So schreiben Sie einen Arbeitsbericht (mit Bildern)

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So schreiben Sie einen Arbeitsbericht (mit Bildern)
So schreiben Sie einen Arbeitsbericht (mit Bildern)
Anonim

Einen Arbeitsbericht zu schreiben mag überwältigend sein, aber es könnte einfacher sein, als Sie denken. Arbeitsberichte werden normalerweise verwendet, um Ihren Fortschritt bei einem Arbeitsprojekt zu erläutern oder Ihre Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu einem Arbeitsplatzproblem zu geben. Um auf einfache Weise einen effektiven Arbeitsbericht zu schreiben, sollten Sie zunächst Ihren Zweck, Ihr Publikum, Ihre Forschung und Ihre Botschaft berücksichtigen. Entwerfen Sie dann Ihren Bericht in einem typischen Format für Geschäftsberichte. Schließlich können Sie den Bericht überarbeiten, um ihn wirksam zu machen.

Schritte

Teil 1 von 3: Planung eines Arbeitsberichts

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 1

Schritt 1. Identifizieren Sie den Zweck und das Thema Ihres Berichts

In einigen Fällen wurden Sie möglicherweise um einen Bericht gebeten. Ihr Zweck oder Thema wird wahrscheinlich in der Anfrage enthalten sein. Wenn Sie sich über Ihren Zweck oder Ihr Thema nicht sicher sind, überlegen Sie, welche Botschaft Sie an Ihr Publikum senden. Zur Klärung können Sie auch mit Ihrem Chef oder Vorgesetzten sprechen.

Ihr Zweck kann beispielsweise darin bestehen, ein geschäftliches Problem zu analysieren, die Ergebnisse eines von Ihnen bearbeiteten Projekts zu erläutern oder Ihrem Vorgesetzten einen Überblick über Ihren Arbeitsfortschritt zu geben

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 2

Schritt 2. Wählen Sie einen Ton und eine Sprache, die zu Ihrem Publikum passen

Überlegen Sie, was Ihr Publikum bereits wissen wird und wie viel Fachjargon es verstehen wird. Beim Verfassen eines Arbeitsberichts können Sie oft mehr Fachsprache und Fachjargon verwenden als beim Schreiben für die breite Öffentlichkeit.

  • Wer wird Ihren Bericht lesen? Beziehen Sie alle Personen ein, die den Bericht vernünftigerweise in Ihrem Publikum verwenden könnten.
  • Wenn Sie für verschiedene Arten von Lesern schreiben, geben Sie alle notwendigen Informationen an, die Ihr am wenigsten informierter Leser verstehen kann. Verwenden Sie jedoch für jeden Abschnitt Überschriften, damit informierte Leser für sie überflüssige Informationen überspringen können. Sie können auch Abschnitte für jede Zielgruppe einschließen, um ihre Bedenken auszuräumen.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 3

Schritt 3. Sammeln Sie gegebenenfalls Ihre Recherche- und Begleitmaterialien

Fügen Sie die Materialien hinzu, die Sie verwendet haben, um Ihre Schlussfolgerungen zu ziehen oder Ihre Empfehlungen zu entwickeln. Sie werden bei der Erstellung Ihres Berichts auf diese Materialien zurückgreifen und müssen sie möglicherweise in die Anhänge Ihres Berichts aufnehmen. Folgende Materialien können Sie bei der Erstellung Ihres Berichts verwenden:

  • Finanzinformation
  • Diagramme
  • Grafiken
  • Statistische Information
  • Umfragen
  • Fragebögen
  • Interviews mit Experten, Mitarbeitern, Kunden etc.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 4

Schritt 4. Überprüfen Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben

Ein guter Fortschrittsbericht gibt einen schnellen Überblick über die von Ihnen geleistete Arbeit, was Sie als nächstes tun werden und ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Betrachten Sie es am besten als Antwort auf Fragen, die die Leute zu Ihrem Projekt haben könnten. Folgende Dinge sollten Sie in Ihren Bericht aufnehmen:

  • Hat sich der Projektumfang geändert?
  • Welche Aufgaben haben Sie seit dem letzten Fortschrittsbericht erledigt?
  • Welche Aufgaben werden Sie als nächstes erledigen?
  • Sind Sie auf dem richtigen Weg, das Projekt termingerecht abzuschließen? Wenn nicht, warum?
  • Auf welche Hindernisse sind Sie gestoßen und wie werden Sie diese überwinden?
  • Hast du diesen Monat etwas gelernt?
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 5

