3 einfache Möglichkeiten, einen Antwortbrief zu schreiben

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3 einfache Möglichkeiten, einen Antwortbrief zu schreiben
3 einfache Möglichkeiten, einen Antwortbrief zu schreiben
Anonim

Ein Antwortbrief ist eine Antwort auf einen Originalbrief, in dem eine Frage gestellt oder nach Informationen gesucht wird. Dies sind besonders häufige Geschäftskommunikationen. Um einen perfekten Antwortbrief zu erstellen, überprüfen Sie zuerst den Originalbrief sorgfältig und stellen Sie fest, was der Verfasser Sie gefragt hat. Informieren Sie sich dann über weitere Informationen, die Sie zur Beantwortung der Anfrage benötigen. Schreiben Sie einen höflichen, klaren Brief, in dem Sie alle Bedenken oder Fragen aus dem ursprünglichen Brief ansprechen. Halten Sie den Ton freundlich und informativ, um sicherzustellen, dass Ihr Empfänger mit Ihrer Antwort zufrieden ist.

Schritte

Methode 1 von 3: Überprüfen des Originalbriefs

Schreiben Sie ein Antwortschreiben Schritt 1

Schritt 1. Stellen Sie fest, was der ursprüngliche Brief verlangte

Ein Antwortschreiben sollte auf das eingehen, was der ursprüngliche Brief wissen wollte. Lesen Sie den Originalbrief sorgfältig durch. Finden Sie heraus, was der Autor braucht, und überlegen Sie, wie Sie die benötigten Informationen bereitstellen können.

  • Manchmal ist es nicht ganz einfach zu bestimmen, was ein Brief verlangt, besonders wenn der Brief nicht klar geschrieben wurde. Überprüfen Sie den Brief, um herauszufinden, was der ursprüngliche Autor von Ihnen braucht.
  • Wenn es sein muss, machen Sie sich einige Notizen auf dem Brief, um den Punkt zu bestimmen. Notieren Sie, was in dem Brief gefragt ist und wie Sie darauf antworten könnten.
Schreiben Sie ein Antwortschreiben Schritt 2

Schritt 2. Finden Sie die Informationen heraus, nach denen der Brief fragt, wenn Sie sie noch nicht kennen

Wenn der Brief, den Sie erhalten haben, um Informationen gebeten wird, wissen Sie es möglicherweise nicht sofort. Unternimm alle möglichen Schritte, um herauszufinden, wie du die Frage des Autors beantworten kannst, bevor du auf den Brief antwortest.

In dem Schreiben kann beispielsweise der Status einer Bewerbung abgefragt werden. Wenn Sie nicht mit dem Einstellungsprozess verbunden sind, rufen Sie den Einstellungsmanager an, um den Bewerbungsstatus zu überprüfen, bevor Sie antworten

Schreiben Sie ein Antwortschreiben Schritt 3

Schritt 3. Leiten Sie den Brief an eine andere Person weiter, wenn Sie nicht qualifiziert sind, ihn zu beantworten

Manchmal, vor allem in der Wirtschaft, schicken Menschen Briefe an die allgemeine Adresse oder Kontaktperson. Wenn Sie einen Brief erhalten, von dem Sie wissen, dass jemand anders viel besser antworten könnte, dann senden Sie ihn zur Beantwortung mit. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger eine möglichst genaue Antwort erhält.

Wenn die Person, der Sie den Brief gegeben haben, möglicherweise einige Zeit braucht, um zu antworten, ist es eine gute Praxis, dem ursprünglichen Verfasser zu antworten, dass Sie den Brief an jemanden weitergegeben haben, der qualifizierter ist, ihn zu beantworten. Dies zeigt dem Autor, dass seine Nachricht empfangen wurde und jemand daran arbeitet

Methode 2 von 3: Konstruieren der Antwort

Schreiben Sie ein Antwortschreiben Schritt 4

Schritt 1. Adressieren Sie das Schreiben an die Person, die die Informationen angefordert hat

Öffnen Sie immer mit einer höflichen Anrede wie „Lieber“, gefolgt vom Namen der Person. Begrüßen Sie die Person direkt, anstatt eine allgemeine Einleitung wie „An wen es betrifft“. Dies ist unpersönlich und scheint, als ob die Anfrage von einem Computer bearbeitet wurde. Stattdessen ist die Begrüßung der Person mit dem Namen persönlicher und zeigt, dass beim Verfassen dieser Antwort Sorgfalt aufgewendet wurde.

