So nehmen Sie das Telefon bei der Arbeit entgegen: 10 Schritte (mit Bildern)

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So nehmen Sie das Telefon bei der Arbeit entgegen: 10 Schritte (mit Bildern)
So nehmen Sie das Telefon bei der Arbeit entgegen: 10 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Ein professionelles Image bei der Arbeit zu vermitteln ist wichtig für den beruflichen Erfolg. Das Telefonieren macht fast jeder Mitarbeiter, unabhängig von seiner Position im Unternehmen. Wenn Sie richtig antworten, wird ein positiver Ton projiziert, der Anrufer fühlt sich wohl und bereitet Sie darauf vor, alle Fragen zu beantworten, die er oder sie hat.

Schritte

Teil 1 von 2: Abheben des Telefons

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 1

Schritt 1. Antworten Sie schnell

Wenn Sie sich in einem geschäftlichen Umfeld befinden, ist es unhöflich, die Leute warten zu lassen. Gehen Sie zum Telefon und antworten Sie vor dem dritten Klingeln.

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 2

Schritt 2. Halten Sie das Telefon an Ihr Gesicht

Während Sie beim Beantworten des Telefons schnell gehen möchten, sollten Sie geduldig genug sein, um das Mundstück tatsächlich an Ihr Gesicht zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht anfangen zu sprechen, bis das Telefon direkt vor Ihnen steht, damit die Person am anderen Ende keine Informationen verpasst.

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 3

Schritt 3. Atmen Sie tief durch, bevor Sie antworten

Sobald das Telefon vor Ihrem Gesicht steht, atmen Sie tief ein, bevor Sie sich vorstellen. Dies wird Ihnen helfen, ruhig und kontrolliert zu bleiben, was es Ihnen erleichtert, langsam zu sprechen und Ihre Gedanken zu sammeln.

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 4

Schritt 4. Stellen Sie Ihr Unternehmen und sich selbst vor

Sie möchten sicherstellen, dass die andere Person in der Leitung den richtigen Ort und die richtige Person angerufen hat, also stellen Sie sicher, dass sie wissen, wer Sie und Ihr Unternehmen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Firmennamen führen. Vielleicht möchten Sie sich selbst eine geskriptete Begrüßung geben, damit Sie nicht darüber nachdenken müssen, was Sie sagen sollen, wenn das Telefon klingelt. Diese Nachricht wird sich je nach Ihren Umständen geringfügig ändern.

  • Wenn Sie eine Rezeptionistin sind, ist es wichtig, dass Sie das gesamte Unternehmen identifizieren, da Sie das Tor des Anrufers zu allem sind, was er braucht. Etwas Einfaches wie „Hallo, das ist wikiHow Enterprises, Nick spricht. Womit kann ich Ihnen behilflich sein?" ist gut. Dadurch weiß der Anrufer, wer Sie und Ihr Unternehmen sind, und gibt ihm die Möglichkeit, weiterzusprechen. Wenn Sie eine persönliche Empfangsdame sind, identifizieren Sie die Person, für die Sie arbeiten („Dies ist Mr. Millers Büro, Nick spricht“), da dies die Person ist, die Ihr Anrufer zu erreichen versucht.
  • Wenn Sie Teil eines Büros sind, lassen Sie die andere Person wissen, was Sie tun, damit sie weiß, welche Fragen sie stellen kann. Wenn Sie sich identifizieren, indem Sie „Hallo, hier ist Jessica in der Buchhaltung“sagen, weiß die andere Person, ob sie das gewünschte Büro oder die gewünschte Person erreicht hat und ob sie mit jemand anderem sprechen sollte.
Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 5

Schritt 5. Halten Sie einen Stift und einen Notizblock in der Nähe des Telefons

Auf diese Weise können Sie schnell Informationen notieren, wenn die Person eine Nachricht hinterlassen oder Ihnen andere Informationen geben möchte. Sie möchten Ihren Anrufer nicht warten lassen, während Sie nach etwas zum Schreiben suchen.

Teil 2 von 2: Telefonieren

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 6

Schritt 1. Lächeln Sie, während Sie sprechen

Auch wenn du nicht gut gelaunt bist, kann es dir helfen, für die Person am anderen Ende angenehmer zu klingen, wenn du ein Lächeln auf dein Gesicht zauberst und es vortäuschst. Es wird wahrscheinlich auch deiner Stimmung ein wenig helfen.

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 7

Schritt 2. Sprechen Sie klar und professionell

Dies ist eine professionelle Umgebung, und es ist wichtig, dass Sie und die andere Person sich klar und genau verstehen. Sprechen Sie langsam und sprechen Sie Ihre Worte aus, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen ankommen.

