Einfache Möglichkeiten zum Schreiben eines IT-Berichts (mit Bildern)

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Einfache Möglichkeiten zum Schreiben eines IT-Berichts (mit Bildern)
Einfache Möglichkeiten zum Schreiben eines IT-Berichts (mit Bildern)
Anonim

Ob in einer Universität oder im Berufsleben, ein Bericht zur Informationstechnologie (IT) beschreibt eine bestimmte technische Frage und die von Ihnen durchgeführten Recherchen, um diese Frage zu beantworten. Als Ergebnis Ihrer Recherche kommen Sie zu konkreten Schlussfolgerungen und geben dann Empfehlungen zur Umsetzung Ihrer Schlussfolgerungen in der Branche, in der Sie studiert haben oder in der Sie arbeiten. IT-Berichte sind so konzipiert, dass die Leser nicht unbedingt jeden Abschnitt lesen müssen, um verstehen Sie die Stoßrichtung Ihrer Ergebnisse. Aus diesem Grund ist ihre Struktur formelhaft und vorhersehbar.

Schritte

Teil 1 von 3: Ihren Bericht formatieren

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 1

Schritt 1. Erstellen Sie eine Titelseite für Ihren Bericht

Die Titelseite Ihres Berichts ist normalerweise eine eigene separate Seite, auf die der Bericht selbst folgt. Neben dem Titel Ihres Berichts enthält die Titelseite normalerweise Ihren Namen, das Datum und für wen Sie den Bericht schreiben.

  • Wenn Sie beispielsweise in der Schule sind, enthält Ihre Titelseite den Namen der Klasse, für die Sie den Bericht schreiben, zusammen mit Ihrem Professor oder Dozenten.
  • Wenn Sie das Zeugnis für die Erfüllung eines bestimmten Abschlusses schreiben, enthält die Titelseite normalerweise eine entsprechende Sprache. Du könntest zum Beispiel schreiben "In Erfüllung der Anforderungen für den MSIT-Abschluss eingereicht."
Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 2

Schritt 2. Skizzieren Sie die Überschriften jedes Abschnitts

Einige der Überschriften eines IT-Berichts, einschließlich Einleitung, Zusammenfassung, Referenzen und Anhängen, sind unabhängig vom Thema Ihres Berichts gleich. Für den Hauptteil Ihres Berichts spiegeln Ihre Überschriften jedoch das spezifische Thema wider, das Sie untersucht haben.

  • IT-Berichte verwenden normalerweise ein standardmäßiges dezimales Nummerierungssystem. Die Hauptabschnitte beginnen bei "1.0" und werden fortlaufend fortgesetzt. Unterabschnitte sind mit "1.1" gekennzeichnet, Unterabschnitte mit "1.1.1" und so weiter.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Überschriften eine konsistente und parallele Struktur haben. Wenn eine Ihrer Überschriften beispielsweise ein Gerundium war, wie etwa "Informationsmanagement-Stile bewerten", sollten die restlichen Überschriften dieselbe Struktur haben.
Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 3

Schritt 3. Formatieren Sie Ihr Inhaltsverzeichnis

Ihr Inhaltsverzeichnis enthält alle Abschnitte und Unterabschnitte Ihres Berichts sowie die Seitenzahl, auf der sie beginnen. Ein Inhaltsverzeichnis macht es Ihrem Leser leicht, zwischen Ihren Abschnitten zu wechseln.

Die meisten Textverarbeitungsprogramme verfügen über eine funktionale Vorlage, mit der Sie automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen können. Das Inhaltsverzeichnis aktualisiert dann die Seitenzahlen, während Sie Ihren Bericht erstellen oder überarbeiten

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 4

Schritt 4. Erstellen Sie Ihre Referenzliste mit der entsprechenden Zitiermethode

Wenn Sie Ihre Referenzen formatieren, bevor Sie mit der Erstellung Ihres Berichts beginnen, können Sie sie einfacher einfügen, ohne Ihren Schreibvorgang zu unterbrechen. Wenn Sie Formatierungsfragen haben, können Sie diese jetzt überprüfen, ohne dass es sich wie eine Ablenkung anfühlt.

