Wie schreibe ich ein Briefing Paper (mit Bildern)

Inhaltsverzeichnis:

Wie schreibe ich ein Briefing Paper (mit Bildern)
Wie schreibe ich ein Briefing Paper (mit Bildern)
Anonim

Ein Informationspapier skizziert ein bestimmtes Thema und seinen Hintergrund, normalerweise für einen Regierungsbeamten oder einen anderen politischen Entscheidungsträger. Diese Entscheidungsträger müssen jeden Tag schwere Entscheidungen zu vielen verschiedenen Themen treffen und haben keine Zeit, jedes einzelne eingehend zu recherchieren. Ein Briefing-Papier hilft, jemanden auf ein einzelnes Problem aufmerksam zu machen, und enthält wichtige Details, die er oder sie wissen muss. Anschließend werden Lösungen vorgeschlagen und Verbesserungen empfohlen. Zu wissen, wie man ein Briefing Paper schreibt, ist eine nützliche Fähigkeit für Studenten, Geschäftsleute, Politiker und Gemeindeaktivisten. Ein überzeugendes Briefing Paper ist prägnant, übersichtlich und deckt die wichtigsten und relevantesten Fakten und Lösungen ab.

Schritte

Teil 1 von 4: Zuordnen und Einrichten Ihres Papiers

Schritt 1. Bestimmen Sie den Umfang des Papiers

Der Umfang umfasst sowohl die Tiefe als auch die Breite der Arbeit. Auf wie viele Details werden Sie eingehen? Wie viele verschiedene Themen werden Sie behandeln? Dies hängt davon ab, wie viele Informationen Sie finden und wie viele Informationen Sie angeben müssen, um Ihre Ansprüche zu stützen.

Die Festlegung des Umfangs des Informationspapiers ist wichtig, da der Leser so genau weiß, welche Informationen abgedeckt werden und welche nicht

Schreiben Sie ein Briefing Paper Schritt 1

Schritt 2. Kennen Sie Ihr Publikum

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Briefing-Papiers beginnen, sollten Sie sich überlegen, wer es lesen wird. Dies beeinflusst die Entscheidungen, die Sie im gesamten Dokument treffen. Bevor Sie beginnen, denken Sie über die folgenden Fragen nach, und wenn Sie die Antworten nicht kennen, versuchen Sie es herauszufinden:

  • Wer wird dieses Papier lesen? Regierungsbeamte? Geschäftsleute? Journalisten? Eine Kombination davon?
  • Wie viel weiß das Publikum bereits über dieses Thema? Wissen sie überhaupt etwas? Was muss das Publikum wissen?
  • Welche Autorität hat das Publikum in Bezug auf das Thema? Welche Veränderungen kann er/sie/sie vornehmen?
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 2

Schritt 3. Planen Sie die wichtigsten Punkte

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Briefing-Papiers beginnen, sollten Sie die wichtigsten Punkte, die Sie ansprechen möchten, entweder gedanklich oder in einer Gliederung festhalten.

Da ein Briefing-Papier normalerweise nur ein oder zwei Seiten lang ist, muss es komprimiert werden. Die politischen Entscheidungsträger sind sehr beschäftigt, und Ihres ist nicht das einzige Thema auf ihrem Teller. Es gibt keinen Platz für unnötige Informationen oder langatmige Erklärungen. Entscheiden Sie sich im Voraus für Ihre wichtigsten Punkte, um ein prägnantes Briefing-Papier zu erstellen

Schreiben Sie ein Briefing Paper Schritt 3

Schritt 4. Ziehen Sie in Betracht, eine Vorlage zu verwenden

Auch wenn die Formatierung eines Briefing Papers nicht allzu komplex ist, können Sie sich etwas Zeit sparen, indem Sie eine der vielen kostenlosen Online-Vorlagen zum Erstellen von Briefing Papers in MS Word herunterladen.

