Effektive geschäftliche Telefongespräche führen – wikiHow

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Effektive geschäftliche Telefongespräche führen – wikiHow
Effektive geschäftliche Telefongespräche führen – wikiHow
Anonim

Das Führen von geschäftlichen Telefonaten kann ein wenig nervenaufreibend sein, insbesondere angesichts der Tatsache, dass die Kommunikation heute digital erfolgt. Nichts kann jedoch den Klang einer menschlichen Stimme ersetzen, und manchmal ist es einfach bequemer, einen Anruf zu tätigen. Solange Sie höflich und natürlich sprechen, kann jeder mit den Grundlagen umgehen. Um den Anruf jedoch so effektiv wie möglich zu gestalten, müssen Sie den Zweck ermitteln, bevor Sie den Hörer abnehmen, und dies während des Gesprächs im Hinterkopf behalten.

Schritte

Teil 1 von 3: Vorbereitung auf einen Anruf

Tätigen Sie effektive geschäftliche Telefonanrufe Schritt 1

Schritt 1. Identifizieren Sie den spezifischen Zweck Ihres Anrufs

Wenn Sie genau wissen, warum Sie mit jemandem sprechen möchten, werden Sie nicht nervös, wenn Sie ihn belästigen, seine Zeit verschwenden oder einfach nur herumschweifen. Bevor Sie den Anruf tätigen, denken Sie eine Minute lang über den Zweck nach und notieren Sie ihn. Sie könnten zum Beispiel denken:

  • Benötigen Sie Informationen?
  • Sie wollen etwas verkaufen oder die Person von einer Idee überzeugen?
  • Müssen Sie die Person um Hilfe oder Unterstützung bitten?
Tätigen Sie effektive geschäftliche Telefonanrufe Schritt 2

Schritt 2. Bereiten Sie Stichpunkte für die Dinge vor, die Sie erwähnen müssen

Eine Agenda für das, worüber Sie sprechen möchten, wird Ihnen helfen, Ihren Anruf auf Kurs zu halten. Der „Spickzettel“kann Ihnen auch helfen, sich sicherer zu fühlen, da Sie nicht vergessen, was Sie erwähnen müssen. Wenn Sie beispielsweise anrufen, um jemanden um ein Meeting zu bitten, können Sie Folgendes notieren:

  • Der Zweck des Treffens.
  • Wann und wo findet das Treffen statt.
  • Was die Person möglicherweise vor dem Meeting tun muss.
Machen Sie effektive geschäftliche Telefonanrufe Schritt 3

Schritt 3. Suchen Sie nach der Person, die Sie anrufen möchten

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie den Anrufer nicht persönlich kennen. Finden Sie heraus, was Sie über sie von Kollegen, Internetrecherchen, Social-Media-Profilen usw.

  • Wenn Sie etwas über den Hintergrund der Person wissen, können Sie dieses Wissen zu Beginn des Anrufs für ein Geplauder verwenden. Sagen Sie etwas wie: „Sie haben also früher mit Lanham Industries zusammengearbeitet, richtig? Dann musst du Drew kennen, oder?“
  • Die Recherche des Anrufers hilft Ihnen auch, Fauxpas zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise herausfinden, dass die Person Verbindungen zu einem Ihrer Konkurrenten hat, sollten Sie diesen Konkurrenten nicht kritisieren.

Teil 2 von 3: Gespräche zielgerichtet führen

Machen Sie effektive geschäftliche Telefonanrufe Schritt 4

Schritt 1. Beginnen Sie mit etwas Geplänkel, aber übertreiben Sie es nicht

Rufen Sie die Nummer an und erwarten Sie, dass sie einige Male klingelt, bevor die Person abnimmt. Sagen Sie „Hallo“und stellen Sie sich vor und stellen Sie sich vor, von wo aus Sie anrufen. Es ist höflich, mit ein wenig Geplauder zu beginnen, besonders wenn du die Person kennst, aber schweife nicht weiter. Halten Sie es auf nur eine Minute oder so.

  • Wenn Sie die Person kennen, könnten Sie mit etwas beginnen wie: „Also Alyssa, als wir das letzte Mal gesprochen haben, haben Sie an diesem Erweiterungsprojekt gearbeitet. Wie geht das?"
  • Wenn Sie die Person nicht kennen, bleiben Sie einfach bei etwas Einfachem wie „Ich hoffe, es geht Ihnen heute gut“.
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Schritt 2. Vermeiden Sie Wischiwaschi-Sprache

Fragen wie „Ist das ein guter Zeitpunkt für einen Anruf?“oder Dinge wie „Ich rufe nur an…“zu sagen, lässt es so klingen, als hätte Ihr Anruf keinen klaren, wichtigen Zweck. Halten Sie die Notizen zum Zweck Ihres Anrufs bereit und seien Sie sicher, dass Sie einen legitimen Grund für Ihren Anruf haben.

