Rundschreiben einfach schreiben – wikiHow

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Rundschreiben einfach schreiben – wikiHow
Rundschreiben einfach schreiben – wikiHow
Anonim

Das Schreiben eines unaufgeforderten Rundschreibens ist eine großartige Möglichkeit, Informationen an eine große Gruppe von Personen gleichzeitig zu übermitteln. Es wird am häufigsten verwendet, um Informationen über Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, die man bewerben möchte. Es kann jedoch auch für nicht-geschäftliche Zwecke verwendet werden, beispielsweise zur Verbreitung von Informationen über ein Gemeindetreffen oder über eine Veränderung in Ihrem Leben. Um selbst eine zu schreiben, müssen Sie sich zunächst für Ihr Thema und Ihre Stützpunkte entscheiden. Mit diesen können Sie Ihren Brief ganz einfach skizzieren und dann verfassen. Zum Abschluss müssen Sie es nur noch einmal auf Tippfehler durchlesen und sicherstellen, dass der Brief alle gewünschten Informationen enthält.

Schritte

Teil 1 von 3: Schreiben Sie Ihre Einführung

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 1

Schritt 1. Entscheiden Sie, an wen Ihr Brief gerichtet werden soll

Beim Schreiben eines Rundschreibens ist es wichtig, eine bestimmte Zielgruppe im Auge zu behalten. Wenn Sie von Anfang an wissen, wer Ihre Zielgruppe ist, können Sie einen klaren und effektiven Brief erstellen, der speziell auf sie zugeschnitten ist.

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 2

Schritt 2. Schreiben Sie eine einleitende Begrüßung

Beginnen Sie mit einer allgemeinen Anrede wie „Sehr geehrter Investor“oder „Hallo, lieber Kunde“. Diese einfache Begrüßung gibt den Ton für den Brief an und zeigt, dass Sie ein Profi sind.

  • Für einen Rundbrief, der an viele Menschen geht, können Sie nicht die übliche persönliche Begrüßung wie „Liebe Jane Smith“verwenden. Stattdessen müssen Sie eine sehr allgemeine Sprache verwenden und dennoch herzlich und engagiert sein.
  • Sie können eine herzliche Begrüßung wie "Sehr geschätzte Kunden" oder "Sehr geehrte Kollegen" oder eine einfache Begrüßung wie "Sehr geehrte Community-Mitglieder" versuchen.
Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 3

Schritt 3. Erklären Sie kurz, wer Sie sind

Diese Informationen sollten Ihre berufliche Position enthalten, sofern diese für das Schreiben relevant ist, und wie Sie mit den Lesern verbunden sind. Dies gibt dem Leser einen Kontext darüber, warum Sie ihm schreiben, und sagt ihm, warum er weiterlesen sollte.

Wenn Sie beispielsweise ein Catering-Unternehmen besitzen und an frühere Kunden schreiben, schreiben Sie: „Mein Name ist Erin Smith und ich besitze Catering Plus. Ich schreibe Ihnen heute, weil ich dankbar bin, Sie als Kunde in die Vergangenheit."

Spitze:

Auch wenn Sie der Meinung sind, dass jeder, der den Brief liest, bereits weiß, wer Sie sind, geben Sie ihm durch eine kurze Erklärung Ihrer Position einen Kontext dafür, warum Sie ihm schreiben.

Teil 2 von 3: Den Hauptteil Ihres Briefes verfassen

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 4

Schritt 1. Erzählen Sie Ihren Lesern im ersten Absatz von Ihrem Hauptthema

Wenn Sie einen Rundbrief schreiben, ist es wichtig, dass Sie dem Leser Ihren Standpunkt ziemlich schnell mitteilen. Anstatt um den heißen Brei herumzureden, sagen Sie dem Leser sofort, was er wissen soll. Dadurch wird sichergestellt, dass sie, auch wenn sie nicht weiterlesen, die allgemeine Idee verstehen.