Schritt 5. Skizzieren Sie die Informationen, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen müssen

Notieren Sie Ihre Ideen in einer lockeren Gliederung, um Ihnen beim Schreiben zu helfen. Entwickeln Sie bei der Gliederung Überschriften für Ihren Bericht, die Ihnen dabei helfen, das zu organisieren, was Sie sagen müssen. Ihre Gliederung muss nicht ordentlich oder gut entwickelt sein, da sie nur für Sie bestimmt ist.

  • In den meisten Fällen beginnen Sie Ihren Bericht mit der Erläuterung Ihrer Ergebnisse, Schlussfolgerungen oder Empfehlungen. Erklären Sie dann, wie Sie zu diesem Punkt gekommen sind und Ihre Argumentation, falls zutreffend.
  • Wenn Sie eine kontroverse Schlussfolgerung oder Empfehlung abgeben möchten, erklären Sie zuerst Ihren Prozess und Ihre Argumentation, damit Ihr Publikum verstehen kann, warum Sie auf diese Idee gekommen sind.

Teil 2 von 3: Einen Arbeitsbericht erstellen

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 13

Schritt 1. Verwenden Sie ein Deckblatt oder eine Titelseite

Ihre Titelseite sollte den Namen Ihres Berichts enthalten, gefolgt von dem Datum, an dem Sie ihn eingereicht haben, in einer separaten Zeile. Listen Sie in einer dritten Zeile die Namen aller Autoren auf. Schreiben Sie dann den Namen Ihrer Organisation in eine vierte Zeile.

  • In einigen Fällen können Sie auch ein Anschreiben beifügen, in dem Sie erklären, warum Sie den Bericht verfasst haben, was er enthält und was Ihrer Meinung nach als nächstes getan werden muss. Dies ist häufiger bei Berichten der Fall, deren Erstellung lange gedauert hat oder die eine zusätzliche Erklärung erfordern, bevor der Leser den Bericht selbst betrachtet.
  • Geben Sie für einen Fortschrittsbericht Ihren Namen, Projektnamen, Datum und Berichtszeitraum auf einer Titelseite an. Setzen Sie jedes Element in eine separate Zeile. Sie können jede Zeile mit „Name“, „Projektname“, „Datum“und „Berichtszeitraum“beschriften oder einfach die Informationen auflisten.
  • Fragen Sie Ihren Chef, ob es konkrete Empfehlungen zur Formatierung Ihres Arbeitsberichts gibt. Sie sind Ihre beste Ressource für die Erstellung Ihres Berichts.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 14

Schritt 2. Geben Sie eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Informationen an

Fügen Sie Ihre Schlussfolgerungen, Begründungen und Empfehlungen hinzu. Auf diese Weise kann jemand die Hauptpunkte Ihres Berichts verstehen, ohne das gesamte Papier zu lesen. Sie müssen keine detaillierte Erklärung schreiben, aber der Leser sollte verstehen, worum es in dem Bericht geht. Ihre Executive Summary sollte 0,5 bis 1 Seite lang sein.

  • Sie müssen nicht den gesamten Bericht zusammenfassen. Konzentrieren Sie sich einfach auf die wichtigsten Ideen im Bericht, z. B. die wichtigsten Empfehlungen oder Schlussfolgerungen, die Sie präsentieren.
  • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, können Sie diesen Abschnitt überspringen.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 15

Schritt 3. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu, das den Inhalt Ihres Berichts auflistet

Listen Sie die Abschnittsüberschriften im Inhaltsverzeichnis sowie die Seitenzahlen auf, an denen der Abschnitt beginnt. Auf diese Weise können Ihre Leser leicht in Ihrem Bericht navigieren und die benötigten Informationen finden.

