Unabhängig davon, ob Sie mit Ihrer Familie umziehen oder Ihr Unternehmen umziehen, möchten Sie möglicherweise einen formellen Brief zur Adressänderung schreiben, damit alle Ihre Kontakte Ihre neue Adresse haben. Vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen verlagern oder an Geschäftskontakte schreiben, möchten Sie ein bestimmtes Format beibehalten. An Freunde und Familienmitglieder möchten Sie vielleicht lieber eine handgeschriebene Postkarte senden als einen formellen Brief zu verwenden.
Schritte
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Teil 1 von 3: Ihren Brief formatieren
Schritt 1. Suchen Sie nach einer Geschäftsbriefvorlage
Wenn Sie Ihren Brief auf Ihrem Computer eingeben, suchen Sie in der von Ihnen verwendeten Textverarbeitungsanwendung nach Vorlagen. Die meisten Textverarbeitungs-Apps verfügen über eine Reihe verschiedener Briefvorlagen.
- Verwenden Sie eine einfache Geschäftsbriefvorlage, die Blöcke für das Datum, Ihre Adresse und die Adresse des Empfängers enthält.
- Wenn Sie geschäftlichen oder privaten Briefkopf haben, den Sie zum Drucken Ihres Briefes verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Vorlage genügend Platz dafür bietet.
Schritt 2. Erstellen Sie eine Mailingliste
Am einfachsten ist es, eine Mailingliste in einer Tabelle zu erstellen, insbesondere wenn Sie Ihren Brief an eine lange Empfängerliste senden. Anschließend können Sie die Felder Ihres Serienbriefes über die Funktion „Serienbrief“Ihrer Textverarbeitungs-App ausfüllen.
Checkliste für Mailinglisten
Vor- und Nachname des Empfängers
Vollständige Postanschrift
Alle anderen Kontaktinformationen, z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fax
Lesen Sie Ihre Mailingliste sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie keine Tippfehler bei der Eingabe von Namen oder Adresse gemacht haben.
Schritt 3. Richten Sie Adressblöcke ein
Das traditionelle Geschäftsbriefformat enthält einen Block für Ihren Namen (oder den Namen Ihres Unternehmens) und Ihre Adresse sowie den Namen und die Adresse oder den Empfänger. Wenn Sie Ihre Adresse eingeben, verwenden Sie Ihre aktuelle Adresse, nicht die, zu der Sie umziehen.
Wenn Sie den Seriendruck verwenden, befolgen Sie die Formatierungsrichtlinien Ihrer Textverarbeitungs-App. Normalerweise bedeutet dies, dass Sie den Namen der Spalte, aus der die App Daten aus Ihrer Tabelle abrufen soll, in Klammern einschließen, z. B. "Vorname Nachname"
Schritt 4. Geben Sie eine Begrüßung ein
Ihre Briefvorlage enthält normalerweise ein doppeltes Leerzeichen nach der letzten Zeile des letzten Adressblocks, gefolgt von einer Begrüßung. Es kann einfach der Name der Person gefolgt von einem Doppelpunkt sein, oder "Dear", gefolgt von dem Namen der Person und einem Komma.
Vermeiden Sie die Begrüßung "Sehr geehrte Damen und Herren", wenn einige Ihrer Empfänger Organisationen, andere Unternehmen oder Regierungsbehörden sind. Normalerweise wird diese Begrüßung nur für Einzelpersonen verwendet
Schritt 5. Schließen Sie Ihren Abschluss ab
Wenn Sie Ihren Brief formatieren, ist es normalerweise am besten, zuerst Ihren Abschluss zu machen und dann den Text Ihres Briefes zu entwerfen. Das Wort, das Sie zum Schluss verwenden, hängt von Ihrer Beziehung zu den Empfängern ab.
Wenn Sie einen Brief zur Änderung der Adresse Ihres Unternehmens schreiben, möchten Sie einen formelleren Abschluss, z. B. "Mit freundlichen Grüßen". Wenn Sie jedoch eine Mischung aus persönlichen und geschäftlichen Kontakten haben, möchten Sie vielleicht etwas weniger Formales wie "Danke" wählen
Teil 2 von 3: Ihren Brief verfassen
Schritt 1. Schreiben Sie eine kurze Einführung
Beginnen Sie Ihren Brief mit einer Erklärung, um den Empfänger über den Zweck des Briefes zu informieren. Das muss nicht lange dauern. In der Regel genügt ein einzelner Satz wie "Dieser Brief soll Sie darauf hinweisen, dass sich meine Adresse bald ändert".
