So beantworten Sie einen Anruf von Ihrem Chef (mit Bildern)

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So beantworten Sie einen Anruf von Ihrem Chef (mit Bildern)
So beantworten Sie einen Anruf von Ihrem Chef (mit Bildern)
Anonim

Eingehende Anrufe von Ihrem Chef können manchmal Angstgefühle auslösen, besonders wenn Ihr Chef Sie normalerweise nervös und weniger zuversichtlich macht. Der beste Weg, um Telefonanrufe von Ihrem Chef zu bearbeiten, besteht darin, jederzeit professionelle Telefonetikette zu üben und bereit zu bleiben, Aufträge und Anfragen zu Ihrem Job zu erhalten.

Schritte

Teil 1 von 3: Professionelle Telefonetikette üben

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 1

Schritt 1. Nehmen Sie den Anruf innerhalb von zwei bis drei Ruftönen an

Dadurch wirken Sie produktiv und beschäftigt. Wenn Sie das Telefon zu früh annehmen, kann es so aussehen, als ob Sie nicht zu beschäftigt sind, während Sie zu lange warten, bevor Sie antworten, dass der Anrufer keine Priorität hat.

In einem professionellen Umfeld sollten Sie dies unabhängig davon tun, wer Sie anruft. Reservieren Sie diesen oder irgendeinen Punkt der Telefonetikette nicht für den Fall, dass Ihr Chef auf Ihrer Anrufer-ID auftaucht, da jeder Kollege, Kunde und Verkäufer für ein professionell höfliches Auftreten empfänglicher ist. Außerdem können Sie nie sicher sein, wann Ihr Chef von einer anderen Leitung aus anruft

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 2

Schritt 2. Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung

Wenn Sie ans Telefon gehen, versuchen Sie, professionell und angenehm zu sein. Wenn beispielsweise eingehende Anrufe im Allgemeinen von anderen Kollegen in Ihrem Unternehmen stammen oder wenn Sie wissen, dass Ihr Chef am anderen Ende der Leitung ist, sagen Sie: „Hier ist John Smith. Wie kann ich Ihnen heute helfen?"

  • Bei größeren Organisationen mit mehreren Abteilungen möchten Sie vielleicht auch Ihre Abteilung in Ihre Begrüßung einbeziehen: „Hier ist John Smith im Vertrieb. Womit kann ich Ihnen behilflich sein?"
  • Wenn Sie einen Anruf von einer externen Leitung entgegennehmen, sollten Sie den Namen Ihres Unternehmens angeben, auch wenn Sie vermuten, dass Ihr Chef derjenige ist, der anruft. Sagen Sie zum Beispiel: „Guten Tag! Das ist ABC Widgets, John Smith spricht. Womit kann ich Ihnen behilflich sein?"
Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 3

Schritt 3. Essen Sie schlucken oder Kaugummi ausspucken

Am besten tun Sie dies, bevor Sie das Telefon beantworten. Wenn Sie dies jedoch nicht rechtzeitig tun können, besteht Ihre nächste Möglichkeit darin, die Aktion so leise und diskret wie möglich abzuschließen. Wenn Sie mit Essen oder Kaugummi im Mund sprechen, können Sie unprofessionell klingen und werden oft vom Anrufer am anderen Ende erkannt.

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 4

Schritt 4. Sprechen Sie deutlich und direkt in Ihr Mundstück

Dies verhindert Missverständnisse zwischen Ihnen und Ihrem Chef, die später zu Problemen führen können. Außerdem kann Ihr Chef frustriert sein, wenn er oder sie aufgrund gedämpfter Gespräche und schlechter Audioqualität Probleme hat, mit Ihnen zu kommunizieren.

Sie sollten auch versuchen zu lächeln, wenn Sie antworten und telefonieren. Die meisten Anrufer, einschließlich Ihres Chefs, können durch Ihre Stimme und Ihren Ton ein Lächeln hören. Dies kann sich positiv auf Ihren Chef auswirken, insbesondere wenn Sie in Branchen arbeiten, die mit Vertrieb und Kundenservice verbunden sind

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 5

Schritt 5. Schenken Sie Ihrem Chef Ihre volle Aufmerksamkeit

Passen Sie auf, wenn Ihr Chef telefoniert. Hören Sie auf, woran Sie gerade arbeiten – selbst wenn es ein Auftrag ist, den Ihr Chef Ihnen zuvor gegeben hat – und seien Sie bereit, zuzuhören, was Ihr Chef sagt.