  • Verwenden Sie Titel und Überschriften für jeden Abschnitt, damit Ihr Bericht leicht zu lesen ist.
  • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, müssen Sie normalerweise kein Inhaltsverzeichnis hinzufügen, es sei denn, Ihr Chef möchte dies. Fügen Sie jedoch Titel und Überschriften für jeden Abschnitt hinzu, um die Navigation in Ihrem Bericht zu erleichtern.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 16

Schritt 4. Schreiben Sie eine Einführung, um einen Überblick über den Bericht zu geben

Erzählen Sie dem Leser, was Sie dazu bewogen hat, diesen Arbeitsbericht zu schreiben. Fassen Sie den Kontext rund um den Bericht zusammen und erläutern Sie Ihren Zweck. Sehen Sie sich die Fragen, die Sie beantworten werden, oder das Problem, das Sie lösen werden, in der Vorschau an. Geben Sie den Umfang Ihres Berichts sowie eine Roadmap des Inhalts an.

  • Ihre Einführung muss nicht lang sein. Seien Sie direkt und spezifisch, damit Ihr Leser den Kontext und Zweck ohne lange Erklärung versteht.
  • Schreiben Sie 2-4 Absätze für Ihre Einleitung.
  • Für einen Fortschrittsbericht sollte Ihre Einleitung nur 1-2 Absätze lang sein. Es sollte Ihr Projekt und das, was Sie erreichen möchten, zusammenfassen. Sie können auch eine Vorschau der abgeschlossenen Arbeit und der nächsten geplanten Schritte anzeigen.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 17

Schritt 5. Erklären Sie die Ergebnisse oder Schlussfolgerungen, die Sie präsentieren

Geben Sie einen grundlegenden Überblick über die Recherchen oder Bewertungen, die Sie im Zusammenhang mit diesem Projekt durchgeführt haben. Besprechen und interpretieren Sie dann Ihre Ergebnisse und wie sie sich auf das Thema Ihres Berichts beziehen.

  • In den meisten Fällen enthält dieser Abschnitt einen einleitenden Absatz und eine Liste der Schlussfolgerungen, die Sie gezogen haben.
  • So könnte eine Schlussfolgerung aussehen: „1. Unsere Bevölkerung altert, was zu mehr Gesundheitsrisiken bei unserer Kundschaft führt.“
  • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, haben Sie keine Ergebnisse oder Schlussfolgerungen vorzulegen. Listen Sie stattdessen Ihre Leistungen oder erledigten Aufgaben im Abschnitt nach Ihrer Einführung auf. Sie können in diesem Abschnitt auch einen kurzen Absatz mit 2 bis 4 Sätzen angeben. Eine Liste ist jedoch in der Regel ausreichend. Du könntest auflisten „200 US-Dollar gesammelt, um das Festivalzelt zu bezahlen“, „Mit deinem Partyplan zusammengeschlossen, um die Festivalplanung zu verwalten“und „1500 Einwohner befragt, um öffentliche Beiträge zu sammeln“.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 18

Schritt 6. Geben Sie Ihre Empfehlungen für das weitere Vorgehen ab

Ihre Empfehlungen sollten erklären, was in Zukunft passieren wird. Erklären Sie, was Ihre Lösungen lösen werden und wie sie sich auf Ihre Schlussfolgerungen beziehen. Nachdem Sie Ihre Erklärung geschrieben haben, geben Sie Ihre Empfehlungen in einer nummerierten Liste an und beginnen Sie jede mit einem Verb. Listen Sie Ihre Empfehlungen vom Wichtigsten zum Unwichtigsten auf.

  • Du könntest zum Beispiel schreiben: „1. Schulen Sie alle Mitarbeiter in der Durchführung von HLW.“
  • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, listen Sie stattdessen die nächsten Aufgaben oder Ziele auf, die Sie in Ihrem bevorstehenden Arbeitszeitraum erreichen möchten. Du könntest zum Beispiel "Anbieter für das Festival suchen", "Festivaldesigns genehmigen" und "Werbeposter bestellen" auflisten.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 19

Schritt 7. Besprechen Sie Ihren Prozess und die Gründe für Ihre Schlussfolgerungen

Erklären Sie, wie Sie das Thema, Problem oder Problem angegangen sind. Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse und erklären Sie dann, wie sie zu Ihren Empfehlungen führen. Unterteilen Sie Ihre Diskussion in verschiedene Abschnitte mit Überschriften, die Ihrem Leser sagen, was in diesem Abschnitt enthalten ist.

