Eine Beurlaubung ist eine Zeit außerhalb Ihres Arbeitsplatzes oder Ihrer Hochschule. Ein solcher Urlaub kann aus verschiedenen Gründen beantragt werden, beispielsweise bei Krankheit von Ihnen selbst oder einem Familienmitglied oder einem längeren Urlaub. In einigen Fällen haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf bestimmte Arten von Abwesenheiten, wie zum Beispiel Freistellung für die Geburt oder Adoption eines Kindes oder für die medizinische Versorgung eines nahen Familienmitglieds. Die Definition einer „Beurlaubung“kann je nach Dauer der Abwesenheit variieren. In einigen Fällen gelten kurzfristige Abwesenheiten, wie z als Beurlaubung angesehen. Es ist wichtig zu klären, wie Ihr Arbeitgeber oder Ihre Schule eine Beurlaubung definiert, bevor Sie ein Beurlaubungsschreiben schreiben, da die Dauer der geplanten Abwesenheit möglicherweise nicht ausreicht, um einen formellen Antrag zu stellen.
Schritte
Teil 1 von 3: Beantragung einer Beurlaubung bei Ihrem Arbeitgeber
Schritt 1. Geben Sie Ihrem Chef eine frühzeitige Warnung
Wenn Sie bei Ihrem Arbeitgeber eine Beurlaubung beantragen, ist es wichtig, frühzeitig zu warnen. Eine Frühwarnung kann unter Umständen natürlich nicht möglich sein, beispielsweise beim unerwarteten Verlust eines geliebten Menschen. Wenn jedoch eine Frühwarnung möglich ist (z. B. der beantragte Urlaub ist mehrere Wochen oder Monate entfernt), versuchen Sie den Brief so früh wie möglich zu schreiben, damit Ihr Arbeitgeber und Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz entsprechend planen können. Eine gute Möglichkeit, frühzeitig zu warnen, besteht darin, die geplante Beurlaubung vor der Abgabe des Beurlaubungsschreibens mit Ihrem Chef zu besprechen. So kann sich Ihr erster Satz auf Ihr vorheriges Gespräch beziehen und der Brief kommt nicht überraschend für Ihren Chef.
Schritt 2. Machen Sie genaue Angaben zu den Daten
Geben Sie die genauen Daten an, an denen Sie abwesend sein möchten. Versuchen Sie, nicht ungenau zu sein, wie viel Zeit Sie benötigen, um weg zu sein. In einigen Fällen ist es möglicherweise nicht möglich, genaue Angaben zu den Daten zu machen, aber genaue Angaben zu den Terminen helfen Ihrem Arbeitgeber und Ihren Kollegen, vorauszuplanen, wie sie Ihre Arbeit in Ihrer Abwesenheit handhaben werden. Versuchen Sie daher, wenn möglich, in Ihrem Brief so genau wie möglich zu sagen, welche Termine Sie außerhalb der Arbeit verbringen möchten.
Schritt 3. Seien Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber transparent
Seien Sie so transparent wie möglich darüber, warum Sie eine Auszeit brauchen. Das bedeutet nicht, dass Sie jedes kleine Detail darüber preisgeben sollten, warum Sie weg sein müssen. In vielen Fällen hat Ihr Arbeitgeber möglicherweise kein Recht, bestimmte Details über Ihr Privatleben zu erfahren. Wenn Sie jedoch so transparent und ehrlich wie möglich gegenüber Ihrem Arbeitgeber sind, warum Sie eine Auszeit benötigen, wird die Möglichkeit von Konflikten mit dem Management minimiert.
Schritt 4. Besprechen Sie, wie Ihre Arbeit in Ihrer Abwesenheit gehandhabt wird
In Ihrem Schreiben sollte darauf hingewiesen werden, dass Sie sich Ihrer Verantwortung bewusst sind und verstehen, dass Sie vor Ihrer Abreise besprechen möchten, wie Ihre Arbeit in Ihrer Abwesenheit erledigt wird. Sie können in Ihrem Schreiben Angaben darüber machen, wie Ihre Arbeit Ihrer Meinung nach erledigt wird (z. B. indem Sie Ihren Teammitgliedern detaillierte Notizen zu aktuellen Projekten hinterlassen, die während Ihrer Abwesenheit fällig werden, Kontaktinformationen hinterlassen, damit die Teammitglieder Sie in ein Notfall).
Schritt 5. Wissen Sie, auf welche Arten von Abwesenheiten Sie Anspruch haben
Wissen Sie, dass Sie einen gesetzlichen Anspruch auf bestimmte Arten von Abwesenheiten haben. Es ist wichtig, zwischen solchen Abwesenheiten zu unterscheiden, auf die Sie Anspruch haben, und solchen, die nur nach Ermessen des Arbeitgebers gewährt werden können.
