4 Wege zur Verbesserung der schriftlichen Kommunikation

Inhaltsverzeichnis:

4 Wege zur Verbesserung der schriftlichen Kommunikation
4 Wege zur Verbesserung der schriftlichen Kommunikation
Anonim

Die Verbesserung Ihrer schriftlichen Kommunikation ist unabhängig von Beruf und Lebensphase ein wichtiges Ziel. Zu lernen, wie man die richtigen Wörter wählt, Absätze richtig strukturiert, gängige Grammatikfehler vermeidet und prägnant schreibt, wird dir helfen, ein besserer Autor zu werden und deine Ideen effektiv an eine Vielzahl von Zielgruppen zu kommunizieren.

Schritte

Methode 1 von 4: Die richtigen Worte schreiben

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 1

Schritt 1. Berücksichtigen Sie Ihr Publikum

Es ist wichtig, je nach Zielgruppe die richtigen Worte zu wählen. Sie sollten beispielsweise eine formelle Sprache verwenden, wenn Sie eine E-Mail an Ihren Chef senden oder ein Anschreiben für eine Bewerbung verfassen. Speichern Sie Ihre informelle Sprache, z. B. wenn Sie eine E-Mail mit „Hey“beginnen, für enge Freunde und Familie.

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 2

Schritt 2. Erklären Sie bei Bedarf unbekannte Konzepte, Begriffe und Daten

Die richtigen Wörter zu wählen bedeutet auch, sie einem Publikum zu erklären, das mit bestimmten Wörtern oder Sätzen möglicherweise nicht vertraut ist.

  • Wenn Sie beispielsweise über eine neue Technologie schreiben, müssen Sie möglicherweise die Fachbegriffe erklären, die in Ihrer Zeitung oder E-Mail erscheinen, da Ihr Publikum sie möglicherweise in der Vergangenheit noch nicht kennengelernt hat.
  • In anderen Fällen kann Ihr Publikum jedoch mit den Fachbegriffen vertraut sein, sodass Sie sie nicht erklären müssen.
Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 3

Schritt 3. Kennen Sie die Definition des von Ihnen verwendeten Wortes

Einer der häufigsten Fehler in der schriftlichen Kommunikation ist der Missbrauch eines bestimmten Wortes. Oft denken Sie vielleicht, dass ein Wort eine Sache bedeutet, aber tatsächlich bedeutet es etwas ganz anderes.

  • Sie könnten zum Beispiel schreiben, dass die amerikanischen Ureinwohner keine monotone Kultur sind, obwohl Sie meinen, dass die amerikanischen Ureinwohner keine homogene Kultur sind.
  • Fragen Sie sich: „Bin ich sicher, dass ich die Definition dieses Wortes kenne?“
  • Verwenden Sie ein Wörterbuch, um die Definitionen nachzuschlagen sind Wörter, deren Bedeutung Sie nicht ganz sicher sind.
Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 4

Schritt 4. Hüten Sie sich vor unerwünschten Konnotationen

Manchmal schreiben Sie einen Satz, ohne zu merken, dass Ihre Wortwahl eine unerwünschte Bedeutung hat. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Ich habe in das Versteck des Jungen geschaut“, obwohl du eigentlich meintest: „Ich habe mich im Versteck des Jungen umgesehen.“

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 6

Schritt 5. Halten Sie sich von Klischees fern

Ein Klischee ist eine Phrase, die so weit überstrapaziert wurde, dass sie ihre ursprüngliche Wirkung oder Bedeutung verloren hat. Diese banalen und oft stereotypen Ausdrücke sollten vermieden werden, wenn Sie Ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten verbessern möchten. Anstatt „heute“zu schreiben, versuche es mit „heute“oder „gegenwärtig“. Anstatt „tot wie ein Türnagel“zu schreiben, schreibe einfach „tot“.