  • Dies beinhaltet eine längere Diskussion Ihrer Forschung und Bewertungen.
  • Dieser Abschnitt sollte in Ihrem Bericht der längste sein.
  • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Fügen Sie stattdessen einen Abschnitt über die Hindernisse ein, mit denen Sie während der Arbeit an dem Projekt konfrontiert waren und wie Sie sie überwunden haben. Sie könnten schreiben: „Viele Einwohner haben die Umfrage nicht zurückgesendet, weil sie kein vorausbezahltes Porto enthielt. In Zukunft werden wir unsere Umfragen mit Porto versehen oder den Bewohnern die Möglichkeit geben, ihre Umfrage digital durchzuführen.“
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 20

Schritt 8. Listen Sie alle Referenzen auf, die Sie bei der Erstellung Ihres Berichts verwendet haben

Referenzen können Zeitschriftenartikel, Nachrichtenartikel, Interviews, Umfragen, Fragebögen, statistische Ergebnisse und andere verwandte Informationen sein. Zitieren Sie diese Referenzen am Ende Ihres Berichts und kennzeichnen Sie die Seite „Referenzen“.

  • Sofern nicht anders angegeben, verwenden Sie die APA-Formatierung für Geschäftsberichte.
  • Sie können diesen Abschnitt überspringen, wenn Sie einen Fortschrittsbericht erstellen.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 21

Schritt 9. Stellen Sie Anhänge für Materialien wie Umfragen, Fragebögen oder E-Mails bereit

Nicht jeder Arbeitsbericht benötigt Anhänge. Sie können sie jedoch hinzufügen, wenn Sie Ihrem Leser Materialien, auf die Sie verwiesen haben, oder zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen möchten, die ihm helfen, das Thema oder Ihre Ergebnisse besser zu verstehen. Beschriften Sie jeden Anhang mit einem separaten Buchstaben.

  • Beispielsweise könnten Sie „Anhang A“, „Anhang B“und „Anhang C“haben.
  • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, müssen Sie diesen Abschnitt nicht einschließen.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 12

Schritt 10. Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung Ihrer Ergebnisse oder Ihres Fortschritts bei

Möglicherweise müssen Sie keine Schlussfolgerung einfügen, aber eine Zusammenfassung kann eine schöne Zusammenfassung Ihrer Bemühungen sein. Halten Sie Ihre Schlussfolgerung in 3-4 Sätzen zusammen, in denen Sie die Informationen zusammenfassen, die Sie in Ihrem Bericht präsentiert haben.

Du könntest schreiben: „Das Planungsprojekt für das Kunstfestival ist auf dem richtigen Weg, um termingerecht abgeschlossen zu werden. Wir haben 90 % unserer Vorplanungsaktivitäten abgeschlossen und konzentrieren uns jetzt auf den Materialeinkauf. Das Projekt hat keine herausragenden Hindernisse, aber wir werden uns in Zukunft mit allfälligen Hindernissen befassen.“

Teil 3 von 3: Ihren Bericht effektiv gestalten

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 6

Schritt 1. Verwenden Sie klare Überschriften, um Ihrem Publikum die Navigation durch den Bericht zu erleichtern

Erstellen Sie Überschriften, die direkt und direkt auf den Punkt kommen. Der Leser sollte genau wissen, was Ihr Bericht beinhaltet.

  • Ihre Überschriften könnten sein: Einführung, erledigte Aufgaben, Ziele für das nächste Quartal, Hindernisse und Lösungen und Schlussfolgerung.
  • Passen Sie Ihre Überschriften an die Informationen in Ihrem Bericht an.
  • Für einen Fortschrittsbericht ist Ihr Publikum wahrscheinlich Ihr Vorgesetzter, Ihr Team oder Ihre Kunden.
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 22

Schritt 2. Verwenden Sie eine einfache, direkte Sprache, um Ihre Ideen zu vermitteln

Ein Arbeitsbericht muss keine großen Worte und kreativen Sätze enthalten. Sie müssen dem Leser nur Ihren Standpunkt vermitteln. Drücken Sie Ihre Ideen in den einfachsten Worten aus, um es direkt auf den Punkt zu bringen.

Sie würden schreiben: "Der Umsatz ist im vierten Quartal um 50 % gestiegen" anstatt: "Der Umsatz ist um 50 % in die Höhe geschossen, um herausragende Gewinne im vierten Quartal zu erzielen."