- In den Vereinigten Staaten haben Sie beispielsweise Anspruch auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub pro Jahr für die Geburt und Pflege eines Babys oder für die Adoption eines Kindes nach dem Family and Medical Leave Act. Stellen Sie fest, ob Sie die Zulassungsvoraussetzungen des Gesetzes erfüllen. Zu diesen Voraussetzungen gehört, dass Sie vor Urlaubsantritt mindestens 12 Monate für Ihren Arbeitgeber gearbeitet haben und in diesem 12-Monats-Zeitraum mindestens 1250 Stunden gearbeitet haben. Ihr Arbeitgeber muss außerdem mindestens 50 Mitarbeiter an Ihrem Arbeitsplatz oder an einem Ort im Umkreis von 120 Kilometern um diesen Ort beschäftigen, und Ihr Arbeitgeber muss ein „gedeckter Arbeitgeber“im Sinne des Gesetzes sein.
- Wenn Sie ein Abwesenheitsschreiben schreiben, auf das Sie einen gesetzlichen Anspruch haben, können Sie den Antrag entsprechend formulieren. Du kannst zum Beispiel schreiben: „Wie wir beide wissen, habe ich das Recht, mir diese Auszeit zu nehmen. Ich hoffe, dass ich zwischendurch eine Auszeit nehmen kann (Daten eingeben). Wie können wir dafür sorgen, dass die Produktivität anhält?“Wenn Sie Ihren Arbeitgeber fragen, wie die Produktivität aufrechterhalten werden kann, bedeutet dies außerdem, dass Sie sich um das Wohl Ihres Arbeitgebers kümmern und Ihr Ansehen an Ihrem Arbeitsplatz verbessern können.
- Wenn Sie um eine Auszeit bitten, die Ihnen nicht vertraglich geschuldet ist, passen Sie Ihren Ton an, um sich für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen, und versprechen Sie, die verlorene Zeit nach besten Kräften nachzuholen.
- Informieren Sie Ihren Chef, wenn Sie Urlaubs- oder Krankheitstage haben.
- Die Aufnahme dieser Informationen in das Schreiben macht es auch für die Befehlskette in der Personalabteilung klarer, wenn Ihr Chef Ihren Antrag ablehnt und Sie gegen die Entscheidung Berufung einlegen müssen.
Schritt 6. Nehmen Sie Ideen auf, wie Sie Arbeit während Ihrer Abwesenheit delegieren können
Obwohl Ihr Chef wahrscheinlich das letzte Wort hat, versuchen Sie, hilfreiche Vorschläge zu machen, welcher Ihrer Kollegen Ihrer Meinung nach am besten geeignet ist, verschiedene Aspekte Ihres Jobs in Ihrer Abwesenheit abzudecken. Versuchen Sie jedoch, nicht die ganze Last auf die Schultern einer Person zu legen, da dies dem jeweiligen Kollegen gegenüber unfair wäre.
Schritt 7. Schreiben Sie in einem respektvollen Ton
In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie eine Beurlaubung höflich beantragen. Sie sollten also eine Abwesenheit beantragen und nicht verlangen, auch wenn Sie gesetzlich dazu berechtigt sind. Nett zu fragen kann die Konfrontation mit dem Management minimieren.
Teil 2 von 3: Beurlaubung bei Ihrer Universität beantragen
Schritt 1. Suchen Sie ein Urlaubsformular
Studierende, die sich von ihrer Hochschule beurlauben lassen möchten, müssen in der Regel ein Formular ausfüllen. Laden Sie sich auf der Website Ihres Fachbereichs ein Beurlaubungsformular herunter. Diese Formulare sollten auch in Ihrer Geschäftsstelle erhältlich sein.
Schritt 2. Füllen Sie das Formular aus
In dem Formular werden Informationen wie Ihr Name, Ihre Hochschul-Identifikationsnummer, Ihre Universitäts- und Daueradresse sowie Ihr Studiengang abgefragt.
- Das Formular fragt wahrscheinlich nach Ihrer Staatsbürgerschaft oder Ihrem Visumstatus. Beurlaubungen können für internationale Studierende Visa-Implikationen haben. Dies liegt daran, dass Sie als internationaler Student ein Visum für das Studium erhalten haben. Wenn Sie Ihr Studium für einen längeren Zeitraum abbrechen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, in Ihr Heimatland zurückzukehren und müssen für die Rückkehr möglicherweise erneut ein Visum beantragen. Finden Sie heraus, welche Auswirkungen eine Beurlaubung auf das Visum haben kann, wenn Sie ein internationaler Student sind, der mit einem Studentenvisum studiert. Diese Richtlinien können je nach Land unterschiedlich sein und werden vom zuständigen Außenministerium festgelegt.
- An US-amerikanischen Universitäten werden Sie im Formular auch gefragt, ob Sie eine Bundesfinanzhilfe erhalten. Wenn Sie ein Student in den USA sind und eine staatliche Finanzhilfe erhalten, müssen Sie in der Regel eine Universität besuchen, um eine finanzielle Unterstützung zu erhalten. Eine Beurlaubung kann Auswirkungen auf Ihren Förderanspruch haben. Wenden Sie sich daher unbedingt an Ihr Finanzhilfebüro und lassen Sie sich von einem Finanzhilfeberater beraten, wie Sie am besten mit Ihrem Antrag auf Freistellung umgehen.
