4 Möglichkeiten, einen Prozess zu dokumentieren

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4 Möglichkeiten, einen Prozess zu dokumentieren
4 Möglichkeiten, einen Prozess zu dokumentieren
Anonim

Unternehmen dokumentieren häufig einen Prozess, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie er richtig ausgeführt wird, oder um einen Prozess zur Verbesserung zu analysieren. Wenn Sie gebeten werden, einen Prozess zu dokumentieren oder sich dazu entschließen, dies selbst zu tun, stellen Sie sicher, dass Sie Personen einbeziehen, die über Erfahrung und Kenntnisse des gesamten Prozesses verfügen. Im Folgenden werden zwei Arten von Flussdiagrammen beschrieben. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass ein anderer Typ eines einfachen Diagramms oder ein Textdokument für Ihren Prozess besser geeignet ist, können Sie stattdessen diesen verwenden. Lesen Sie in diesem Fall den Abschnitt Allgemeine Hinweise, um sich ein Bild vom Zweck der Prozessdokumentation zu machen.

Schritte

Methode 1 von 4: Entscheiden, wie Sie Ihren Prozess dokumentieren

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 1

Schritt 1. Bleiben Sie, wann immer möglich, bei einem Prozess nach dem anderen

Versuchen Sie nicht, Ihren gesamten Job in einem Flussdiagramm zu beschreiben. Eine Reihe von kurzen Dokumenten, die jede Aufgabe separat behandeln, wird viel einfacher zu folgen sein.

Wenn Sie einen umfangreichen Prozess dokumentieren müssen, z. B. die Erstellung eines Unternehmensprodukts von der Konzeption bis zum Verkauf, verwenden Sie nur einfache Namen, um auf jede Aufgabe innerhalb dieses Prozesses zu verweisen. Verwenden Sie ggf. zusätzliche Dokumente, um jede Aufgabe genauer zu erläutern

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 2

Schritt 2. Unterteilen Sie das Gesamtbild in Teilprozesse

Teilprozesse sind die wichtigsten Aufgaben, die während des Prozesses ausgeführt werden. Wenn Sie mit dem zu dokumentierenden Prozess nicht genau vertraut sind, befragen Sie Projektmanager oder andere Experten in diesem Prozess, um ein gutes Verständnis der anfallenden Aufgaben zu erhalten.

Wenn ein Schritt in Ihrem Dokument mehr als ein Verb oder das Wort "und" enthält, kann er im Allgemeinen in zwei Schritte unterteilt werden. Zum Beispiel sollte "Brötchen und Frikadelle auf den Grill legen" in "Fleischpatty auf den Grill legen" und "Brötchen auf den Grill legen" unterteilt werden

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 3

Schritt 3. Entscheiden Sie, ob der Prozess für ein Textdokument einfach genug ist

Wenn Ihr Prozess jedes Mal ähnlich ist und nur wenige Entscheidungen oder Variationen umfasst, möchten Sie die Schritte möglicherweise einfach in einer Liste aufschreiben. Verwenden Sie ein elektronisches Textdokument (z. B. eine Microsoft Word-Datei) oder ein liniertes Blatt Papier.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 4

Schritt 4. Ziehen Sie in Betracht, ein Flussdiagramm zu erstellen

Ein einfaches Flussdiagramm ist eine einfache Möglichkeit, den Prozess visuell darzustellen, wie in einem späteren Abschnitt auf dieser Seite beschrieben. Es gibt auch Möglichkeiten, kompliziertere Flussdiagramme zu erstellen, aber diese sind für die meisten Prozesse nicht erforderlich. Befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt zu komplexen Flussdiagrammen nur, wenn Ihr Prozess mehr als zehn Schritte umfasst und Sie mehr als drei Personen haben, die verschiedene Schritte des Prozesses ausführen.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 5

Schritt 5. Halten Sie es möglichst kurz

Eine Seite ist ideal, aber selbst bei komplizierten Prozessen sollten Sie versuchen, sie auf 5 oder weniger Seiten zu reduzieren. Nur spezialisierte und komplexe Aufgaben sollten längere Dokumente erfordern und selbst dann nur, wenn das Dokument von den tatsächlich ausführenden Personen verwendet wird.