Als allgemeine Regel sollten Sie vermeiden, auf externe Ablenkungen zu reagieren, wenn Ihr Chef mit Ihnen spricht. Wenn beispielsweise ein Kollege Ihr Büro betritt, während Sie telefonieren, zeigen Sie höflich auf das Telefon in Ihrer Hand, um anzuzeigen, dass Sie derzeit nicht sprechen können

Teil 2 von 3: Mit deinem Chef sprechen

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 6

Schritt 1. Machen Sie sich Notizen, während Sie mit Ihrem Chef sprechen

So bleiben Sie vorbereitet, falls Ihr Chef Ihnen wichtige Informationen wie Zeiten, Daten, Adressen oder Wegbeschreibungen für eine bestimmte Aufgabe gibt. So können Sie auch eventuelle Rückfragen an Ihren Chef notieren.

  • Erwägen Sie, einen Notizblock und einen Stift auf Ihrem Schreibtisch oder in der obersten Schublade aufzubewahren, wo sie leicht zugänglich sind. Wenn Sie einen Notizblock in der Nähe haben, können Sie sich sowohl geplante als auch ungeplante Telefonate notieren.
  • Wenn Sie keinen Notizblock zur Verfügung haben, aber an Ihrem Computer sitzen, können Sie eine leere Notiz oder ein Textverarbeitungsdokument öffnen und sich damit Notizen machen. Beachten Sie jedoch, dass Ihr Chef jedes laute Tippen hören kann. Sie müssen besonders darauf achten, aktives Zuhören zu demonstrieren, damit Ihr Chef weniger geneigt ist, sich zu fragen, ob Ihre Tastaturklicks wirklich mit dem Gespräch zusammenhängen.
Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 7

Schritt 2. Bleiben Sie ruhig

Nimm ein paar ruhige, tiefe Atemzüge und nimm bei Bedarf einen Schluck Wasser, damit du ruhig bleibst. Am Telefon sind Angstsymptome zu hören, insbesondere wenn Sie schwer atmen oder Ihre Stimme nervös und zittrig klingt. Ruhig zu bleiben hilft dir auch, dich selbstbewusster und kontrollierter zu fühlen und zu klingen.

  • Wenn Sie wissen, dass Ihr Chef gleich anrufen wird, versuchen Sie, vorher einen kurzen Spaziergang zu machen, um nervöse Energie abzubauen. Auch ein Spaziergang durch Ihr Büro oder Ihre Abteilung kann helfen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie genügend Zeit für das Telefonat Ihres Chefs haben.
  • Wenn Sie sich unmittelbar vor oder während des Anrufs beruhigen müssen, versuchen Sie es mit tiefem Atmen. Atmen Sie über einen Zeitraum von vier bis fünf Sekunden so leise wie möglich durch die Nase ein; Halten Sie für weitere drei Sekunden, dann atmen Sie ruhig über weitere vier bis fünf aus. Der erhöhte Sauerstoffgehalt sollte dabei helfen, Verspannungen abzubauen und den Kopf frei zu bekommen.
Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 8

Schritt 3. Üben Sie jederzeit aktives Zuhören

Da Ihr Chef nicht persönlich mit Ihnen spricht, ist es wichtig, dass Sie alles, was er Ihnen am Telefon sagt, klar verstehen. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Chef zu bitten, Dinge zu wiederholen und zu erklären, die Sie beim ersten Mal nicht richtig gehört oder verstanden haben.

Tatsächlich kann es eine gute Idee sein, regelmäßig um Klärung zu bitten oder Details zu bestätigen, selbst wenn Sie die Anweisungen Ihres Chefs genau verstehen. Dies kann so einfach sein, dass Sie die Anweisungen in Ihren eigenen Worten zusammenfassen, bevor Sie auflegen. Indem Sie aktives Zuhören zeigen, versichern Sie Ihrem Chef, dass Sie aufmerksam waren und präsentieren sich insgesamt professionell

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 9

Schritt 4. Antworten Sie kurz und auf den Punkt

Dies vermittelt Bereitschaft und ermöglicht es Ihrem Chef, mit wenigen Ablenkungen zur Wurzel des Anrufs zu gelangen. In den meisten Fällen ist Ihr Chef beschäftigt und möchte wahrscheinlich nur Informationen zu dem Grund, warum er angerufen hat. Wenn Ihr Chef nicht ausdrücklich nach allen Details fragt, versuchen Sie, genau das zu liefern, was Ihr Chef will.