  • Vermeiden Sie umgangssprachliche Wörter wie „Yep“, „Sicher“oder „Nah“. Sprechen Sie stattdessen mit klaren Worten wie „Ja“und „Nein“. Sie wollen keine Verwirrung zwischen Ihnen und dem Anrufer über das, was eine der beiden Personen gesagt hat. Vergiss nicht übliche höfliche Sätze wie „Danke“und „Gern geschehen“, wenn es angebracht ist.
  • Wenn Sie jemandem bestimmte Zahlen oder Buchstaben geben müssen, zum Beispiel einen Namen oder eine Telefonnummer weitergeben müssen, kann es gut sein, sich mit dem phonetischen Alphabet vertraut zu machen. Auf diese Weise können Sie Verwechslungen bei ähnlich klingenden Buchstaben wie „B“und „V“mit hilfreichen Hinweisen wie „V wie in Victory“vermeiden.
Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 8

Schritt 3. Sprechen Sie den Anrufer professionell an

Verwenden Sie den Titel der Person („Mr. Jones“) und nicht ihren Vornamen, insbesondere wenn Sie den Anrufer nicht persönlich kennen. Merken Sie sich seinen Namen und sprechen Sie ihn während des Gesprächs damit an.

Es kann hilfreich sein, den Namen der Person aufzuschreiben, nachdem Sie ihn erhalten haben, damit Sie sich besser erinnern können

Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 9

Schritt 4. Übertragen Sie die Person, falls erforderlich

Wenn dich jemand bei der Arbeit anruft, hat er wahrscheinlich ein bestimmtes Problem oder Problem, das gelöst werden muss. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Frage oder ein Anliegen beantworten sollen, versuchen Sie es nicht. Bieten Sie stattdessen an, ihn an jemanden zu übergeben, der Ihnen helfen kann. Dies zeigt auch, dass Sie interessiert und bereit sind, das Problem Ihres Anrufers zu lösen.

  • Viele Bürotelefonsysteme haben eine Möglichkeit, Anrufe weiterzuleiten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob Ihr Büro dies tut und wie es funktioniert. Wenn nicht, rufen Sie die Nummer der richtigen Person ab und geben Sie diese Informationen an Ihren Anrufer weiter.
  • Seien Sie dabei so höflich wie möglich und bieten Sie die Überweisung an. Sagen Sie etwas wie „Ich fürchte, das kann ich nicht beantworten. Soll ich Sie zu Brian versetzen, der Ihnen helfen kann?“Stellen Sie sicher, dass die Person am anderen Ende zustimmt, bevor Sie den Anruf ändern.
  • Wenn eine andere Person nicht verfügbar ist, bieten Sie an, eine Nachricht aufzunehmen. Denken Sie daran, diese Nachricht weiterzugeben.
Beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit Schritt 10

Schritt 5. Beenden Sie den Anruf professionell

Ein klares und höfliches „Danke“oder „Auf Wiedersehen“lässt die andere Person wissen, dass das Gespräch beendet ist und sie auflegen kann. Es sollte keine Verwirrung darüber geben, ob das Gespräch fortgesetzt werden soll oder nicht.

Lassen Sie die andere Person auflegen. Sie hat den Anruf eingeleitet, also möchten Sie, dass sie alles beenden kann, was sie brauchte, als sie anrief. Wenn Sie auflegen, wenn der Anrufer nicht bereit ist, kann dies unhöflich wirken oder Sie verpassen möglicherweise wichtige Informationen

Tipps

  • Vermeiden Sie es, Ihr privates Mobiltelefon bei der Arbeit zu beantworten. Sie sind bei Ihrem Job, um zu arbeiten, nicht mit Ihren Freunden zu chatten. Persönliche Anrufe und Nachrichten können warten, bis der Arbeitstag beendet ist.
  • Vermeiden Sie Ablenkungen. Legen Sie fest, was Sie gerade tun, und konzentrieren Sie sich auf das Telefonat, damit der Anrufer Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit hat. Sie möchten nicht abgelenkt oder zu beschäftigt wirken, um Fragen zu beantworten und Hilfe zu leisten.
  • Halten Sie Dinge aus dem Mund, wenn Sie telefonieren. Das bedeutet kein Essen, Trinken oder Kaugummi kauen. Dies stört die Übersichtlichkeit und suggeriert dem Anrufer, dass sie nicht wichtig sind.
  • Seien Sie empathisch und bleiben Sie ruhig und professionell, auch wenn sich ein Anrufer beschwert oder unhöflich ist.

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