  • Wenn das Dokument beispielsweise Ärzten bei der Diagnose von Krebs helfen soll, werden Sie wahrscheinlich jeden diagnostischen Test erwähnen, der verwendet werden kann. Wenn derselbe Prozess jedoch dokumentiert wird, um ihn Führungskräften zu präsentieren, erstellen Sie ein kürzeres Dokument, in dem die detaillierteren Schritte ausgelassen werden, z. B. die Entscheidung, welche Einstellung auf einem bestimmten Computer verwendet werden soll.
  • Entfernen Sie Adjektive aus den Namen von Aufgaben. Diese Titel sollten klar und kurz sein. Schreiben Sie zum Beispiel "Rechnung an Kunden senden" und nicht "Vollständige Rechnung für alle Dienstleistungen an den Kunden senden, der das Produkt bestellt hat".
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 6

Schritt 6. Fügen Sie visuelle Elemente hinzu, wenn sie den Prozess leichter lesbar machen

Manche Leute verstehen visuelle Darstellungen besser als das Lesen von Text, insbesondere wenn es sich um Führungskräfte, Manager oder andere Personen handelt, die möglicherweise keine praktische Erfahrung mit dem von Ihnen dokumentierten Prozess haben. Dies können Diagramme, Fotos oder Screenshots sein, aber halten Sie sie einfach und klar.

  • Fügen Sie Diagramme oder Bilder nur an der Seite ein, wenn es notwendig ist, einen Begriff im Prozessdokument zu verstehen. Wenn das Prozessdokument beispielsweise verlangt, dass der Leser den Unterschied zwischen zwei Maschinentypen erkennt, stellen Sie klare Diagramme oder Bilder dieser Maschinen bereit.
  • Fügen Sie keine ClipArts oder andere Bilder hinzu, die nur zum Spaß da ​​sind.
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 7

Schritt 7. Verweisen Sie auf Personen nach Titel, nicht nach Namen

Das Dokument kann eine Person überdauern. Schreiben Sie nicht "Meeting-Protokolle an Carol senden". Schreiben Sie "Sitzungsprotokoll an den Vorsitzenden senden". Wenn Sie der Meinung sind, dass der Name notwendig ist, damit die Leser wissen, an wen sie sich wenden können, geben Sie sowohl den Namen als auch die Berufsbezeichnung an.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 8

Schritt 8. Machen Sie deutlich, wie Prozesse miteinander verbunden sind

Zum Beispiel könnte ein Prozessdokument für "Anordnung des Newsletters" mit einem Hinweis "Das Endergebnis wird an die Bearbeitung gesendet. Siehe das Dokument mit dem Titel Bearbeiten des Newsletters" enden. Das Dokument mit dem Titel Bearbeiten des Newsletters kann mit dem Hinweis "Vorangegangen ist die Gestaltung des Newsletters" beginnen. und enden Sie mit "Dies wird jetzt zur Veröffentlichung gesendet. Siehe das Dokument mit dem Titel Veröffentlichung des Newsletters."

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 9

Schritt 9. Machen Sie Dokumente bearbeitbar und zugänglich

Stellen Sie Kopien zum Lesen oder Lernen bereit. Bewahren Sie ein elektronisches Masterdokument in einem bearbeitbaren Format auf, damit bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können.

  • PDF-Dokumente können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine spezielle Software zur Diagrammerstellung verwenden, kann diese ein anderes, einzigartiges Dateiformat zum Speichern bearbeitbarer Dateien haben. Andere Benutzer müssen wahrscheinlich dieselbe Software herunterladen oder kaufen, bevor sie dieses Dokument bearbeiten können.
  • Verwenden Sie für Nur-Text-Prozessdokumente ein gängiges Dateiformat wie.doc,.docx,.txt oder.rtf. Wenn Sie davon ausgehen, dass sich das Dokument häufig ändert, verwenden Sie einen Online-Dateihostingdienst wie Google Docs, damit die Benutzer immer die neueste Version sehen.
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 10

Schritt 10. Beschriften Sie die Prozessdokumente sorgfältig

Schreiben Sie das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Bearbeitung an einer gut sichtbaren Stelle in jedes Dokument, z. B. oben auf der Seite. Wenn mehrere Personen das Dokument bearbeiten, möchten Sie möglicherweise Ihren Namen oder Ihre Initialen neben das Datum der letzten Bearbeitung setzen. Fügen Sie schließlich einen Titel und einen Dateinamen hinzu, der klar kommuniziert, welcher Prozess dokumentiert ist.