  • Wenn Sie die Person nicht persönlich kennen, verwenden Sie die Titel Herr, Frau oder Frau, gefolgt vom Nachnamen der Person. Wenn die Person einen bekannten Titel wie Dr. hat, verwenden Sie stattdessen diesen.
  • Wenn Sie die Person kennen oder ihr Geschlecht nicht kennen, verwenden Sie ihren Vornamen.
  • Öffnen Sie in der Regel den Brief mit demselben Namen und Titel, mit dem die Person ihren Brief unterschrieben hat. Wenn sie beispielsweise ihren Brief „Dr. Johnson“, dann öffnen Sie Ihren Brief mit „Sehr geehrter Dr. Johnson“.
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 5

Schritt 2. Geben Sie an, dass Sie auf den ursprünglichen Brief antworten

Lassen Sie den Leser im ersten Satz wissen, dass Sie auf seinen Brief antworten. Dadurch wird dem Leser mitgeteilt, dass sein Brief empfangen und bearbeitet wurde, und informiert ihn auch über den Zweck Ihres Briefes.

  • Ganz einfach zu sagen: „Ich schreibe als Antwort auf Ihren Brief vom 13. Juni“ist eine perfekte Eröffnung für einen Antwortbrief.
  • Wenn Sie nicht die ursprüngliche Person sind, an die der Empfänger den Brief geschrieben hat, geben Sie an, woher Sie den Brief erhalten haben. Schreiben Sie beispielsweise: „Unsere Kundendienstmitarbeiterin Michelle Harris hat Ihren Brief an mich weitergeleitet.“
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 6

Schritt 3. Beantworten Sie die Anfrage der Person so direkt wie möglich

Kommen Sie nach der Eröffnung zum Kernpunkt des Briefes. Gehen Sie jede Frage oder jedes Anliegen aus dem Originalbrief der Person so vollständig wie möglich an. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Punkt erreicht haben, damit die Person mit Ihrer Antwort zufrieden ist.

  • Geben Sie an, worüber der ursprüngliche Brief nachgefragt wurde, und beantworten Sie dann die Frage. Zum Beispiel: „In Ihrem Schreiben wurde gefragt, wer der Ansprechpartner für Medienanfragen ist. Die Person ist Janet Walters. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer lauten wie folgt.“
  • Verwenden Sie für längere Anfragen eine nummerierte Liste, um jede Frage zu beantworten. Dies ist leichter zu lesen und zeigt, dass auf jedes Anliegen eingegangen wurde.
  • Seien Sie durch, aber kurz. Ein paar Sätze pro Frage sollten ausreichen, um auf die ursprüngliche Anfrage der Person zu antworten.
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 7

Schritt 4. Bestätigen Sie deutlich, wenn Sie die Anfrage der Person nicht erfüllen können

Manchmal können Sie die Bitte einer Person nicht erfüllen. Seien Sie diesbezüglich direkt. Verwenden Sie keine langatmige Reaktion, um den Schlag zu mildern. Ihr Empfänger wird eine klare und direkte Antwort auf seine Frage zu schätzen wissen. Denken Sie daran, immer höflich zu sein und sich zu entschuldigen, während Sie dies tun, damit Ihr Empfänger nicht beleidigt wird.