  • Schreiben Sie, um für einen Verkauf zu werben? Schreiben Sie, um die Leute über eine Investitionsmöglichkeit zu informieren? Was auch immer die Hauptaussage ist, klären Sie das am Anfang.
  • Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Leser Ihr Produkt kauft, sagen Sie etwas wie: "Ich schreibe heute, weil ich ein wunderbares neues Produkt habe, von dem ich denke, dass Sie es nützlich finden könnten."

Spitze:

Die Hauptsache eines Rundschreibens sollte nicht kompliziert sein. Je klarer und einfacher Ihr Punkt ist, desto mehr Menschen werden ihn wahrscheinlich verstehen, selbst wenn Sie Ihren Brief kurz scannen.

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 5

Schritt 2. Erstellen Sie eine Liste Ihrer unterstützenden Punkte, damit Sie beim Schreiben darauf Bezug nehmen können

Zusätzliche Punkte oder Ideen, die Sie in dem Brief in einer Liste zum Ausdruck bringen möchten, können Ihnen dabei helfen, beim Schreiben des Briefes bei der Nachricht zu bleiben. Machen Sie Stichpunkte von allem, was Sie in den Brief aufnehmen möchten, damit Sie daran denken können, sie alle aufzunehmen, und streichen Sie sie durch, wenn Sie sie aufgenommen haben.

Wenn Sie beispielsweise über einen Verkauf eines von Ihnen verkauften Produkts schreiben, können Sie unter Aufzählungspunkten den Verkaufspreis oder den Rabattprozentsatz, die Laufzeit des Verkaufs und die Kontaktaufnahme zum Kauf des Produkts auflisten

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 6

Schritt 3. Geben Sie in 1 oder 2 Kernabsätzen unterstützende Informationen an

Jeder Ihrer Absätze sollte sich darauf konzentrieren, Ihren Gesamtpunkt zu unterstützen. Teilen Sie dem Leser detailliert mit, warum er Ihr Produkt benötigt, warum er tun sollte, was Sie von ihm verlangen, oder warum sich in Ihrem Unternehmen Veränderungen vollziehen. Dies müssen kurze, klare Absätze sein, die den zentralen Punkt Ihres Briefes stützen.

  • Wenn es in Ihrem Brief beispielsweise um einen Verkauf Ihres Unternehmens geht, machen Sie einen Absatz darüber, was genau zum Verkauf steht. Beginnen Sie den Absatz mit dem Schreiben: "Lassen Sie mich Ihnen etwas über dieses Produkt erzählen, damit Sie verstehen, was für ein tolles Angebot wir anbieten."
  • Ein weiterer Absatz könnte sich damit befassen, warum Ihr Angebot so günstig ist. Sie könnten diesen Absatz beginnen, indem Sie Ihren potenziellen Kunden sagen: "Wir bieten Ihnen ein so gutes Angebot für dieses Produkt, weil wir Sie als Kunden schätzen und unsere Einsparungen an Sie weitergeben möchten."
  • Wenn Sie den Mitarbeitern Ihres Unternehmens über den Umzug des Büros in ein neues Gebäude schreiben, sollten der Kern ein oder zwei Absätze einen allgemeinen Zeitplan für den Umzug enthalten und die voraussichtlichen Auswirkungen des Umzugs auf ihren Arbeitsablauf. Du könntest damit beginnen, zu sagen: „Der ganze Umzug sollte 2 Wochen dauern“und dann detailliert darauf eingehen, wie diese Zeit aufgeteilt wird.
Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 7

Schritt 4. Schreiben Sie einen abschließenden Absatz oder eine abschließende Aussage

In Ihrem Fazit sollten Sie Ihren Hauptpunkt wiederholen und dem Leser dafür danken, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihren Brief zu lesen. Dies wird Ihren Standpunkt klar machen und ein gutes Gefühl erzeugen, wenn der Leser Ihren Brief zu Ende gelesen hat.