Eine Vorlage kann Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu ordnen und schneller ein Briefing-Papier zu erstellen

Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 4

Schritt 5. Erstellen Sie einen Namen, ein Datum und eine Betreffzeile

Wenn Sie keine Vorlage verwenden, müssen Sie mit der Einrichtung Ihrer Arbeit beginnen, indem Sie Name, Datum und Betreffzeilen erstellen.

  • Der Name entspricht der Person, an die das Briefing-Papier adressiert ist.
  • Das Datum entspricht dem Datum, an dem die Arbeit eingereicht wurde.
  • Die Betreffzeile sollte in wenigen Worten das Hauptthema des Informationspapiers beschreiben, wie zum Beispiel "Die Prävalenz von Mobbing im Schulbezirk North County". Dadurch weiß der Leser, ohne das Dokument zu überfliegen, das Problem, das behandelt wird.
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 5

Schritt 6. Betrachten Sie einen Zusammenfassungsabschnitt

Einige Briefing-Papiere enthalten am Anfang des Papiers einen zusammenfassenden Abschnitt, der das gesamte Papier in wenigen Stichpunkten zusammenfasst. Entscheiden Sie, ob Sie dies tun möchten, und wenn ja, lassen Sie Platz für diesen Abschnitt.

  • Für einen vielbeschäftigten Leser bietet die Zusammenfassung die wichtigsten Punkte im Voraus und ermöglicht so das Überfliegen des Rests des Dokuments.
  • Ein gut gestaltetes Briefing-Papier ist oft so prägnant, dass dieser Abschnitt überflüssig ist. Bei Problemen, die sofortiges Handeln erfordern, kann dies jedoch eine Möglichkeit sein, die Dringlichkeit des Papiers hervorzuheben, indem die Frist in der Zusammenfassung deutlich angegeben wird.
  • Die Zusammenfassung sollte nicht mehr als drei bis vier Aufzählungspunkte umfassen.

Teil 2 von 4: Das Problem beschreiben

Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 6

Schritt 1. Erstellen Sie eine Eröffnung, die das Problem zusammenfasst

Der nächste Teil des Papiers muss das Problem oder Problem detailliert beschreiben. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, die normalerweise als "Problem" oder "Zweck" bezeichnet wird und in ein oder zwei Sätzen das Hauptthema beschreibt, auf das sich die Arbeit konzentriert, und / oder warum Sie diese Arbeit einreichen.

Du könntest zum Beispiel etwas schreiben wie: „Gewalttätige Vorfälle im Zusammenhang mit Mobbing nehmen an Schulen im North County School District zu

Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 7

Schritt 2. Skizzieren Sie die wichtigsten Fakten/Hintergrund

Der nächste Abschnitt mit der Bezeichnung „Erwägungen“oder „Hintergrund“sollte einige detaillierte Informationen über den Stand des Problems oder Problems liefern, wobei der Schwerpunkt auf der jüngsten Entwicklung und/oder dem aktuellen Stand der Situation liegt.

  • Dieser Abschnitt sollte die Informationen enthalten, die der Leser benötigt, um eine Entscheidung zu diesem Thema zu treffen. Dazu nicht notwendige Informationen, so interessant sie auch sein mögen, sollten ausgeschlossen werden.
  • Wenn Sie es noch nicht getan haben, recherchieren Sie, bevor Sie diesen Abschnitt schreiben. Sie möchten, dass die Informationen im Abschnitt so genau, spezifisch und aktuell wie möglich sind.
  • Übersetzen Sie bei Bedarf die Informationen für Ihr Publikum, um diesen Abschnitt klar und einfach zu gestalten. Vermeiden Sie Fachjargon, Fachsprache oder Informationen, die für das Publikum nicht von zentraler Bedeutung sind.
  • Verwenden Sie Statistiken und Daten nach Bedarf, aber erklären Sie die Dinge in Begriffen, die Ihr Publikum schnell und einfach verstehen kann.
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 8

Schritt 3. Halten Sie Ihre Meinungen draußen

Ihre Ansichten zu dieser Situation und/oder was dagegen unternommen werden sollte, sollten in diesem Abschnitt nicht erscheinen. Halte es strikt sachlich.