Methode 2 von 4: Erstellen eines Flussdiagramms

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 11

Schritt 1. Erstellen Sie ein Flussdiagramm, um einfache Aufgaben leicht zu erklären

Flussdiagramme eignen sich hervorragend, um grundlegende Informationen in einem leicht lesbaren, visuellen Stil darzustellen. Sie können verwendet werden, um neue Mitarbeiter während der Berufsausbildung durch einfache Aufgaben zu führen oder um einen Mitarbeiter zu unterstützen, der aufgrund der Abwesenheit eines Kollegen vorübergehend eine Aufgabe ausführt.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 12

Schritt 2. Ordnen Sie das Flussdiagramm von links nach rechts oder von oben nach unten an

Wenn Sie ein Flussdiagramm erstellen, schreiben Sie für jede Aufgabe innerhalb des Prozesses ein Kästchen und verbinden sie mit Pfeilen, um anzuzeigen, in welcher Reihenfolge Sie diese Aufgaben ausführen. Beginnen Sie links oder oben auf der Seite, genau wie beim Schreiben. Die Reihenfolge der Schritte in dieser Reihenfolge macht es einfach, auf einen Blick zu erkennen, welche Schritte zu befolgen sind.

  • Wenn Sie in einer Sprache mit einer anderen Schreibrichtung als Englisch arbeiten, verwenden Sie stattdessen diese Richtung. Ein auf Arabisch geschriebenes Flussdiagramm bewegt sich beispielsweise von rechts nach links.
  • Verwenden Sie Pfeile, um die Richtung klar zu machen. Zeichnen Sie nicht einfach Linien ohne Pfeile zwischen den Aufgaben.
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 13

Schritt 3. Beginnen Sie mit einem Kreis mit der Bezeichnung "start

" Wenn Ihr Flussdiagramm klein genug ist, um in eine Zeile oder Spalte zu passen, benötigen Sie diesen Kreis möglicherweise nicht. Bei komplizierteren Flussdiagrammen ist es sinnvoll, einen offensichtlichen Kreis mit der Bezeichnung "Start" zu haben.

Dokumentieren eines Prozessschritts 14

Schritt 4. Zeichnen Sie ein Rechteck mit dem Namen der ersten darin geschriebenen Aufgabe

Zeichne einen Pfeil, der vom "Start"-Kreis zu einem Kästchen mit der ersten Aufgabe darin zeigt. Zum Beispiel "Kundenbestellung annehmen".

Dokumentieren eines Prozessschritts 15

Schritt 5. Zeichnen Sie einen Pfeil zur nächsten Aufgabe oder Frage

Dieser Pfeil zeigt auf das nächste Feld, in das die zweite Aufgabe geschrieben ist. Wenn Sie eine Entscheidung treffen oder eine Frage beantworten müssen, bevor die zweite Aufgabe ausgeführt werden kann, schreiben Sie die Frage stattdessen in eine Raute.

Verwenden Sie nach Möglichkeit eine andere Farbe für den Diamanten als die Kästchen

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 16

Schritt 6. Führen Sie je nach Antwort von Entscheidungsrauten zu Aufgaben

Angenommen, das Kästchen mit der Aufgabe "Kundenbestellung annehmen" führt zu einem Diamanten mit der Frage "Wurde Wasser bestellt?" Zeichne zwei Pfeile, die den Diamanten verlassen. Schreiben Sie auf einen Pfeil "ja" oder "j" und führen Sie zu einem Feld mit der Aufschrift "Kunden Wasser geben". Schreiben Sie auf den zweiten Pfeil "nein" oder "n" und führen Sie zu einem Feld mit der Aufschrift "Bestellung zum Kochen geben".

Methode 3 von 4: Erstellen eines komplexen Flussdiagramms

Dokumentieren eines Prozessschritts 17

Schritt 1. Verwenden Sie dies für komplexe Prozesse, an denen mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind

Wenn Sie einen komplizierten Prozess dokumentieren, an dem mehrere Personen, Teams oder Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten, sollten Sie ein komplexes Flussdiagramm erstellen. Der hier beschriebene Flussdiagrammtyp wird als "Swim-Lane-Diagramm" oder "Rummler-Brache-Diagramm" bezeichnet. Das Diagramm macht es leicht zu erkennen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, und hilft bei der Identifizierung von Bereichen, in denen der Prozess verbessert werden könnte.