  • Verwenden Sie immer einen verständnisvollen Ton, wenn Sie eine Anfrage ablehnen, aber geben Sie auch eine feste Antwort. Sagen Sie: „Leider kann ich dieser Bitte nicht nachkommen. Wir haben nicht die Informationen, die Sie brauchen, und ich kann nicht sagen, wann wir sie haben werden.“
  • Wenn Sie die Frage möglicherweise mit weiteren Informationen beantworten können, bitten Sie die Person um eine Antwort. Sagen Sie: „Ich möchte Ihre Anfrage beantworten, muss aber zuerst mehr über Ihre Situation erfahren. Bitte antworten Sie nach Belieben mit dem Datum Ihrer Bewerbung und dem Namen der Person, die Sie kontaktiert haben, und ich werde so schnell wie möglich antworten.“
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 8

Schritt 5. Danken Sie der Person für das Schreiben

Unabhängig davon, ob Sie die Anfrage der Person beantworten konnten oder nicht, seien Sie immer höflich und danken Sie der Person für ihren Brief. Dies zeigt, dass Sie ihre Aufmerksamkeit schätzen und eine positive Beziehung zum Briefschreiber pflegen.

Manche Leute ziehen es vor, ihren Brief stattdessen mit einem Dankeschön zu öffnen. Die genaue Platzierung ist nicht sehr wichtig, solange man sich irgendwann bei der Person bedankt

Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 9

Schritt 6. Unterschreiben Sie den Brief mit Ihrem Namen und Titel

Schließen Sie den Brief mit einem formellen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“gefolgt von Ihrem Namen ab. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, schreiben Sie Ihre Berufsbezeichnung unter Ihren Namen.

Wenn Sie den Brief handschriftlich schreiben oder drucken, lassen Sie nach dem Drucken Ihres Namens Platz für Ihre Unterschrift. Wenn Sie eine E-Mail senden, ist es in Ordnung, Ihren Namen zu schreiben

Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 10

Schritt 7. Überprüfen Sie den Brief, um sicherzustellen, dass Sie die Frage der Person beantwortet haben

Ihr Empfänger wird frustriert sein, wenn er eine Antwort erhält, die seine Fragen nicht beantwortet. Wenn Sie die Person nicht zufriedenstellen, kann dies einen Kunden unzufrieden machen oder Ihnen mehr Arbeit bescheren, da Sie später auf eine andere Anfrage antworten müssen. Sorgen Sie dafür, dass der Empfänger zufrieden ist, indem Sie seine Anfrage so vollständig wie möglich beantworten. Überprüfen Sie Ihren Brief noch einmal und stellen Sie sicher, dass er alles aus dem ursprünglichen Brief enthält. Wenn etwas fehlt, fügen Sie es hinzu, bevor Sie den Brief versenden.

Hilfreich ist es auch, wenn ein Freund oder Arbeitskollege den Brief liest. Sie können sich in die Lage des Empfängers versetzen und Ihnen sagen, ob sie mit der Antwort zufrieden sind

Methode 3 von 3: Verwenden eines professionellen Tons

Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 11

Schritt 1. Verwenden Sie das typische Geschäftsbriefformat

Betrachten Sie alle Antwortschreiben als formelle Geschäftskommunikation. Schreiben Sie professionell und setzen Sie im normalen Geschäftsbriefformat den richtigen Ton.

  • Schreiben Sie oben links Ihren Namen, Titel, Firma (falls zutreffend) und Adresse. Schreiben Sie darunter das Datum. Schreiben Sie schließlich den vollständigen Namen und die Adresse der Person, der Sie antworten.
  • Verwenden Sie für getippte Buchstaben einen Rand von 2,5 cm (1 Zoll) um den Rand. Verwenden Sie einzeiligen Text mit 2 Leerzeichen zwischen den Absätzen.
  • Wenn Sie den Buchstaben eingeben, verwenden Sie eine 12-Punkt-Schriftart und eine Standardtexteinstellung. Wenn Sie den Brief handschriftlich schreiben, achten Sie darauf, dass Sie ihn leserlich schreiben.
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 12

Schritt 2. Geben Sie dem Empfänger das Gefühl, dass Sie sich über seine Anfrage freuen

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Unternehmen oder einen Dienst betreiben. Menschen sollten immer das Gefühl haben, dass Sie ihre Zeit und ihre Gedanken schätzen. Bedanken Sie sich für die Nachfrage und schreiben Sie immer in einem warmen, herzlichen Ton.