Schritt 3. Schreiben Sie ein Beurlaubungsschreiben als Beleg
Dem Beurlaubungsantrag sind in der Regel Nachweise beizufügen, die Ihre Hochschule benötigt, um Ihrem Antrag stattzugeben. Wenn Sie einen Militärurlaub beantragen, müssen Sie Ihre Militärbefehle beifügen. Wenn Sie einen Urlaub aus medizinischen Gründen beantragen, müssen Sie ein Schreiben Ihres Arztes oder Gesundheitsdienstleisters beifügen. Wenn Sie jedoch aus persönlichen Gründen eine Beurlaubung beantragen, müssen Sie einen Beurlaubungsbrief schreiben, in dem Sie die Umstände und Gründe für Ihren Antrag darlegen.
Schritt 4. Seien Sie bei Ihren Gründen transparent
Wenn Ihr Abwesenheitsantrag aus persönlichen Gründen ist, ist es wichtig, dass Sie mit Ihrer Abteilung so transparent wie möglich sind, damit Ihre Abteilung feststellen kann, ob Ihre besondere Situation Sie für eine Beurlaubung qualifiziert.
Schritt 5. Erwähnen Sie im Brief alle Arbeiten, die Sie während Ihrer Abwesenheit erledigen möchten
Sie können zum Beispiel ein Forschungsstudent sein, der eine Beurlaubung beantragt, um Ihr Forschungsprojekt außerhalb Ihres Campus an einem entfernten Ort abzuschließen. Fortgeschrittene Doktoranden haben in der Regel Anspruch auf diese Beurlaubung. Sie müssen ihre Pläne jedoch vor der Beurlaubung mit ihren Fachstudienberatern besprechen, damit diese dem Fachbereich bescheinigen können, dass Sie (der Studierende) Ihre Forschungsziele voraussichtlich erreichen werden. Geben Sie in Ihrem Beurlaubungsschreiben alle Arbeiten an, die Sie während Ihrer Abwesenheit erledigen möchten.
Teil 3 von 3: Ihren Brief formatieren
Schritt 1. Geben Sie die Absenderadresse ein
Es mag unnötig erscheinen, Ihre eigene Adresse anzugeben, wenn Sie im selben Gebäude wie Ihr Arbeitgeber arbeiten, aber dadurch wird sichergestellt, dass der Brief an die richtige Adresse zurückgeschickt wird, falls die Post ihn nicht zustellt, und Ihre Personalabteilung findet Es ist einfacher, Ihren Brief abzulegen, wenn Ihre Adresse darauf steht.
Schritt 2. Verwenden Sie das Datum, an dem der Brief ausgefüllt wurde
Oftmals datieren Autoren den Brief, wenn sie ihn beginnen, aber wenn Sie mehrere Tage an dem Brief arbeiten, denken Sie daran, das Datum auf den Tag zu ändern, an dem der Brief abgeschlossen und unterschrieben ist.
Schritt 3. Fügen Sie eine Insider-Adresse ein, die auch als Empfängeradresse bekannt ist
Geben Sie den Namen des jeweiligen Adressaten einschließlich seines persönlichen Titels an (z. B. Dr. Rogers, Prof. Smith).
Schritt 4. Verwenden Sie den in der Innenadresse verwendeten Namen für die Anrede
Auch wenn Sie Ihre Chefin gut kennen, sprechen Sie sie förmlich mit ihrem Berufs- oder Privattitel gefolgt von ihrem Nachnamen an.
Schritt 5. Entscheiden Sie, welchen Formatierungsstil Sie für Ihre Textabsätze verwenden möchten
Ein beliebter formaler Stil ist der Blockstil, der folgenden Konventionen folgt:
- Absätze sollten einzeilig sein.
- Linien sollten linksbündig sein.
- Anstatt einen Absatz einzurücken, sollten alle Zeilen am linken Rand beginnen.
- Lassen Sie eine Leerzeile, um Absatzumbrüche anzuzeigen.
Schritt 6. Beenden Sie Ihren Brief mit einem höflichen Schluss, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“, „Ihre Treuen“oder „Mit freundlichen Grüßen“
"
- Lassen Sie eine Leerzeile zwischen dem vorherigen Textkörperabsatz und dem "Mit freundlichen Grüßen".
- Lassen Sie zwischen dem "Mit freundlichen Grüßen" und Ihrem maschinengeschriebenen Namen vier Leerzeilen.
Schritt 7. Unterschreiben Sie den Brief
Nachdem Sie den Brief ausgedruckt haben, unterschreiben Sie Ihren Namen mit Tinte in den Raum, der von den vier Leerzeilen vorgesehen ist.