Das Flussdiagramm sollte den Prozess so beschreiben, wie er derzeit ausgeführt wird, nicht wie er ausgeführt werden soll

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 18

Schritt 2. Ziehen Sie die Verwendung von Software in Betracht

Das Flussdiagramm wird wahrscheinlich aufgeräumter und lesbarer aussehen, wenn Sie Software zum Erstellen von Diagrammen verwenden. Eine elektronische Datei macht es auch einfacher, bei Bedarf Änderungen am Flussdiagramm vorzunehmen. Suchen Sie online nach "Process Mapping Software" und stellen Sie sicher, dass Sie eine herunterladen oder kaufen, die Rummler-Brache-Diagramme erstellen kann.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 19

Schritt 3. Listen Sie jeden Teilnehmer in einer übersichtlichen Spalte auf der linken Seite der Seite auf

Jede Zeile kann mit einer Abteilung, einem Team oder der Berufsbezeichnung einer Person beschriftet werden. Jeder Teilnehmer ist für Aufgaben verantwortlich, die sich in seiner horizontalen Reihe befinden, die sich über die Seite erstreckt. Dies wird manchmal als "Schwimmbahn" dieses Teilnehmers bezeichnet.

  • Die Bahnen können farbcodiert sein oder nicht. Sie sollten immer durch fette, schwarze Linien geteilt werden, damit das Diagramm auch für Farbenblinde gut lesbar ist.
  • Versuchen Sie, Gruppen, die miteinander interagieren, nebeneinander zu stellen. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 20

Schritt 4. Beginnen Sie mit der ersten Aufgabe

Beginnen Sie den Vorgang, indem Sie die erste Aufgabe in ein Kästchen in der Nähe der linken Seite der Seite platzieren, direkt rechts neben dem für diese Aufgabe verantwortlichen Teilnehmer. Wenn beispielsweise die Abteilung Forschung den Prozess mit der Erstellung einer Produktidee beginnt, ziehen Sie rechts neben dem Wort "Forschung" ein Kästchen und beschriften Sie es Produktidee erstellen.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 21

Schritt 5. Fahren Sie wie bei einem normalen Flussdiagramm fort, aber bewegen Sie die Aufgaben nach rechts und platzieren Sie sie in der entsprechenden Zeile

Wenn Research zum Beispiel seine Produktidee zum Fokustest an das Marketing sendet, ziehen Sie einen Pfeil von Produktidee erstellen in ein Feld in der Zeile Marketing rechts neben dem vorherigen Feld. Beschriften Sie diese Box Fokustest.

  • Manchmal kann eine Aufgabe wiederholt werden, zum Beispiel könnte das Produkt später für zusätzliche Fokustests zurückkehren. Wenn der Prozess tatsächlich zum gleichen früheren Stadium zurückkehrt, ziehen Sie einen Pfeil zurück zum ursprünglichen Kästchen mit der Bezeichnung Fokustest. Wenn der Prozess tatsächlich anders ist (z. B. ist dies eine fortgeschrittenere Runde von Fokustests, die zu anderen Aufgaben führt), schreiben Sie stattdessen ein neues Feld mit einem anderen Namen, wie z Erweiterte Fokustests.
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 22

Schritt 6. Erfahren Sie, wie Sie Diamanten und Kreise verwenden

Die meisten Flussdiagramme verwenden Kästchen, Rauten und Kreise sowie Pfeile dazwischen. Sie sind bereits auf das Feld gestoßen, das mit dem Namen einer Aufgabe beschriftet ist. Verwenden Sie einen Diamanten, wenn mehrere mögliche Ergebnisse vorliegen. Verwenden Sie Kreise, wenn ein Endergebnis erzielt wurde. Setzen Sie das obige Beispiel fort und zeichnen Sie einen Pfeil von Fokustest zu einem Diamanten mit der Aufschrift Ist das Produkt zugelassen?

Zeichne einen Pfeil aus dem Diamanten und beschrifte ihn Nein, und verbinde es mit einem Kreis mit der Bezeichnung Ende des Prozesses. Ein zweiter Pfeil, beschriftet Jawohl kann zur nächsten Aufgabe im Prozess führen.

  • Platzieren Sie die Raute in der Reihe oder "Schwimmbahn" des Teilnehmers, der für diese Entscheidung verantwortlich ist.
  • Der Kreis mit der Aufschrift Ende des Prozesses sollte in einer eigenen Zeile ohne assoziierten Teilnehmer stehen.
  • Es gibt viele andere spezialisierte Flussdiagrammsymbole, die jedoch selten verwendet werden und normalerweise nicht erforderlich sind. Fühlen Sie sich frei, sie selbst zu recherchieren, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Dokument von einer größeren Vielfalt profitieren würde.
Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 23

Schritt 7. Bleiben Sie konsequent

Verwenden Sie Felder ähnlicher Größe und nicht mehr als zwei oder drei leicht zu unterscheidende Farben, um das Flussdiagramm so lesbar wie möglich zu gestalten. Zum Beispiel können alle Kästchen (Aufgaben) einen blauen Hintergrund haben, während alle Rauten (Fragen) gelb sein können.

