Vorausbezahlte Ausgaben abrechnen: 7 Schritte (mit Bildern)

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Vorausbezahlte Ausgaben abrechnen: 7 Schritte (mit Bildern)
Vorausbezahlte Ausgaben abrechnen: 7 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Bei der Führung eines Unternehmens kommt es häufig vor, dass mehrere Ausgaben – zum Beispiel Miete und Versicherungen – im Voraus bezahlt werden. Diese im Voraus bezahlten Ausgaben werden als vorausbezahlte Ausgaben bezeichnet. Um vorausbezahlte Ausgaben abrechnen zu können, müssen Sie zunächst einige wichtige Rechnungslegungsgrundsätze verstehen, gefolgt von der Erfassung einiger einfacher Journaleinträge.

Schritte

Methode 1 von 2: Verstehen der vorausbezahlten Ausgaben

Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 1

Schritt 1. Machen Sie sich mit der periodengerechten Buchführung vertraut

Um die Bilanzierung von Rechnungsabgrenzungsposten zu verstehen, ist es wichtig, das Grundprinzip der periodengerechten Rechnungslegung zu verstehen. Ganz einfach, bei der periodengerechten Rechnungslegung werden Umsätze in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, wenn sie erwirtschaftet sind, nicht jedoch, wenn das Geld eingeht.

  • Wenn Sie beispielsweise im Juni eine Dienstleistung im Wert von 1.000 US-Dollar anbieten und das Geld für die Dienstleistung erst im August erhalten, werden die Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung als Einnahmen in Höhe von 1.000 US-Dollar im Juni ausgewiesen. Im August würde die Gewinn- und Verlustrechnung keine Einnahmen ausweisen (vorausgesetzt, es gäbe keine anderen Einnahmen aus dem Geschäft). Dies liegt daran, dass Sie die Einnahmen im Juni verdient haben.
  • Dies unterscheidet sich von der kassenbasierten Buchführung, bei der die Erlöse bei der Bereitstellung des Geldes selbst und nicht bei der Erzielung der Erlöse erfasst werden.
Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 2

Schritt 2. Lernen Sie die Definition von vorausbezahlten Ausgaben kennen

Eine vorausbezahlte Ausgabe ist einfach eine zukünftige Ausgabe, die im Voraus bezahlt wird. In der Regel handelt es sich dabei um Ausgaben während einer Abrechnungsperiode, gefolgt von der Inanspruchnahme der Vorauszahlung über mehrere Perioden. Häufige Beispiele für vorausbezahlte Ausgaben sind Versicherungsprämien, Miete und alle Geschäftsverträge, die eine Vorauszahlung erfordern.

Bei einer Versicherung können Sie beispielsweise Ihre Prämie sechs Monate im Voraus bezahlen (was üblich ist). Diese Prämie wird dann über einen Zeitraum von sechs Monaten „verbraucht“

Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 3

Schritt 3. Machen Sie sich mit dem Zusammenhang zwischen der Rechnungsabgrenzung und den vorausbezahlten Ausgaben vertraut

Die periodengerechte Rechnungslegung verlangt, dass Erträge in der Periode erfasst werden, für die sie erwirtschaftet werden (nicht bei Zahlungseingang), und das gleiche Prinzip gilt für Aufwendungen. Ebenso werden Aufwendungen bei der Barauszahlung (bzw. bei der Bezahlung des vorausbezahlten Aufwands) nicht erfasst, sondern im Zeitablauf als Verwendung der vorausbezahlten Sache erfasst.

  • Wenn Sie beispielsweise die Miete sechs Monate im Voraus zahlen, wird die Vorauszahlung in dem Monat, in dem Sie den Scheck an den Vermieter senden, nicht erfasst. Vielmehr würde der Aufwand über den Zeitraum von sechs Monaten erfasst, da der Aufwand „aufgebraucht“ist. In diesem Fall wird für den Zeitraum von sechs Monaten jeden Monat ein Sechstel der Gesamtmiete in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.
  • Das sogenannte Matching-Prinzip regelt die Behandlung vorausbezahlter Spesen. Dieses Prinzip schreibt vor, dass Ausgaben zu erfassen sind, wenn die zugehörigen Waren oder Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden und nicht, wenn sie bezahlt wurden, damit die Ausgaben den Einnahmen entsprechen, zu deren Erzielung die Ausgaben beigetragen haben.

Methode 2 von 2: Bilanzierung vorausbezahlter Ausgaben

Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 4

Schritt 1. Verstehen Sie den grundlegenden Abrechnungsprozess für vorausbezahlte Ausgaben

Der grundlegende Prozess der Bilanzierung des Rechnungsabgrenzungspostens besteht darin, den Rechnungsabgrenzungsposten bei Zahlung des Aufwands als Vermögenswert zu verbuchen und ihn dann schrittweise über den Zeitraum seiner Nutzung als Aufwand zu verbuchen.

