Die professionellste Art, eine Adresse zu schreiben, ist die Verwendung der US Mail-Richtlinien. Schreiben Sie die Adresse vor dem Versenden richtig auf den Umschlag, damit Ihre Post sicher und schnell am gewünschten Ziel ankommt. Sie können auch ein paar zusätzliche Schritte unternehmen, um es professioneller zu machen.
Schritte
Umschlagvorlagen
Musterumschlag mit Attn
Musterumschlag in der Obhut einer anderen Person
Umschlagvorlage
Teil 1 von 3: Schreiben einer Geschäftsadresse in USPS-Code
Schritt 1. Verwenden Sie den Namen einer Person
Egal wohin der Brief geht, am besten adressieren Sie ihn nach Möglichkeit an eine Person. Finden Sie heraus, wer am besten geeignet ist, den Brief zu finden. Wenn Sie den Namen einer Person nicht finden können, ziehen Sie in Betracht, eine Abteilung wie die Personalabteilung zu verwenden.
Recherchieren Sie, um herauszufinden, an wen Sie es senden sollten. Wenn Sie beispielsweise einen Lebenslauf einsenden, schauen Sie sich online um, um die richtige Person zu finden. Wenn Sie keine Person finden, können Sie die Firma anrufen und fragen, an wen der Brief adressiert werden soll
Schritt 2. Verwenden Sie Ehrenzeichen mit dem Namen der Person
Ehrungen sind Dinge wie "Mr." und "Frau." die vor dem Namen einer Person stehen. Wählen Sie jedoch immer eine Berufsbezeichnung oder einen Berufstitel über MR, MS, MISS oder MRS. Wenn Sie beispielsweise eine Person mit einem Doktortitel schreiben, verwenden Sie "DR" vor ihrem Namen.
Schritt 3. Verwenden Sie nach Bedarf den individuellen Titel und den Funktionstitel
Geben Sie in der nächsten Zeile die Einzel- oder Berufsbezeichnung der Person ein, z. B. "ZERTIFIZIERTER ÖFFENTLICHER BUCHHALTER". Geben Sie in der nächsten Zeile den Titel der Person innerhalb des Unternehmens ein, z. B. "HEAD ACCOUNTANT". Wenn Sie nur einen finden können, verwenden Sie diesen.
Schritt 4. Fügen Sie die Abteilung oder Abteilung hinzu
Wenn der Brief an eine bestimmte Abteilung gehen muss, sobald er das Unternehmen erreicht, müssen Sie diese Abteilung in Ihrer Adresse angeben. Sie sollte eine eigene Zeile unter den Titeln der Person haben, z. B. "BUCHHALTUNGSABTEILUNG".
Schritt 5. Geben Sie als nächstes den Firmennamen ein
Als nächstes folgt ggf. der Name der Firma oder des Hauptempfängers. Wie die anderen Elemente erhält es eine eigene Zeile unterhalb der Abteilung oder Abteilung, an die der Brief gesendet wird. Stellen Sie sicher, dass der Name des Unternehmens vollständig korrekt ist, z. B. "ARIEL'S ACCOUNTING FIRM".
Schritt 6. Geben Sie die Straßenadresse ein
Jetzt sind Sie bei der Adresse, dem Ort, an dem sich das Geschäft tatsächlich befindet. Die Hausnummer steht zuerst, gefolgt von einer Richtungsabkürzung (falls zutreffend), wie "NW" oder "S". Geben Sie als Nächstes den Straßennamen sowie alle Suffixe an den Straßennamen ein, z. B. "ST".
Möglicherweise müssen Sie auch eine Suite-Nummer wie STE 118 eingeben
Schritt 7. Fügen Sie Stadt, Bundesland und Postleitzahl hinzu
Als nächstes schreiben Sie die Stadt und das Bundesland. Sie benötigen kein Komma zwischen den beiden und stellen sicher, dass Sie die Abkürzung für den Statuscode verwenden. Danach verwenden Sie die 5-stellige Postleitzahl sowie die 4-stellige Durchwahl mit einem Bindestrich dazwischen. Wenn Sie die 4-stellige Durchwahl nicht kennen, können Sie sie anhand der anderen Informationen auf der USPS-Website nachschlagen.
Teil 2 von 3: Verwenden von USPS-Mailing-Standards
Schritt 1. Machen Sie die Schrift groß genug
Die Schrift sollte groß genug sein, damit ein Postangestellter sie leicht lesen kann. Der Standard ist, dass die Schriftart lesbar sein sollte, wenn sie auf Armeslänge gehalten wird. Wenn Ihre Schrift in dieser Entfernung zu klein zum Lesen ist, wechseln Sie zu einer größeren.