Sie können jedoch die Vor- und Nachteile verschiedener vorgeschlagener oder aktueller Maßnahmen diskutieren und dabei die Stärken und Schwächen jeder einzelnen hervorheben

Teil 3 von 4: Schlussfolgerungen und Empfehlungen zum Angebot

Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 9

Schritt 1. Machen Sie es relevant

Ihr Briefing-Papier sollte Abschnitte mit der Bezeichnung „Schlussfolgerung“und/oder „Empfehlungen“oder „nächste Schritte“enthalten. Dieser Abschluss sollte deutlich machen, warum dieses Thema von Ihrem Leser als wichtig erachtet werden sollte.

  • Versuchen Sie, das Thema direkt mit dem Eigeninteresse des Lesers zu verknüpfen, um Ihre Arbeit überzeugender zu machen.
  • Du könntest zum Beispiel sagen: „Vorfälle im Zusammenhang mit Mobbing führen dazu, dass Eltern eine Privatschule in Betracht ziehen. Sie sind mit niedrigeren Testergebnissen und Abschlussquoten verbunden, wodurch unsere Schulen in den Augen der Gemeinde weniger effektiv erscheinen Möglichkeiten, die Finanzierung durch staatliche und private Zuschüsse zu ergänzen."
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 10

Schritt 2. Schlagen Sie eine Lösung vor

Viele Informationspapiere werden einen Lösungsvorschlag für das beschriebene Problem bieten und das Problem mit einer politischen Änderung in Verbindung bringen, die auf eine Verbesserung der Situation abzielt.

  • Einige Briefing-Papiere werden die vorgeschlagene(n) Lösung(en) in einem Abschnitt mit der Bezeichnung "Empfehlungen" skizzieren, aber einige Autoren bevorzugen "nächste Schritte", da sie glauben, dass dies ein weicheres Gefühl hat, das weniger anmaßend oder aggressiv ist. Denken Sie daran, dass der Leser die endgültige Entscheidung zu diesem Thema trifft, nicht Sie.
  • Dieser Abschnitt muss nicht "ausgewogen" sein, wie es der Abschnitt Hintergrund/Überlegungen war. Hier können Sie Ihre Meinung darüber äußern, was zu tun ist.
  • Es sollte jedoch beachtet werden, dass Sie einer bestimmten Lösung nicht zustimmen müssen. Sie können auch einfach einige Optionen mit ihren Vor- und Nachteilen aufzeigen und den Leser einfach auffordern, diese Entscheidungen zu berücksichtigen und Maßnahmen zu ergreifen, um das Problem anzugehen. Sie geben nicht unbedingt an, welche Aktion am besten geeignet wäre.
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 11

Schritt 3. Verwenden Sie die Fakten, um Ihr Argument zu untermauern

Ihre Vorschläge in diesem letzten Abschnitt sollten sich logisch aus den Informationen in den vorherigen Abschnitten ergeben. Verwenden Sie die von Ihnen dargelegten Fakten, um zu zeigen, warum die von Ihnen vorgeschlagene Lösung eine gute ist.

Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen vorgeschlagene Lösung klar ist und sich direkt auf das von Ihnen beschriebene Problem bezieht. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben in Ihrem vorherigen Abschnitt das Fehlen von Mobbing-Präventionsprogrammen hervorgehoben. Hier ist es sinnvoll, ein solches Programm vorzuschlagen und vielleicht auf seine Wirksamkeit an anderen Schulen hinzuweisen. Wenn noch keine Präventionsprogramme auf den Markt gekommen sind, kann sich eine Lösung wie diese wie aus dem Nichts anfühlen

Teil 4 von 4: Bearbeiten des Papiers

Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 12

Schritt 1. Schneiden Sie es ab

Ein Briefing Paper sollte nur etwa zwei Seiten umfassen. Wenn das Papier, nachdem Sie fertig sind, länger ist, sollten Sie beim ersten Durchlauf zu Bearbeitungszwecken nach Stellen suchen, um es zu kürzen.