Wenn Ihr Rundschreiben beispielsweise über Ihre neue berufliche Position informiert, wiederholen Sie Ihren Titel und warum diese Informationen für den Leser wichtig sein könnten. Sie könnten sagen: "Ich bin noch einmal sehr dankbar, jetzt Leiter der Marketingabteilung von Omniglobal zu sein und hoffe, dass ich mit dieser neuen Position eine neue und produktive Beziehung zu Ihrem Unternehmen aufbauen kann."

Teil 3 von 3: Korrekturlesen und Bearbeiten Ihres Briefes

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 8

Schritt 1. Bearbeiten Sie Ihren Brief hinsichtlich der Länge

Ein Rundschreiben sollte lang genug sein, um dem Leser alle relevanten Informationen zu geben, die er wissen soll. Es muss jedoch auch kurz genug sein, damit sich der Leser beim Lesen nicht langweilt. Wenn der Brief länger als eine Seite ist, muss er gekürzt werden. Suchen Sie nach Wiederholungen in Ihrem Schreiben und bearbeiten Sie diese. Beurteilen Sie auch, ob Ihr Leser alle von Ihnen bereitgestellten Details kennen muss, und nehmen Sie einige heraus, wenn dies nicht der Fall ist.

Es kann schwierig sein, Ihr eigenes Schreiben zu bearbeiten, da Sie dachten, dass alles, was Sie aufgenommen haben, wichtig genug ist, um es aufzunehmen. Aus diesem Grund sollten Sie jemanden mit frischen Augen bitten, Ihre Arbeit zu überprüfen

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 9

Schritt 2. Lesen Sie Ihren Brief durch und korrigieren Sie eventuelle Tippfehler

Wenn du mit dem Schreiben fertig bist, ist es wichtig, deine Arbeit durchzugehen, um nach Fehlern zu suchen. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Brief professionell rüberkommt und sich der Leser auf Ihre Botschaft konzentrieren kann, anstatt auf Ihre Fehler.

Spitze:

Wenn Sie sich auch nach der Durchsicht des Briefes Sorgen über Tippfehler machen, bitten Sie einen Freund oder Kollegen, ihn ebenfalls anzusehen.

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 10

Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass Sie autorisierte Informationen freigeben

Beim Versenden eines Geschäftsbriefes ist es wichtig, sehr begrenzte Informationen anzugeben. Versenden Sie keine vertraulichen Informationen oder Informationen, von denen Sie nicht möchten, dass sie die Öffentlichkeit in einem Rundschreiben erfährt.

Wenn Sie beispielsweise ein Rundschreiben an Mitarbeiter über einen Führungswechsel in Ihrem Unternehmen schreiben, möchten Sie in vielen Fällen die zugrunde liegenden Gründe für den Wechsel nicht angeben, da sie sich möglicherweise schlecht auf das Unternehmen auswirken oder sie könnten das Unternehmen für eine Klage öffnen

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 11

Schritt 4. Formatieren Sie Ihren Brief

Ihr Brief sollte ein Geschäftsformat haben, das den Namen Ihres Unternehmens und seine Adresse oben enthält, normalerweise in der Mitte. Wenn Sie einen Geschäftskopf haben, kann dieser diesem Zweck dienen. Sie sollten auch das Datum oben links über der Begrüßung angeben, damit die Leser wissen, ob der Brief aktuell ist, wenn sie ihn lesen.

Am Ende des Schreibens sollten Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen angeben, zu denen normalerweise Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer gehören

Schreiben Sie einen Rundbrief Schritt 12

Schritt 5. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihren Brief an die richtigen Personen senden

Nachdem Sie Ihren Brief fertig gestellt haben, müssen Sie ihn nur noch versenden. Schauen Sie sich Ihre Mailingliste jedoch noch einmal an, bevor Sie sie versenden, um sicherzustellen, dass sie an alle gesendet wird, an die Sie sie möchten, und dass die von Ihnen verwendeten Adressen korrekt sind.

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