USPS empfiehlt mindestens eine lesbare 8-Punkte-Schrift
Schritt 2. Satzzeichen überspringen
Der USPS bevorzugt, dass Sie beim Schreiben der Adresse keine Satzzeichen verwenden. Das heißt, verwenden Sie keine Kommas oder Punkte, auch nicht, um den Staat von der Stadt zu trennen. Verwenden Sie auch keine Punkte nach Abkürzungen wie "ST" oder "NW".
Sie können jedoch Bindestriche verwenden, wenn die Hausnummer dies erfordert. Sie können auch einen Bindestrich zwischen der 5-stelligen Postleitzahl und der 4-stelligen Durchwahl verwenden
Schritt 3. Verwenden Sie Großbuchstaben
Das USPS verlangt nicht, dass Adressen nur Großbuchstaben verwenden. Es ist jedoch die bevorzugte Methode zum Schreiben einer Adresse. Achten Sie daher darauf, die gesamte Adresse groß zu schreiben, nicht nur den Anfang jedes Wortes.
Schritt 4. Suchen Sie die Standardabkürzungen
Das USPS hat Standardabkürzungen für Dinge wie Richtungswörter, Straßensuffixe und Staaten. Finden Sie die richtigen Abkürzungen für die von Ihnen verwendeten Wörter auf der USPS-Website, um sicherzustellen, dass Ihr Brief dort ankommt, wo Sie ihn benötigen.
Schritt 5. Platzieren Sie die Adressen an den richtigen Stellen
Denken Sie daran, dass Sie auch Ihre Rücksendeadresse angeben müssen. Beide Adressen sollten auf derselben Seite liegen. Ihre Adresse sollte sich in der oberen linken Ecke befinden, während die Hauptadresse nach rechts, aber vertikal zentriert sein sollte.
Teil 3 von 3: Das Dokument professionell machen
Schritt 1. Geben Sie die Adressen ein
Am besten geben Sie die Adressen ein. Sie können entweder Etiketten verwenden, auf die Sie drucken, oder direkt auf den Umschlag drucken. Sie können auch einfach auf ein einfaches Blatt Papier drucken, das Etikett ausschneiden und aufkleben, obwohl das am Ende unordentlich werden kann.
Ihre Textverarbeitungssoftware sollte über Vorlagen zum Drucken auf Etiketten und Umschlägen verfügen. Wählen Sie die Vorlage aus, die zu den von Ihnen gekauften Etiketten passt, und geben Sie die Adresse sowohl für die Absenderadresse als auch für die Rücksendeadresse ein. Wählen Sie alternativ die Vorlage, die zu Ihrem Umschlag passt, geben Sie die Adressen ein und drucken Sie sie aus
Schritt 2. Ziehen Sie in Erwägung, einen Umschlag in voller Größe zu verwenden
Denken Sie beim Versenden eines Briefes wie eines Lebenslaufs daran, einen 12 x 9-Umschlag zu verwenden. Auf diese Weise müssen Sie Ihren Brief nicht falten, damit er in den Umschlag passt. Wenn der Empfänger es bekommt, sieht es professioneller aus. Beachten Sie jedoch, dass größere Umschläge für den Versand teurer sind.
Wenn es nicht zerknittert ist, kann der Arbeitgeber auch einfacher Kopien erstellen
Schritt 3. Vermeiden Sie Büroklammern oder Heftklammern
Büroklammern und Heftklammern können den Lebenslauf weniger professionell aussehen lassen. Eine bessere Option ist, keines von beiden zu verwenden, und stellen Sie nur sicher, dass Sie auf jeder Seite Ihren Nachnamen und eine Seitenzahl haben, damit, wenn eines mit anderen Papieren verwechselt wird, es wieder in die richtige Reihenfolge gebracht werden kann.
Schritt 4. Überspringen Sie Mailing-Dienste für Lebensläufe
Einige Leute nutzen Mailing-Dienste, um eine große Anzahl ihrer Lebensläufe an potenzielle Arbeitgeber zu senden. Viele dieser Unternehmen verwenden jedoch die gleichen Schriftarten und Stile für alle ihre Lebensläufe, und Arbeitgeber werden sie ablehnen, ohne sie auch nur anzuschauen. Bleiben Sie dabei, es selbst zu tun.