  • Dies bedeutet, dass, wenn Sie am 1. Januar eine Miete im Wert von 12.000 USD für 1 Jahr im Voraus zahlen, diese zuerst als Vermögenswert in der Bilanz erfasst wird. Im Laufe des Jahres würde es dann sukzessive als Aufwand verrechnet, wodurch sich der Vermögensbestand im Laufe der Zeit verringert.
  • Ende Januar würde sich beispielsweise das Vermögenskonto um 1.000 US-Dollar (entspricht 1/12 der verwendeten jährlichen Zahlung) verringern und das Aufwandskonto in der Gewinn- und Verlustrechnung um 1.000 US-Dollar erhöhen.
  • Warum werden Rechnungsabgrenzungsposten zunächst als Vermögenswert bilanziert? Dies liegt daran, dass das Unternehmen nun das Recht hat, die Ware oder Dienstleistung, in diesem Fall die Miete, zu erhalten. Da die vorausbezahlte Ausgabe einen Wert (12.000 USD) hat, wird sie als Vermögenswert betrachtet.
Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 5

Schritt 2. Erfassen Sie die Journalbuchung für die Vorauszahlung der Spesen

Der erste Schritt beginnt mit der Barauszahlung der vorausbezahlten Spesen. Für diese Tätigkeit muss ein Eintrag im allgemeinen Journal vorhanden sein. Stellen Sie sich beispielsweise eine Firma vor, die am 1. Januar 12.000 US-Dollar für einen einjährigen Versicherungsschutz zahlt.

  • Öffnen Sie dazu die von Ihnen verwendete Buchhaltungssoftware und wählen (oder erstellen) Sie das Prepaid-Versicherungskonto. Sie können dann dieses Konto mit 12.000 USD belasten und dem Barkonto 12.000 USD gutschreiben
  • Da es sich bei einer vorausbezahlten Versicherung um ein Vermögenskonto handelt, würden die obigen Einträge im Wesentlichen 12.000 US-Dollar zum Vermögen hinzufügen und 12.000 US-Dollar vom Bargeld abziehen.
  • Der Vermögenssaldo ist als Ersttransaktion nicht betroffen, wenn er von einem Vermögenskonto zu einem anderen geht.
Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 6

Schritt 3. Erfassen Sie die Journalbuchung, um die vorausbezahlte Anlage zu belasten

Am Ende jeder Abrechnungsperiode ist der verbrauchte Teil des vorausbezahlten Vermögenswerts aufwandswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung zu erfassen. Nehmen Sie im obigen Beispiel an, dass das Unternehmen vierteljährlich Jahresabschlüsse veröffentlicht.

  • Am 31. März, dem Ende des ersten Quartals, muss ein Viertel der vorausbezahlten Versicherung als Aufwand erfasst werden. Um die Journalbuchung zu erfassen, belasten Sie die Versicherungskosten in Höhe von 3.000 USD und die Prepaid-Versicherung in Höhe von 3.000 USD.
  • Der obige Eintrag reduziert den Kontostand der Prepaid-Versicherung und verschiebt diesen Saldo als Aufwand in die Erfolgsrechnung. Dies liegt daran, dass der Versicherungsschutz für 3 Monate inzwischen vom Versicherer erbracht wurde und als Aufwand erfasst werden kann.
Konto für vorausbezahlte Ausgaben Schritt 7

Schritt 4. Berechnen Sie das Prepaid-Guthaben bis zum Ende seiner Lebensdauer

Führen Sie die obige Journalbuchung am Ende jeder Abrechnungsperiode durch, bis der Kontostand der Prepaid-Versicherung 0 beträgt. Wenn die Firma das Jahr als Abrechnungsperiode verwendet, ist nur 1 Journalbuchung erforderlich, um die Ausgaben zu erfassen, die auf. verbucht werden sollten 31. Dezember.

  • Wenn der Abrechnungszeitraum beispielsweise vierteljährlich ist, würden für die Vorauszahlung von 12.000 USD in jedem Quartal 3.000 USD vom Aktivkonto für vorausbezahlte Versicherungen auf das Konto für Versicherungsaufwendungen verschoben. Nach dem ersten Quartal hätte das Prepaid-Versicherungskonto einen Wert von 9.000 USD und am Ende des vierten Quartals hätte das Prepaid-Versicherungskonto einen Saldo von 0.
  • Damit ist die Bilanzierung eines Rechnungsabgrenzungspostens abgeschlossen, da der Aufwand im Laufe des Jahres sukzessive aufgebraucht wurde.

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