Auch dies bedeutet nicht, dass Sie nicht bei Bedarf um Klärung bitten sollten. Ihr Chef ist wahrscheinlich beschäftigt, aber es ist normalerweise besser, jetzt 60 Sekunden länger Ihre Frage zu stellen, als sich selbst oder Ihren Chef zu zwingen, später stundenlang Ihre Fehler zu korrigieren. Wenn Sie mehr Fragen haben, als die Zeit erlaubt, fragen Sie Ihren Chef, ob es einen anderen Kollegen oder eine Reihe von schriftlichen Anweisungen gibt, die Sie für weitere Erläuterungen heranziehen können

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 10

Schritt 5. Machen Sie während des Gesprächs verbale Kopfnicke

Verbales Kopfnicken sind Aussagen wie „Ja“, „Okay“, „Ich verstehe“und „Ich verstehe“– alles deutet darauf hin, dass Sie Ihrem Chef aktiv zuhören.

Natürlich sollten diese verbalen Kopfnicken im Gespräch angemessen platziert werden. Warten Sie nach einer Anweisung oder Erklärung eine Pause, bevor Sie diese Art von Bemerkung machen

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 11

Schritt 6. Behalten Sie während des Anrufs eine positive Einstellung bei

Eine positive, leistungsbereite Einstellung zeigt Ihrem Chef, dass Sie selbstbewusst und kompetent sind und keine Angst davor haben, Herausforderungen im Zusammenhang mit der Arbeit anzunehmen. Wenn Ihr Chef beispielsweise anruft, um über ein Problem zu sprechen, besprechen Sie mögliche Lösungen, die Sie implementieren können.

  • Auch wenn Ihr Chef Ihre Arbeit oder Ihr Verhalten kritisiert, seien Sie so empfänglich wie möglich. Nehmen Sie die Kritik an, indem Sie sie in eigenen Worten zusammenfassen, und diskutieren Sie dann mögliche Lösungen für diesen Kritikpunkt. Sie können alle ehrlichen Bedenken äußern, die Sie bezüglich der Zukunft haben, aber Sie sollten vermeiden, sich für vergangene Fehler oder Probleme zu entschuldigen.
  • Wenn Sie Bedenken äußern oder frühere Probleme erklären müssen, machen Sie „Ich“-Aussagen anstelle von „Sie“-Aussagen. Dies verhindert, dass Ihr Chef in die Verteidigung geht und mit wütenden oder negativen Aussagen reagiert. Wenn Ihr Chef Sie beispielsweise anruft, um mit Ihnen über ein Projekt zu sprechen, das Sie nicht rechtzeitig abgeschlossen haben, sagen Sie „Ich hatte Probleme beim Sammeln von Ressourcen“anstelle von „Sie haben mir nicht alle Ressourcen rechtzeitig zur Verfügung gestellt“.
Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 12

Schritt 7. Bedanken Sie sich bei Ihrem Chef, dass er sich die Zeit genommen hat, Sie anzurufen

Obwohl Ihr Chef Sie angerufen hat und nicht umgekehrt, ist es eine großartige Möglichkeit, Ihrem Chef dafür zu danken, dass er Sie angerufen hat, um seine Wertschätzung für seine Zeit auszudrücken. Sagen Sie zum Beispiel: „Ich weiß, dass Sie einen anstrengenden Tag haben; danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich anzurufen.“

Dies gilt für fast jedes Telefonat mit Ihrem Chef, aber es ist besonders wichtig, wenn Ihr Chef anruft, um ein Projekt zu erklären, Bedenken zu äußern oder Ihre Arbeit zu kritisieren. Das Ziel besteht darin, Ihren Eifer zu zeigen, die Ihnen übertragenen Aufgaben gut zu erledigen, und wenn Sie Ihrem Chef für seine Zeit danken, erkennen Sie an, dass der Anruf Ihres Chefs es möglich macht, gute Arbeit zu leisten

Teil 3 von 3: Auf einen Anruf außerhalb der Geschäftszeiten antworten

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 13

Schritt 1. Nehmen Sie den Anruf nach Möglichkeit an

Wenn Ihr Chef Sie außerhalb der Geschäftszeiten anruft, sollten Sie das Telefon beantworten, solange dies nicht die Prioritäten außerhalb der Arbeit beeinträchtigt. Dies gilt insbesondere, wenn Sie diese Stelle innerhalb der letzten sechs Monate aufgenommen haben.