Wenn Sie nicht herausfinden können, wie Sie die Referenz für eine ungewöhnliche Quelle formatieren, müssen Sie möglicherweise das Schreiben Ihres Berichts abbrechen und die Referenz im entsprechenden Styleguide oder online nachschlagen. Wenn Sie gerade Ihren Bericht schreiben, kann dies Ihnen am Ende einiges an Zeit und Aufmerksamkeit rauben

Spitze:

Beziehen Sie in dieser Phase alle potenziellen Referenzen ein, die Sie bei Ihrer Recherche gefunden haben. Nachdem Sie Ihren Bericht verfasst haben, können Sie alle Quellen löschen, die Sie letztendlich nicht verwendet haben.

Teil 2 von 3: Erstellen Ihres Berichts

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 5

Schritt 1. Fügen Sie ein Glossar aller Abkürzungen oder Fachbegriffe hinzu, die in Ihrem Bericht verwendet werden

Listen Sie Abkürzungen, Akronyme und andere Fachbegriffe, die Sie in Ihrem Bericht verwenden, auf einer separaten Seite am Anfang Ihres Berichts auf. Auf diese Weise müssen Sie in Ihrem Bericht keinen Platz verschwenden, um diese Begriffe zu definieren.

Wenn Sie Ihren Bericht noch nicht geschrieben haben, haben Sie möglicherweise noch keine vollständige Liste. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Arbeit beginnen, können Sie zurückgehen und Wörter hinzufügen, die Sie verpasst haben

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 6

Schritt 2. Geben Sie in Ihrer Einführung Hintergrundinformationen an

Der Zweck der Einführung besteht darin, Ihren Bericht in einen Kontext zu stellen und seinen Zweck zu erläutern. Sie können auch eine Zusammenfassung Ihres Forschungsprozesses und der Ergebnisse Ihrer Arbeit beifügen.

Einleitungen enthalten oft einen Absatz, der die Struktur Ihres Berichts umreißt. Im Allgemeinen ist es einfacher zu warten und diesen Absatz zu schreiben, nachdem Sie Ihren Bericht fertiggestellt haben, um seine Richtigkeit sicherzustellen

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 7

Schritt 3. Beschreiben Sie die gefundenen Informationen und Beweise

Der Hauptteil Ihres Berichts besteht aus Abschnitten, die Ihre Informationen zusammen mit Beispielen und Beweisen aus Ihrer Forschung präsentieren. Organisieren Sie diese Informationen logisch und verwenden Sie geeignete Überschriften und Unterüberschriften, die es Ihrem Leser ermöglichen, leicht in Ihrem Bericht zu navigieren.

Während der Großteil Ihres Textes aus ganzen Absätzen bestehen sollte, können Sie gegebenenfalls auch große Textblöcke mit Aufzählungs- oder nummerierten Listen aufteilen

Spitze:

Das Einfügen von Abbildungen und Tabellen hilft Ihnen, Informationen effizienter zu kommunizieren, damit Ihr Leser Ihre Ergebnisse auf einen Blick verstehen kann.

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 8

Schritt 4. Präsentieren Sie Empfehlungen, die Sie basierend auf Ihren Ergebnissen haben

Ihre Empfehlungen unterscheiden sich je nach Zielgruppe und dem Grund, warum Sie den Bericht verfasst haben. Im Allgemeinen enthalten Ihre Empfehlungen konkrete Vorschläge, wie Sie Ihre Schlussfolgerungen umsetzen oder die Informationen anwenden können, die Sie durch Ihre Recherche gefunden haben.