  • Suchen Sie nach Informationen, die nicht zum Thema gehören oder weniger wichtig sind, und entfernen Sie dieses Material, insbesondere wenn es sich nicht auf die von Ihnen angebotene(n) Lösung(en) bezieht.
  • Stellen Sie außerdem sicher, dass keine wichtigen Informationen fehlen, die notwendig sind, um Ihre Argumentation klar und überzeugend zu machen. Möglicherweise müssen Sie eine Information gegen eine andere austauschen.
  • Versuchen Sie, sich beim Bearbeiten in die Lage eines Politikers oder Bürokraten zu versetzen. Denken Sie darüber nach, wie viele Informationen diese Personen täglich erhalten. Tragen Sie nicht zum Problem bei. Seien Sie Teil der Lösung, indem Sie die für eine Entscheidung notwendigen Informationen bereitstellen – nicht mehr und nicht weniger.
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 13

Schritt 2. Entfernen Sie die technische Sprache

Achten Sie beim Bearbeiten auf Fachsprache oder Fachjargon, die Ihre Arbeit weniger zugänglich machen könnten. Selbst wenn Sie dies beim Verfassen des Papiers vermeiden wollten, ist es möglich, dass eine schwierige Sprache in das Dokument eindringt.

  • Vor allem, wenn Sie ein Experte für ein Thema sind, über das Sie schreiben, vergessen Sie leicht, zumindest für einen Moment, dass Ihre alltägliche Sprache für andere möglicherweise schwer zu verstehen ist.
  • Bedenken Sie, dass auch für Leute, die sich mit einem Thema noch nicht auskennen, nicht immer sofort ersichtlich ist, warum etwas wichtig ist. Politische Entscheidungsträger können normalerweise nicht Experten für jedes Thema sein, über das sie Entscheidungen treffen müssen.
Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 14

Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass die Struktur logisch ist

Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Fakten, die Sie aufgenommen haben, logisch aus dem Thema hervorgehen, wie Sie es zusammengefasst haben. Seien Sie doppelt sicher, dass alle von Ihnen vorgeschlagenen Lösungen auch diese Schlüsselüberlegungen berücksichtigen.

Schreiben Sie ein Briefing-Papier Schritt 15

Schritt 4. Sorgfältig Korrektur lesen

Nachdem Sie sich mit der Länge und dem Fluss des Papiers befasst haben, überprüfen Sie es noch einmal sorgfältig, um sicherzustellen, dass es frei von Fehlern ist.

Eine Arbeit mit Rechtschreib-, Stil- oder Grammatikfehlern wird von Ihrem Leser möglicherweise weniger ernst genommen. Möglicherweise richten Sie mehr Schaden als Nutzen an, wenn Sie ein solches Papier einreichen, da es Ihre Sichtweise diskreditieren könnte

Musterbriefing-Papiere

Beispiel für ein Briefing zur Alien-Invasion

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Beispiel für ein Briefing zum Grippeausbruch

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Beispiel für ein Dresscode-Briefing

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Tipps

  • Denken Sie daran, dass Ihr Papier zwar an eine bestimmte Person adressiert ist, aber auch andere lesen können – Mitarbeiter, Kollegen und sogar die Medien. Dies ist ein guter Grund, Ihr Schreiben so zugänglich wie möglich zu halten, auch wenn Ihr Zielleser einige Kenntnisse des Themas hat.
  • Lesen Sie Briefing-Papiere, die von prominenten Führungskräften und versierten Professoren verfasst wurden, um von ihren überzeugenden Ansätzen zu lernen.

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