, überzeugend und fehlerfrei ist. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen verwendete Sprache konsistent ist. Eliminieren Sie unnötige wissenschaftliche Wörter oder Fachjargon.

  • Überprüfen Sie auf Rechtschreib-, Grammatik- und Inhaltsfehler. Achten Sie besonders auf Namen, Daten oder Zahlen.
  • Stellen Sie sicher, dass es nicht zu lang ist, und schneiden Sie alle Fremdmaterialien aus.
Schreiben Sie ein Memo Schritt 18

Schritt 3. Schreiben Sie Ihre Initialen von Hand mit Ihrem Namen

Ein Memo enthält keine Unterschriftszeile. Aber Sie sollten das Memo mit einem Stift in der Kopfzeile initialisieren. Schreiben Sie Ihre Initialen neben Ihren Namen. Dies zeigt an, dass Sie das Memo genehmigt haben.

Schreiben Sie ein Memo Schritt 19

Schritt 4. Verwenden Sie Memo-Briefpapier

Sie können einen speziellen Briefkopf für Memos verwenden oder einen normalen Geschäftsbriefkopf verwenden.

Wenn Sie ein digitales Dokument erstellen (zum Beispiel für den E-Mail-Versand), möchten Sie möglicherweise Ihren eigenen Briefkopf in einem Word-Dokument erstellen, das Ihr Firmenlogo und grundlegende Kontaktinformationen enthält. Verwenden Sie dies als Memovorlage für jedes Memo, das Sie versenden

Schreiben Sie ein Memo Schritt 20

Schritt 5. Wählen Sie Ihre Versandart

Bestimmen Sie den besten Weg, um Ihr Memo zu verteilen. Sie können das Memo ausdrucken und auf diese Weise verteilen. Sie können es auch per E-Mail senden.

Wenn Sie Ihre Notiz per E-Mail senden, möchten Sie Ihre E-Mail möglicherweise in HTML formatieren. Alternativ können Sie Ihr Memo als PDF speichern und an Ihre E-Mail anhängen

Teil 4 von 4: Verwenden von Memo-Vorlagen

Schreiben Sie ein Memo Schritt 21

Schritt 1. Suchen Sie nach Memovorlagen

Überlegen Sie, ob Sie eine Vorlage verwenden möchten, anstatt ein Memo von Grund auf neu zu schreiben. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie zunächst online nach guten Memovorlagen suchen. Microsoft Word hat auch Memo-Vorlagen. Vorlagen haben im Allgemeinen alle die gleiche grundlegende Formatierung, können jedoch unterschiedliche Schriftarten, Größen und Designs verwenden.

  • Laden Sie die Vorlage herunter, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
  • Lesen Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen, bevor Sie Vorlagen aus einer Webquelle verwenden.
Schreiben Sie ein Memo Schritt 22

Schritt 2. Öffnen Sie Ihre heruntergeladene Vorlage auf Ihrem Computer

Nachdem Sie den Download-Button gedrückt haben, wird die Vorlage automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen oder kann einige Schritte ausführen, um den Download zu starten. Es wird als ZIP-Datei heruntergeladen, Sie müssen die Datei also entpacken und dann in Microsoft Word öffnen.

Es ist eine gute Idee, die neueste Version von Microsoft Word zu verwenden, um sicherzustellen, dass keine unvorhergesehenen Softwareprobleme auftreten und die Vorlage so funktioniert, wie sie entwickelt wurde. Wenn Sie mit einer älteren Version von Microsoft Word arbeiten, aktualisieren Sie einfach Ihre Software, bevor Sie Vorlagen herunterladen

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Schritt 3. Richten Sie Ihre Kopfzeile ein

Denken Sie daran, dass alles auf der Vorlage veränderbar ist. Sie können jeden Teil der Memovorlage an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen. Sie können beispielsweise Ihr Logo und Ihr Copyright-Zeichen im Kopfbereich der Vorlage hinzufügen. Klicken Sie einfach auf den Kopfbereich und geben Sie die Informationen Ihres Unternehmens ein.

Schreiben Sie ein Memo Schritt 24

Schritt 4. Füllen Sie die Felder in der Kopfzeile der Vorlage aus

Achten Sie darauf, die Felder "TO" und "FROM" sowie die Felder "CC" und "SUBJECT" auszufüllen. Seien Sie beim Ausfüllen dieser Felder vorsichtig, um sicherzustellen, dass Sie kein Feld übersprungen haben und einige Felder leer lassen. oder dass Sie bei der Eingabe irgendwo auf dem Weg keinen Fehler gemacht haben.

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Schritt 5. Geben Sie Ihre Nachricht ein

Schreiben Sie die Einleitung, den Kontext, die Diskussion und die Zusammenfassung Ihres Memos in den Hauptteil. Wenn Sie möchten, können Sie Aufzählungspunkte oder Listen verwenden, um Informationen zu organisieren.

  • Behalten Sie die Formatierung der Vorlage bei. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Absatzausrichtung richtig ist und Sie die richtigen Ränder und die richtige Schriftgröße haben.
  • Bei Bedarf können Sie das Memo sogar anpassen, um eine Tabelle zu verwenden. Dies ist manchmal eine gute Idee, insbesondere wenn die Verwendung einer Aufzählungsliste oder ähnlichem das Memo zu überladen oder schwer zu lesen macht.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie alle Wörter gelöscht haben, die bereits in der Vorlage enthalten waren. Lesen Sie Ihr Memo auch sorgfältig Korrektur, bevor Sie es senden.
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Schritt 6. Überprüfen Sie die Fußzeile

Die Fußzeile ist der Bereich am unteren Rand der Seite, der häufig zusätzliche Informationen enthält. Sie können hier Ihre Unternehmensinformationen oder persönlichen Kontaktinformationen angeben. Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass diese Informationen korrekt sind. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, ein ausgezeichnetes Memo zu schreiben und dann falsche Kontaktinformationen zu haben oder diese Informationen ganz zu fehlen.

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Schritt 7. Passen Sie Ihren Look an

Einer der attraktivsten Aspekte der Vorlage ist, dass Sie sogar die Farbe des Dokuments ändern können. Dadurch können Sie ein gewisses Maß an Persönlichkeit ausüben und das gesamte Dokument präzisieren. Außerdem können Sie eine der jeweiligen Situation angemessene Farbe wählen, um sicherzustellen, dass das Memo optisch auffällig und dennoch professionell ist.

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Schritt 8. Speichern Sie Ihr Memo als einzigartiges Dokument

Speichern Sie unbedingt eine Kopie dieses Memos. Dann haben Sie ein digitales Sicherungsdokument, das Ihre Geschäftskommunikation belegt.

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Schritt 9. Speichern Sie die Vorlage, damit Sie sie erneut verwenden können

Wenn Sie das Memo in Zukunft für ein etwas anderes Thema verwenden müssen, ändern Sie einfach jedes Feld entsprechend dem jeweiligen Memo-Thema. Dies spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen auch, ein konsistentes Memo zu erstellen, das professionell ist und die Aufmerksamkeit der Leute auf sich zieht, damit das Memo schnell gelesen wird.

Tipps

  • Geben Sie nicht zu viele Warums an. Es ist wichtig zu erklären, warum etwas getan werden soll, aber übertreibe es nicht.
  • Memos sollten immer kurz sein.

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