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 7

Schritt 6. Wählen Sie die richtigen Wörter und Strukturen für jede spezifische Schreibform

Es ist wichtig zu verstehen, dass unterschiedliche Arten der schriftlichen Kommunikation unterschiedliche Anforderungen haben. Eine E-Mail stellt beispielsweise andere Anforderungen als ein Unternehmensbericht. Ein Brief an eine Versicherungsgesellschaft wird ebenfalls anders verfasst als ein Leitfaden für Mitarbeiter.

  • Verwenden Sie einen professionellen Ton, wenn Sie Geschäftsbriefe und formelle E-Mails schreiben.
  • Sie können eine informelle Sprache verwenden, wenn Sie einen Brief oder eine E-Mail an einen Freund verfassen.

Methode 2 von 4: Strukturierte Absätze erstellen

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 8

Schritt 1. Beginnen Sie jeden Absatz mit einem Themensatz

Ein Themensatz gibt die Hauptidee des Absatzes an. Es hilft Ihrem Leser, das Thema des Absatzes zu erkennen und zu erkennen, was er im Absatz erwarten könnte. Während fortgeschrittene Autoren das Thema des Absatzes möglicherweise erst in der Mitte oder am Ende des Absatzes einführen, ist es für diejenigen, die ihre Schreibfähigkeiten entwickeln, eine gute Idee, einen Themensatz am Anfang des Absatzes einzufügen.

Wenn Sie beispielsweise einen Absatz über verschiedene Hunderassen schreiben, könnten Sie mit einem Themensatz beginnen wie: „Es gibt zweihundert verschiedene Hunderassen“

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 9

Schritt 2. Verwenden Sie Hauptsätze, um das Thema des Absatzes zu entwickeln

Nachdem Sie den Inhalt eines Absatzes mit einem Themensatz eingeleitet haben, verwenden Sie die nächsten 2 bis 3 Sätze, um Daten, Ereignisse oder Zitate in Bezug auf das Thema Ihres Absatzes zu beschreiben, zu analysieren und zu vergleichen.

In Körpersätzen werden Sie alle Beweise, die Sie in Ihrem Absatz präsentieren, einbeziehen und analysieren oder Details zu einem Ereignis, einer Person oder einer Situation angeben

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 10

Schritt 3. Beenden Sie mit einem Schlusssatz

Nachdem Sie den Umfang oder das Argument des Absatzes in einen Themensatz eingeführt und Daten und Beweise in den Hauptsätzen analysiert oder präsentiert haben, schließen Sie mit einem Schlusssatz. Hier fassen Sie Ihre Ideen und wichtigsten Punkte zusammen, bevor Sie mit dem nächsten Abschnitt des Papiers oder Artikels fortfahren, den Sie verfassen.

Methode 3 von 4: Häufige Grammatikfehler vermeiden

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 11

Schritt 1. Verwenden Sie ein Apostroph, um Besitz anzuzeigen

Einer der häufigsten Grammatikfehler ist die unsachgemäße Verwendung eines Apostrophs. Denken Sie daran, dass ein Apostroph Eigentum oder Besitz anzeigt.

  • Wenn Sie beispielsweise über den Fernseher sprechen, den Ihr Mann besitzt, sollten Sie nicht „Fernseher meines Mannes“schreiben. Sie sollten "Fernsehen meines Mannes" schreiben.
  • Wenn ein Nomen nicht auf s endet, füge ‘s am Ende des Nomens hinzu. Wenn Sie beispielsweise über die Pfoten eines Hundes sprechen, schreiben Sie „die Pfoten des Hundes“.
  • Wenn das Nomen im Plural steht und bereits auf s endet, fügen Sie einfach einen Apostroph hinzu. Wenn Sie zum Beispiel über die Pfoten von zwei Hunden sprechen, schreiben Sie „die Pfoten der Hunde“.
Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 12

Schritt 2. Befolgen Sie die Regeln für die Groß-/Kleinschreibung

Eigennamen und die daraus gebildeten Wörter sollten immer groß geschrieben werden. Sie sollten Namen, Länder, Städte, Bundesstaaten, Nationalitäten, Sprachen, Bildungseinrichtungen, Bildungsabschlüsse, Regierungsabteilungen, politische Parteien und Handels- oder Markennamen immer in Großbuchstaben schreiben.