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 23

Schritt 3. Verwenden Sie prägnantes Schreiben, um Ihren Bericht so kurz wie möglich zu halten

Mehr als nötig zu schreiben verschwendet sowohl Ihre Zeit als auch die Ihrer Leser. Schneiden Sie den Flaum ab und kommen Sie direkt zu Ihrem Punkt.

  • Denken Sie daran, dass einige Arbeitsberichte lang sein können, da sie viele Informationen enthalten können. Trotzdem sollte Ihr Schreiben prägnant sein.
  • Es ist in Ordnung zu schreiben: „Der Umsatz ist im letzten Quartal gestiegen, nachdem die Vertriebsmitarbeiter Kaltakquise eingeführt haben“, anstatt: „Wir haben im letzten Verkaufsquartal einen exponentiellen Anstieg der Einnahmen verzeichnet, als unsere talentierten, engagierten Vertriebsmitarbeiter anfingen, potenzielle Kunden kalt anzurufen bitten Sie sie, mehr Produkte zu kaufen."
Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 24

Schritt 4. Drücken Sie Ihre Ideen mit objektiver und nicht emotionaler Sprache aus

Bleiben Sie bei den Fakten und lassen Sie den Leser Schlussfolgerungen aus einer objektiven Sicht des Themas ziehen. Auch wenn Sie Empfehlungen für das weitere Vorgehen bei einem Thema geben, versuchen Sie nicht, die Emotionen des Lesers zu wecken, um ihn zu überzeugen. Erlauben Sie dem Leser, sich auf der Grundlage einer objektiven Sicht der Tatsachen eigene Ideen und Urteile zu bilden.

Anstatt zu schreiben: „Unengagierte Mitarbeiter haben eine niedrige Arbeitsmoral, wodurch sich das Büro wie eine seelenlose Maschine anfühlt“, könnten Sie schreiben: „Mitarbeiter, deren Produktivität niedriger bewertet wurde als andere, gaben an, sich nicht mehr engagiert zu fühlen.“

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 25

Schritt 5. Vermeiden Sie in den meisten Berichten den Slang sowie das Wort "I"

Es kann sinnvoll sein, "I" in einem Fortschrittsbericht zu verwenden, wenn Sie über ein Projekt schreiben, an dem Sie alleine arbeiten. Verwenden Sie andernfalls in Ihrem Arbeitsbericht weder das Wort "I" noch andere umgangssprachliche Wörter. Es ist jedoch in Ordnung, "Sie" zu verwenden, wenn Sie einen Satz an Ihren beabsichtigten Leser richten.

Halten Sie Ihre Sprache während Ihres gesamten Berichts professionell

Einen Arbeitsbericht schreiben Schritt 26

Schritt 6. Lesen Sie Ihren Bericht Korrektur, um sicherzustellen, dass er keine Fehler enthält

Grammatik- und Rechtschreibfehler untergraben die Professionalität Ihres Arbeitsberichts. Lesen Sie sich den Bericht unbedingt durch, um sicherzustellen, dass Sie keine Tippfehler, schlechte Formulierungen oder falsch verwendete Wörter enthalten. Am besten lesen Sie Ihren Bericht mindestens zweimal Korrektur.

  • Wenn Sie können, lassen Sie Ihren Bericht von jemand anderem Korrektur lesen, da es schwierig ist, alle Ihre eigenen Fehler zu erkennen.
  • Wenn es die Zeit erlaubt, legen Sie Ihren Bericht mindestens 24 Stunden beiseite, bevor Sie ihn Korrektur lesen.

Tipps

  • Nachdem Sie Ihren ersten Arbeitsbericht verfasst haben, können Sie ihn als Vorlage für zukünftige Berichte verwenden.
  • Ihr Arbeitsplatz verfügt möglicherweise über eine Vorlage für Arbeitsberichte. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, ob Sie eine Vorlage für Ihren Bericht verwenden können.
  • Wenn möglich, stützen Sie Ihr Berichtsformat auf einen vorhandenen Arbeitsbericht Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation. Überprüfen Sie die Akten in Ihrem Büro oder bitten Sie Ihren Kollegen oder Vorgesetzten um eine Kopie eines vorhandenen Berichts.

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