Wenn es wirklich kein guter Zeitpunkt zum Reden ist, wird die Person Sie trotzdem wissen lassen

Machen Sie effektive geschäftliche Telefonanrufe Schritt 6

Schritt 3. Gehen Sie zur Sache Ihres Anrufs

Wenden Sie sich nach der Einführung und dem Geplänkel dem eigentlichen Zweck Ihres Anrufs zu. Machen Sie den Übergang nur nicht zu abrupt oder offensichtlich. Versuchen Sie, den Zweck Ihres Anrufs abzuleiten, wie zum Beispiel:

  • „Nun, es ist großartig, Antonio einzuholen. Ich rufe an, um…“
  • „Es freut mich zu hören, dass es dir gut geht. Ich rufe an, um…“
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Schritt 4. Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen stellen

Wenn Sie die Person nur mit Informationen bombardieren, wird es sich anfühlen, als wäre der Anruf überwältigend und einseitig. Halten Sie stattdessen an und stellen Sie Fragen, um der Person das Gefühl zu geben, einbezogen zu werden und eine Verbindung herzustellen. Versuchen Sie zum Beispiel Dinge wie:

  • „Wir überlegen, ein Gruppentreffen für den 28. zu planen. Wie klingt das für dich, Beatrice?“
  • Wir hoffen, alle Abteilungsleiter zusammenzubringen, um die Strategie für das nächste Quartal zu besprechen. Hast du dazu eine Idee, Beatrice?“
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Schritt 5. Machen Sie sich während des Anrufs Notizen

Dinge aufzuschreiben, während du mit der Person sprichst, hat mehrere Vorteile. Es kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, aufmerksam zuzuhören, was der Anrufer sagt. Es dient auch als Aufzeichnung des Anrufs, falls Sie Folgemaßnahmen ergreifen oder den Anruf einer anderen Person melden müssen.

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Schritt 6. Klären Sie alle notwendigen Folgemaßnahmen

Wenn Sie Informationen benötigen und sich an die Person wenden möchten, notieren Sie sich dies. Wenn die Person etwas tun und sich später bei Ihnen melden muss, stellen Sie ebenfalls sicher, dass sie dies versteht. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie dies deutlich erwähnen, bevor Sie das Gespräch beenden. Sie könnten zum Beispiel sagen:

  • „Also Karl, ich frage bei unseren Lieferanten nach einem Zeitrahmen für die Lieferung und melde mich dann wieder, ok?“
  • „Okay, Justina, wenn du deinen Terminplan überprüfen und mir bis Ende der Woche ein paar mögliche Besprechungstermine mitteilen könntest, wäre das großartig, okay?“

Teil 3 von 3: Gute Telefonetikette üben

Machen Sie effektive Geschäftstelefonate Schritt 10

Schritt 1. Sprechen Sie deutlich und lächeln Sie dabei

Es ist leicht, Angst zu haben, wenn Sie einen wichtigen Anruf tätigen müssen. Wenn Sie jedoch zu schnell sprechen oder murmeln, wird der Anruf nicht erfolgreich sein. Achte darauf, dass du beim Sprechen natürlich atmest. Ein Lächeln beim Sprechen hilft dir auch, natürlicher zu klingen, selbst wenn die Person dich nicht sehen kann.

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Schritt 2. Fragen Sie die Person, bevor Sie einen Anruf weiterleiten oder halten

Wenn Sie eines dieser Dinge tun müssen, fragen Sie zuerst, ob es in Ordnung ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie übertragen werden möchten oder Zeit zum Halten haben.

  • Versuchen Sie, etwas zu sagen wie "Liam, ist es in Ordnung, wenn ich Sie für einen Moment in die Warteschleife halte, während ich mich mit Christine darüber bespreche?"
  • Wenn Sie jemanden in die Warteschleife setzen müssen, verwenden Sie tatsächlich die „Halten“-Funktion des Telefons. Lassen Sie die Leitung nie einfach offen.
  • Erkundigen Sie sich regelmäßig bei der Person, ob es eine lange Wartezeit sein wird.
  • Bedanken Sie sich für das Warten, wenn Sie wieder zum Telefon greifen.
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Schritt 3. Sagen Sie der Person, dass Sie alles untersuchen werden, bei dem Sie sich nicht sicher sind

Sie können an einen Punkt kommen, an dem die Person nach etwas fragt, auf das Sie keine Antwort wissen. Wenn dies passiert, flippen Sie nicht aus. Sagen Sie jedoch nicht einfach „Ich weiß nicht“, denn das ist eine Sackgasse. Sagen Sie der Person stattdessen etwas wie "Ich habe gerade keine Antwort darauf, aber ich werde es überprüfen und mich bei Ihnen melden."

Wenn Sie versprechen, einen Rückruf zu tätigen, halten Sie das Versprechen

Machen Sie effektive geschäftliche Telefonanrufe Schritt 13

Schritt 4. Beenden Sie, indem Sie der Person für ihren Anruf danken

Es ist nur höflich, der Person dafür zu danken, dass sie sich die Zeit genommen hat, mit Ihnen zu sprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit etwas wie „Vielen Dank, dass Sie mit mir gesprochen haben, enden. Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag!" Die Leute werden sich an diese kleinen Gesten erinnern.

Tipps

  • Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen müssen, geben Sie Ihren Namen (ggf. in Schreibweise) zusammen mit Ihren Kontaktdaten an.
  • Denken Sie immer daran, der Person in der anderen Leitung zu danken. Es zeigt Respekt.

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