Lassen Sie die Antwortzeile „Ja“nach Möglichkeit immer von einer Seite des Kastens beginnen (z. B. von der rechten Seite und das „Nein“immer von einer anderen Seite (z. B. von der Unterseite). Dies ist nicht immer möglich oder einfach zu erreichen, also verbringe nicht zu viel Zeit damit

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 24

Schritt 8. Wechseln Sie ggf. zu einer anderen Seite

Es ist besser, mehrere Seiten zu verwenden, als das Flussdiagramm zu klein zum Lesen zu machen. Verwenden Sie deutlich beschriftete Registerkarten oder Pfeile, um zu verdeutlichen, wie das Flussdiagramm weitergeht. Zeichne zum Beispiel einen Pfeil mit der Aufschrift EIN die rechte Seite der Seite abgeht. Zeichnen Sie auf der nächsten Seite einen Pfeil, der von der linken Seite der Seite führt, ebenfalls beschriftet mit EIN.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 25

Schritt 9. Bearbeiten Sie das Flussdiagramm

Folgen Sie jeder möglichen "Route" durch das Flussdiagramm und sehen Sie, ob sie Sinn macht. Lassen Sie im Idealfall eine andere Person, die mit dem Prozess vertraut ist, ihn mit Ihnen durchgehen, um Fehler zu erkennen und fehlende Schritte zu identifizieren. Nachdem Sie es mindestens einmal durchgesehen und eventuelle Fehler korrigiert haben, ist das Dokument bereit, es anderen Beteiligten vorzulegen oder zu senden. Sie können dieses Flussdiagramm jedoch gerne bearbeiten, wenn sich der Prozess zu einem späteren Zeitpunkt ändert, und das aktualisierte Dokument an die Personen senden, die es verwenden.

Methode 4 von 4: Analyse eines Prozessdokuments zur Verbesserung des Prozesses

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 26

Schritt 1. Identifizieren Sie Bereiche, in denen eine Qualitätsübersicht nützlich sein könnte

Überlegen Sie jedes Mal, wenn der Prozess von einer Person oder einem Team zu einem anderen übergeht, ob jemand die laufende Arbeit überprüfen sollte, um festzustellen, ob sie für die Fortsetzung bereit ist. Ist die Qualität nach einem bestimmten Schritt oft unterdurchschnittlich, beispielsweise nach einem Schritt, der normalerweise von einem unerfahrenen Teammitglied ausgeführt wird? Welche Prozesse haben den höchsten Gesamteffekt auf die Qualität und erfordern möglicherweise zusätzliche Aufmerksamkeit?

Wenn Sie sich entscheiden, in diesem Prozess einen Qualitätsprüfungsschritt zu empfehlen, machen Sie die Kriterien für den „Aufstieg“in die nächste Stufe deutlich. Lassen Sie die Leute nicht raten, welche Qualitätsstandards verwendet werden

Dokumentieren eines Prozessschritts 27

Schritt 2. Suchen Sie nach doppelten Aufgaben

Wenn Ihr Diagramm oder Dokument zwei identische Aufgaben enthält, überlegen Sie, ob dies nützlich oder ineffizient ist. Manchmal ist es gut, eine Aufgabe zur besseren Qualitätskontrolle zu wiederholen (z. B. zwei Abteilungen, die ein Produkt in verschiedenen Phasen prüfen). Einfache Aufgaben wie das Korrekturlesen sollten dabei jedoch nicht mehr als einmal vorkommen. Schlagen Sie vor, dass einer der doppelten Schritte aus dem Prozessablauf entfernt wird.

Dokumentieren Sie einen Prozessschritt 28

Schritt 3. Suchen Sie nach unnötigen Bewegungen zwischen den Abteilungen

Ihr Dokument kann zeigen, dass Person A und Person B die Verantwortung für den Prozess mehrmals hin und her übertragen. Ist es möglich, unnötige Überweisungen zu reduzieren? Wenn Sie den Prozess neu organisieren können, kann Person A möglicherweise mehrere Aufgaben in einem Zeitraum erledigen und diese dann an Person B übergeben.

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