Sie sollten auch das erste Wort eines Satzes sowie das erste Wort eines Zitats groß schreiben

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 13

Schritt 3. Achten Sie auf Satzfragmente

Ein häufiger Grammatikfehler ist die Verwendung unvollständiger Sätze, auch Satzfragmente genannt. Jeder Satz, der unterbrochen wird, sollte ein vollständiger Gedanke sein und in der Lage sein, für sich allein als Satz zu stehen.

Schritt 4. Verwenden Sie konsequent die gleiche Verbform

Vermeide es, in einem einzigen Satz oder Absatz zwischen den Zeitformen zu wechseln. Im Allgemeinen sollten Sie während eines gesamten Textes dieselbe Zeitform verwenden.

  • Sag zum Beispiel nicht: „Es regnet und die Wolken waren dunkel.“Versuchen Sie stattdessen: „Es regnet und die Wolken sind dunkel“oder „Es hat geregnet und die Wolken waren dunkel“.
  • Ausnahmen kommen vor! Wenn Sie beispielsweise eine Arbeit im Präsens schreiben, ist es in Ordnung, für eine Rückblende oder Anekdote in die Vergangenheitsform zu wechseln.

Methode 4 von 4: Prägnant schreiben

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 14

Schritt 1. Vermeiden Sie Wortschatz

Prägnant zu schreiben bedeutet, dass Sie Ihre Botschaft in so wenigen Worten wie nötig vermitteln müssen. Beseitigen Sie alle zusätzlichen oder unnötigen Wörter, die Ihre Nachricht verwirren. Schreiben Sie zum Beispiel nicht: „Ich sende Ihnen eine E-Mail bezüglich Ihres letzten Berichts.“Versuchen Sie stattdessen, zu schreiben: "Ich sende Ihnen eine E-Mail wegen Ihres letzten Berichts."

Versuchen Sie, „ungeachtet dessen“durch ein einfaches „obwohl“zu ersetzen. Wenn Sie den Drang verspüren, „dadurch“zu schreiben, versuchen Sie stattdessen, „weil“zu schreiben

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 15

Schritt 2. Verwenden Sie keine redundanten Wortpaare

Das Kombinieren von Wortpaaren mit ähnlicher Bedeutung sollte vermieden werden. Dadurch wird der Satz nur überladen und trägt wenig dazu bei, Ihre Botschaft zu vermitteln. Beispiele für redundante Paare sind plötzliche Krisen, jedes Individuum, Zukunftspläne und die Vergangenheit. Schreiben Sie nicht: „Die wahren Fakten des Falls sind klar.“Versuchen Sie stattdessen, zu schreiben: „Die Fakten des Falls sind klar“.

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 16

Schritt 3. Beseitigen Sie bedeutungslose Wörter

Sie sollten keine Wörter verwenden, die dem Satz keine Bedeutung hinzufügen oder eine Relevanz für den Satz haben. Wörter wie offensichtlich, im Grunde, sehr, wirklich und eindeutig sollten aus einer effektiven schriftlichen Kommunikation entfernt werden. Du solltest zum Beispiel nicht schreiben: „Eigentlich hat Amanda den Elefanten angeschaut, als er im Grunde urinierte.“Schreiben Sie stattdessen: „Amanda sah den Elefanten an, während er urinierte.“

Wörter wie „eigentlich“können verwendet werden, um auf Widersprüchlichkeit hinzuweisen

Verbessern Sie die schriftliche Kommunikation Schritt 17

Schritt 4. Ersetzen Sie einen Satz durch ein einzelnes Wort

Oftmals können Sie einen ganzen Satz eliminieren, indem Sie ihn einfach durch ein einzelnes Wort ersetzen. Zum Beispiel können Ausdrücke wie „für den Fall, dass“und „unter Umständen, in denen“durch das Wort „wenn“ersetzt werden.

Beliebt nach Thema