  • Nur ein einfaches "Vielen Dank für das Schreiben, wir freuen uns, von Ihnen zu hören" kann einen großen Unterschied im Ton Ihres Briefes machen. Machen Sie sich solche Sätze in Ihren Briefen zur Gewohnheit.
  • Geben Sie niemals den Gedanken ab, dass Sie sich über die Person ärgern, die Ihnen schreibt. Es ist besser, mit Freundlichkeit über Bord zu gehen, als jemanden denken zu lassen, dass Sie wütend oder verärgert sind.
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 13

Schritt 3. Halten Sie den Brief kurz, damit Ihr Empfänger ihn schnell lesen kann

Respektieren Sie die Zeit Ihres Empfängers. Erwarten Sie nicht, dass sie einen 3-seitigen Brief lesen, wenn 1 Absatz ihre Frage gut beantworten würde. Gehen Sie so gut wie möglich auf das Anliegen des Originalbriefs ein und senden Sie den Brief dann ab. Fügen Sie keine zusätzlichen Passagen hinzu, die nicht im Brief enthalten sein müssen.

  • Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Unternehmen führen oder eine Kundendienstanfrage beantworten. Ihr Kunde kann frustriert sein, wenn er Zeit damit verbringen muss, einen langen Brief zu lesen, der halb so groß sein könnte.
  • Seien Sie natürlich nicht so kurz, dass Sie die Frage der Person nicht beantwortet haben. Wenn etwas viel Erklärung erfordert, dann geben Sie die Erklärung an. Lassen Sie sich einfach nicht weiterreden oder geben Sie mehr Informationen, als Sie müssen.
Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 14

Schritt 4. Schreiben Sie deutlich, damit der Empfänger Ihre Antwort versteht

Verwenden Sie keine langatmigen Sätze oder komplizierte Begriffe. Schreiben Sie in einfacher, direkter Sprache, die Ihren Leser nicht verwirren wird. Dafür eignen sich am besten kürzere Sätze.

Stellen Sie sich als gute Faustregel vor, dass Ihr Leser den Brief schnell überfliegt. Werden sie in der Lage sein, alle wichtigen Punkte zu sehen, die Sie gemacht haben? Wenn nicht, verbessern Sie Ihre Sprache und machen Sie sie klarer

Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 15

Schritt 5. Vermeiden Sie Fachjargon und Fachausdrücke, die der Leser möglicherweise nicht versteht

Dies hängt mit dem klaren Schreiben zusammen. Wenn Sie nicht sicher sind, dass die Person, an die Sie schreiben, ein Fachmann ist, der Fachbegriffe versteht, lassen Sie sie aus Ihrem Brief heraus. Ersetzen Sie alle technischen Begriffe durch alternative Wörter, die ein Nicht-Spezialist verstehen kann.

Bearbeiten Sie Ihren Brief, indem Sie sich fragen: "Würde jemand, der meinen Job nicht macht, wissen, wovon ich rede?" Wenn nicht, ändern Sie Ihre Sprache, damit der Durchschnittsbürger sie verstehen kann. Dies ist eine gute Möglichkeit, Jargon aus Ihrem Schreiben zu entfernen

Schreiben Sie einen Antwortbrief Schritt 16

Schritt 6. Korrektur gelesen dein Brief.

Tippfehler und andere Fehler lassen Ihr Schreiben unprofessionell erscheinen. Lesen Sie Ihren Brief immer durch und korrigieren Sie alle Probleme mit Rechtschreibung, Grammatik, Konstruktion und Ablauf. Ein paar Minuten zusätzlicher Arbeit könnten Ihren Brief viel professioneller aussehen lassen.

  • Verlassen Sie sich nicht nur auf die Rechtschreibprüfung, um Ihre Fehler zu erkennen. Diese Programme fangen normalerweise keine Grammatikfehler ab. Lesen Sie den Buchstaben Wort für Wort, um Ihre Fehler zu finden.
  • Wenn dies ein sehr wichtiger Brief ist, z. B. an einen Geschäftspartner, lassen Sie ihn auch von einer anderen Person lesen. Ein frisches Augenpaar könnte Fehler erkennen, die Sie übersehen haben.

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