Ein Organigramm oder Organigramm ist eine Möglichkeit, die Struktur Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation visuell darzustellen. Es zeigt die Beziehungen zwischen Personen und/oder Abteilungen. Wenn Sie ein Organigramm erstellen, sollten Sie zunächst herausfinden, wie Ihr Unternehmen insgesamt organisiert ist und wie die Befehlskette aussieht. Dann sollten Sie diese Informationen auf einem Blatt Papier skizzieren. Anschließend können Sie mit einer Software ein professionell aussehendes Diagramm erstellen.
Schritte
Methode 1 von 3: Ihre Struktur skizzieren
Schritt 1. Sehen Sie sich an, wie Ihre Organisation Entscheidungen trifft
Die meisten Unternehmen sind im Allgemeinen entweder horizontal oder vertikal angeordnet. Horizontal bedeutet, dass die Machtstruktur auf die Mitarbeiter verteilt ist. Eine vertikale Struktur bedeutet, dass die Macht im Unternehmen in erster Linie hierarchisch ist und sich von den allgemeinen Angestellten über das mittlere Management bis hin zum Top-Management verlagert.
In einem horizontalen System werden mehr Mitarbeiter befugt, Entscheidungen zu treffen. Es kann zu mehr Fehlern führen, aber Entscheidungen fallen auch schneller. In einem vertikalen System müssen Sie die Machtstruktur aufsteigen, um eine Entscheidung treffen zu können
Schritt 2. Nach Abteilung organisieren
Eine Möglichkeit, Ihr Diagramm zu organisieren, besteht darin, es nach Abteilungen zu ordnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Unternehmen nach Produkten, Funktionen oder Standorten in Abteilungen unterteilt ist. Sie können die Hauptabteilungen verwenden und dann innerhalb dieser Abteilungen in Abteilungen unterteilen.
Schritt 3. Aufteilen nach Mitarbeitern
Eine andere Möglichkeit, ein Organigramm zu ordnen, ist durch Ihre Mitarbeiter. Verwenden Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter und organisieren Sie Ihr Diagramm nach den Verbindungen, die sie untereinander haben. Diese Art von Diagramm eignet sich sowohl für horizontale als auch für vertikale Machtstrukturen, da Sie Linien zeichnen können, um Beziehungen nach Belieben darzustellen.
Denken Sie daran, dass Sie auch eine Mischung aus Abteilungs- und Mitarbeiterdiagramm verwenden können. Passen Sie das Diagramm Ihren Bedürfnissen an
Schritt 4. Sammeln Sie die benötigten Informationen
Wenn Sie ein mitarbeiterbasiertes Diagramm erstellen, benötigen Sie die Namen der Mitarbeiter, ihre Titel und ihre Beziehungen zueinander. Fügen Sie deren Mitarbeiternummer hinzu, wenn Sie möchten. Sammeln Sie für ein Abteilungsdiagramm die Namen aller Abteilungen und wie sie miteinander in Beziehung stehen.
Methode 2 von 3: Am Design arbeiten
Schritt 1. Machen Sie einen groben Umriss
Beginnen Sie damit, eine visuelle Darstellung Ihrer Struktur zu erstellen, beginnend mit den größten Teilen der Organisation zuerst, wie den Hauptabteilungen. Sie können auch mit den Hauptmanagern beginnen, wenn Sie ein mitarbeiterbasiertes Diagramm verwenden. Der Sinn dieser Übung besteht darin, ein Bild davon zu erstellen, wie Ihr Diagramm aussehen muss und wie viele Informationen Sie einschließen möchten.
Schritt 2. Entscheiden Sie, wie viele Details Sie möchten
In einem großen Unternehmen ist es zum Beispiel wahrscheinlich nicht möglich, jeden Mitarbeiter einzubeziehen. Selbst die Einbeziehung aller Unterabteilungen ist möglicherweise nicht machbar. Treffen Sie eine Entscheidung über den Umfang der Details, die Sie einbeziehen möchten.
Schritt 3. Wählen Sie ein Design aus
Eine Möglichkeit, ein Organigramm zu erstellen, ist wie ein Stammbaum. Sie haben den CEO in einer Kiste oben. Darunter befinden sich Leitungen, die zu den nächsten großen Abteilungen oder Managern führen, ebenfalls in Kästchen eingeschlossen. Dieses Design funktioniert besonders gut für ein hierarchisches Unternehmen.
Auf der anderen Seite könnte ein Gedankenblasen-Design in einem weniger hierarchischen Unternehmen besser funktionieren. Wenn Sie drei gleiche Abteilungen ohne CEO haben, könnten Sie alle drei Abteilungen im Design verbinden, wobei sich jede Abteilung von einem mittleren Quadrat oder einer Blase mit dem Namen des Unternehmens darin ausbreitet
Methode 3 von 3: Verwenden von Software zum Erstellen eines Organigramms
Schritt 1. Software auswählen
Microsoft Office ist ein guter Ausgangspunkt bei der Auswahl der Software zum Erstellen Ihres Diagramms, da sie leicht verfügbar und benutzerfreundlich ist. Mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint können Sie beispielsweise ein Diagramm erstellen. Im Internet finden Sie auch Vorlagen und Programme, mit denen Sie ein Organigramm erstellen können.
Schritt 2. Wählen Sie einen Diagrammstil
Normalerweise können Sie mit jeder Software den gewünschten Diagrammstil auswählen. Wählen Sie in Office unter "SmartArt" einen Diagrammstil aus. Während Sie aus einer Vielzahl von Stilen für Diagramme wählen können, verfügt der Stil "Organizational Chart" auch über einen Assistenten, der Ihnen hilft, die Lücken des Diagramms automatisch auszufüllen.
SmartArt befindet sich in Illustrationen auf der Registerkarte Einfügen. "Organisationsdiagramm" befindet sich unter Hierarchie
Schritt 3. Fügen Sie die benötigten Boxen hinzu
Sobald Sie Ihr Diagramm erstellt haben, fügen Sie die Informationen hinzu, die Sie in das Diagramm skizziert haben. Beginnen Sie damit, alle Kästchen und Verbindungslinien hinzuzufügen, die Sie benötigen. Obwohl Sie später mehr einfügen können, ist es einfacher, die Struktur zuerst einzurichten.
Die Linien, die Sie hinzufügen, können Abteilungen miteinander verbinden und nicht nur Verbindungen von oben nach unten anzeigen
Schritt 4. Geben Sie die spezifischen Daten Ihres Unternehmens ein
Fügen Sie die Informationen hinzu, indem Sie in das Feld klicken und eingeben. Es ist am einfachsten, ganz oben zu beginnen, besonders wenn Sie ein überwiegend hierarchisches Unternehmen haben. Arbeiten Sie sich dann durch jede Abteilung nach unten. Wenn Sie einen Gedankenblasenstil verwenden, beginnen Sie in der Mitte und arbeiten Sie sich nach außen vor.
Schritt 5. Designelemente hinzufügen
Sobald Sie Ihre Informationen eingegeben haben, können Sie Design-Elemente hinzufügen. Sie können beispielsweise die Farbe der Felder ändern, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Farben haben. Sie können auch die Schriftart ändern, z. B. fette oder größere Schriftart für die höheren Stufen und normale Schriftart oder kleinere Schriftart für die niedrigeren Stufen.