  • Die Bereitschaft, auch außerhalb der normalen Arbeitszeit mit Ihrem Chef zu kommunizieren, zeigt Ihr Engagement für das Unternehmen und Ihre Position.
  • Wenn Sie jedoch nicht in der Lage sind, das Telefon zu beantworten, sollten Sie Ihrem Chef so schnell wie möglich antworten. Im Idealfall bedeutet dies, dass Sie alle verbleibenden Voicemails abhören und Ihren Chef innerhalb weniger Minuten zurückrufen. Abhängig von der Unternehmenskultur und der Art des Anrufs können Sie möglicherweise eine kurze SMS oder E-Mail senden, in der die Verzögerung erklärt wird, wenn ein Anruf nicht möglich ist.
Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 14

Schritt 2. Untersuchen Sie Ihre Unternehmenskultur

In einigen Unternehmen erwartet Ihr Arbeitgeber möglicherweise, dass Sie unabhängig von Tageszeit oder Wochentag telefonisch und per E-Mail in Kontakt bleiben. Auch wenn dies unfair erscheinen mag, müssen Sie es als Teil Ihrer Unternehmenskultur akzeptieren, wenn Sie weiterhin dort arbeiten möchten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie das Protokoll lautet, wenden Sie sich an Ihre Kollegen. Sie können feststellen, dass es völlig akzeptabel ist, die Antwort um ein paar Stunden zu verschieben, oder Sie stellen möglicherweise fest, dass alle anderen sofort antworten. Finden Sie heraus, was die erwartete Reaktion ist und folgen Sie der Aktion

Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 15

Schritt 3. Bleiben Sie positiv und handeln Sie entsprechend der Situation

Sie sollten immer höflich und positiv sein, wenn Sie Ihrem Chef zuhören, auch während eines Anrufs außerhalb der Geschäftszeiten. Davon abgesehen müssen Sie jede Situation einzeln betrachten, bevor Sie die richtige Reaktion darauf finden.

  • Wenn Ihr Chef zum Beispiel eine allgemeine Kritik oder eine Reihe von Anweisungen anbietet, machen Sie sich während des Gesprächs Notizen, aber nehmen Sie Ihre früheren nicht-beruflichen Aktivitäten nach dem Ende des Anrufs gerne wieder auf. Sie können die Aktion in der Regel für Ihre normale Arbeitszeit aufheben, wenn die Angelegenheit nicht dringend ist.
  • Auf der anderen Seite, wenn Ihr Chef Sie wegen eines Notfalls anruft, müssen Sie den Notfall sofort und nach den Wünschen Ihres Chefs behandeln.
Einen Anruf von Ihrem Chef annehmen Schritt 16

Schritt 4. Bewerten Sie Ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit

Ihr Chef kann nicht erwarten, dass Sie rund um die Uhr verfügbar sind – es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass Ihr Chef vernünftige Erwartungen hat. Wenn Ihr Chef Sie regelmäßig nach Feierabend anruft und dies zu erheblicher Unzufriedenheit oder Angst führt, ist es möglicherweise an der Zeit, über die Suche nach einem anderen Job nachzudenken.

Sie können versuchen, Ihr Handy auszuschalten, wenn Sie wissen, dass Ihr Chef einen Anruf außerhalb der Geschäftszeiten tätigt, aber wenn Ihr Arbeitsplatz nicht gewerkschaftlich organisiert ist, sind Sie wahrscheinlich ein Mitarbeiter, der nach Belieben jederzeit gekündigt werden kann. Ihr Chef kann sich zurückziehen, nachdem er die Nachricht erhalten hat, dass Sie nach Stunden nicht antworten werden, aber es ist auch möglich, dass Ihr Chef Sie feuert

Tipps

  • Üben Sie, Anrufe von Ihrem Chef in einer privaten Umgebung zu beantworten, damit Sie sich beim nächsten Anruf wohler, sicherer und vorbereitet fühlen können. Üben Sie, alleine mit Ihrem Chef zu sprechen, oder führen Sie eine Reihe von vorgetäuschten Telefongesprächen mit Freunden und Familienmitgliedern.
  • Kommunizieren Sie mit Ihrem Chef so, dass er die Kultur Ihres Unternehmens am besten widerspiegelt. Auch wenn Ihr Chef Sie möglicherweise speziell anruft, um geschäftliche Angelegenheiten zu besprechen, denken Sie daran, dass Einzelgespräche mit Ihrem Chef die Möglichkeit sind, einen guten und bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Betrachten Sie Telefonanrufe Ihres Chefs als positive Interaktionen, die zu zukünftiger Anerkennung und Fortschritt am Arbeitsplatz führen können.

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