  • Wenn Sie im universitären Umfeld schreiben, können Ihre Empfehlungen zusätzliche Fragen enthalten, die durch Ihre Ergebnisse aufgeworfen werden und wo weitere Forschungen durchgeführt werden könnten.
  • Wenn Sie am Arbeitsplatz schreiben, würden Ihre Empfehlungen wahrscheinlich Möglichkeiten für Ihren Arbeitgeber enthalten, Ihre Ergebnisse umzusetzen oder Probleme zu beheben, die Sie durch Ihre Recherchen entdeckt haben.
Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 9

Schritt 5. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge mit Rohdaten oder anderen Details hinzu

Anhänge enthalten Rohdaten, detaillierte Zeichnungen, Codierungen, Berechnungen und andere unterstützende Informationen, die nicht in Ihren Bericht passten. Sie können sich dies als Informationen vorstellen, die Ihren Leser dazu bringen würden, sich in Ihrem Bericht „auf den Grund zu gehen“.

  • Die Informationen in Ihren Anhängen sind für Ihren durchschnittlichen Leser möglicherweise nicht von Interesse, insbesondere wenn Sie an einem Arbeitsplatz schreiben. Es sind jedoch Informationen, die andere Forscher untersuchen möchten.
  • Anhänge werden normalerweise mit einer Zahl oder einem Buchstaben und einem Titel versehen. Wenn Sie die Informationen in Ihrem Text besprechen, die sich auf einen bestimmten Anhang beziehen, verwenden Sie einen Verweis in Klammern, um Ihre Leser darauf hinzuweisen. Sie könnten zum Beispiel schreiben: "Rohdaten, die bei der Nutzung sozialer Medien gesammelt wurden, sind in Anhang 1 aufgeführt."
Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 10

Schritt 6. Erstellen Sie zuletzt die Executive Summary oder das Abstract

Die Executive Summary bietet eine Momentaufnahme Ihres Berichts für vielbeschäftigte Leser, die nur das Wesentliche des Berichts erfahren möchten, ohne das Ganze lesen zu müssen. Da es Ihren Bericht zusammenfasst, ist es normalerweise einfacher, es zu schreiben, wenn Sie warten, bis Sie den Bericht fertig gestellt haben.

  • Es kann hilfreich sein, Informationen zu notieren, die Sie in die Zusammenfassung aufnehmen möchten, während Sie Ihren Bericht schreiben.
  • Bei einem kürzeren Bericht umfasst Ihre Zusammenfassung in der Regel nur 100-200 Wörter. Es kann höchstens eine Seite umfassen. Es sollte jedoch nie länger als eine Seite sein.

Teil 3 von 3: Nehmen Sie Ihre letzten Änderungen vor

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 11

Schritt 1. Überprüfen Sie Ihren Bericht anhand der Anweisungen oder Richtlinien, die Sie erhalten haben

Wenn Ihr Lehrer oder Arbeitgeber bestimmte Ziele für Ihren Bericht hatte, lesen Sie Ihren Bericht durch und stellen Sie sicher, dass er alle diese Ziele erfüllt. Wenn Sie bestimmte Anweisungen befolgen sollten, verwenden Sie diese als Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgabe erfüllt haben.

Wenn sich herausstellte, dass eine bestimmte Anweisung oder Richtlinie nicht befolgt werden konnte, sollten Sie Ihrem Bericht ein oder zwei Sätze hinzufügen, in denen bestätigt wird, dass sie nicht befolgt wurden, und den Grund dafür erläutert

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 12

Schritt 2. Bearbeiten Sie Ihren Bericht für Konsistenz und Klarheit

Ihr Bericht sollte frei von Jargon und hochtechnischen Begriffen sein und für den Durchschnittsbürger leicht verständlich sein. Lesen Sie Ihren Bericht laut vor, um schwer verständliche Passagen zu identifizieren. Wenn Sie beim Lesen stolpern, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie einen Bereich gefunden haben, der etwas Arbeit gebrauchen könnte.

Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie in Ihrem Bericht enthalten, vollständig und richtig sind und keine Lücken oder Annahmen enthalten, die einen Leser dazu bringen würden, Ihre Schlussfolgerungen oder Empfehlungen in Frage zu stellen. Das Erstellen einer Gliederung aus Ihrem Bericht (manchmal auch als "umgekehrte Gliederung" bezeichnet) kann Ihnen dabei helfen, Lücken zu finden

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 13

Schritt 3. Korrigieren Sie Grammatik- und Zeichensetzungsfehler

Überlassen Sie das Korrekturlesen entweder der letzten oder der vorletzten Überarbeitung Ihres Berichts. Bei jeder Überarbeitung führen Sie möglicherweise neue Fehler ein, was bedeutet, dass Sie alles erneut Korrektur lesen müssen.

  • Lesen Sie Ihren Bericht langsam und konzentrieren Sie sich auf jeden Satz für sich. Es kann auch hilfreich sein, am Ende zu beginnen und jeweils ein Wort rückwärts zu lesen, um mögliche Rechtschreibfehler zu erkennen.
  • Ihr Textverarbeitungsprogramm verfügt wahrscheinlich über eine Grammatik- und Rechtschreibprüfung. Verlassen Sie sich jedoch nicht allein auf diese, denn sie übersehen häufig Fehler. Wenn Sie beispielsweise einen homophonen Rechtschreibfehler haben (sagen Sie "wave" statt "waive"), würde Ihre Rechtschreibprüfung dies nicht erkennen, da es sich um beide Wörter handelt.
Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 14

Schritt 4. Geben Sie Ihren Bericht mindestens einer anderen Person zur Überprüfung auf Fehler weiter

Da Sie Ihren Bericht verfasst haben, sind Sie nicht unbedingt die beste Person, um ihn zu bearbeiten. Ein frisches Augenpaar wird Dinge erkennen, die Sie möglicherweise mehrmals überspringen.

Es ist eine gute Idee, Ihren Bericht von mindestens einer Person lesen zu lassen, die nichts (oder so gut wie nichts) über das Thema Ihres Berichts weiß. Sie können auf Kunstbegriffe oder verwirrende Sätze hinweisen, die Ihnen möglicherweise entgangen sind

Spitze:

Wenn Ihr Bericht Bestätigungen enthält, geben Sie die Namen der Personen an, die Ihren Bericht überprüft und Vorschläge zur Verbesserung gemacht haben.

Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 15

Schritt 5. Fertigen Sie Ihr Inhaltsverzeichnis, Ihre Definitionen und Referenzen an

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, überprüfen Sie Ihr Inhaltsverzeichnis, Ihre Definitionen und Referenzen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Bericht noch vollständig widerspiegeln. Aktualisieren Sie diese Abschnitte Ihres Berichts, um alle Ergänzungen aufzunehmen, die Sie während der Überarbeitungen vorgenommen haben.

  • Überprüfen Sie die Zeichensetzung und Formatierung Ihrer Referenzen sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie dem Styleguide entsprechen, den Sie befolgen sollen.
  • Wenn Sie zum Erstellen Ihres Inhaltsverzeichnisses eine automatisch generierte Vorlage verwendet haben, überprüfen Sie die Seitenzahlen noch einmal und stellen Sie sicher, dass sie richtig sind.
Schreiben Sie einen IT-Bericht Schritt 16

Schritt 6. Lesen Sie Ihren Bericht mindestens noch einmal Korrektur, bevor Sie ihn absenden

Machen Sie das Korrekturlesen zu einem separaten Teil Ihres Bearbeitungsprozesses. Ignorieren Sie den Inhalt Ihres Berichts und konzentrieren Sie sich auf die Mechanik – Formatierung, Zeichensetzung und Rechtschreibung.

  • Stellen Sie sicher, dass alle Überschriften und Abbildungen in Ihrem Bericht einheitlich ausgerichtet und formatiert sind.
  • Wenn Sie Ihren Bericht Wort für Wort rückwärts lesen, können Sie sich auf die Schreibweise einzelner Wörter konzentrieren, um Rechtschreibfehler zu korrigieren.
  • Lautes Vorlesen kann dir helfen, Satzzeichenfehler sowie Stellen zu finden, an denen deine Schrift nicht so klar ist, wie sie sein könnte.

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