Werden Sie nicht zu wortreich mit Ihrer Einführung. Sie möchten den Brief unter einer Seite halten, also sollte er kurz und auf den Punkt gebracht werden
Schritt 2. Geben Sie ein Datum an, an dem die Änderung durchgeführt wird
Zusammen mit Ihrer Einführung müssen Sie Ihren Empfängern genau mitteilen, wann sie Ihre neue Adresse anstelle Ihrer aktuellen verwenden müssen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Empfängern genügend Zeit geben, um den Brief zu erhalten, ihre Aufzeichnungen zu aktualisieren und alle Briefe an die richtige Adresse zu senden
Schritt 3. Geben Sie Ihre neue Adresse ein
Teilen Sie Ihren Empfängern die neue Adresse mit, die sie künftig für die gesamte Korrespondenz mit Ihnen verwenden sollen. Normalerweise ist es am besten, es so zu formatieren, wie es auf dem Umschlag formatiert werden sollte, damit es für sie leicht zu notieren und zu kopieren ist.
Überlegungen
Verwechslung mit alter Adresse:
Sie können auch Ihre alte Adresse angeben, indem Sie beispielsweise angeben, dass sich Ihre Adresse von der alten auf die neue Adresse geändert hat. Beachten Sie jedoch, dass dies verwirrend sein kann. Besonders wenn Sie viele Geschäfts- oder Regierungskontakte haben, an die Sie den Brief senden, könnten die falschen Informationen von einem Sachbearbeiter versehentlich kopiert werden.
Informieren Sie sich über alle anderen Änderungen:
Es ist auch eine gute Idee, Ihren Empfängern mitzuteilen, welche anderen Kontaktinformationen sich gegebenenfalls ändern und welche gleich bleiben. Dies ist besonders wichtig, wenn sie während des Übergangs mit Ihnen in Kontakt treten müssen.
Schritt 4. Fügen Sie alle anderen relevanten Informationen hinzu
Abhängig von den Umständen Ihres Umzugs können weitere Informationen für Ihre Empfänger vorliegen, beispielsweise ob andere mit Ihnen umziehen oder ob Ihr Geschäft während des Umzugs geöffnet bleibt.
Beispiele für relevante Informationen
Geschäftsschließung:
Wenn Ihr Unternehmen wegen eines Umzugs für kurze Zeit geschlossen wird, müssen Sie Ihre Empfänger darüber informieren, damit sie im Voraus planen können, egal ob es sich um Kunden, Lieferanten oder andere Kunden handelt.
Umzugsverkauf:
Wenn Sie einen Umzugsverkauf durchführen, ist dies möglicherweise ein guter Ort, um Ihre Empfänger auch darüber zu informieren.
Schritt 5. Danken Sie dem Empfänger
Um Ihren Brief zu schließen, machen Sie nach Ihrem letzten Absatz doppelte Leerzeichen und schreiben Sie einen einfachen Satz, in dem Sie sich beim Empfänger bedanken. Wenn es sich um einen Geschäftspartner handelt, möchten Sie vielleicht auch eine Notiz darüber hinzufügen, wie Sie sein Geschäft schätzen.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise umzieht, könnten Sie schreiben: "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich schätze den Wert, den Sie diesem Unternehmen hinzufügen, sehr und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen."
Schritt 6. Stellen Sie eine Kontaktmöglichkeit bereit
Nachdem Sie dem Empfänger gedankt haben, möchten Sie möglicherweise eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben, an die sich der Empfänger wenden kann, wenn er Fragen oder Bedenken hat.
Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen umzieht. Möglicherweise möchten Sie alle Fragen oder Bedenken bezüglich des Umzugs an eine bestimmte Telefonnummer oder Durchwahl oder an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleiten
Schritt 7. Erstellen Sie mehrere Buchstaben
Vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen verlagern, möchten Sie möglicherweise mehr als einen Brief haben. Auf diese Weise können Sie einen Brief speziell auf Kunden oder Kunden, einen anderen auf Geschäftspartner und einen anderen auf Verkäufer oder Händler zuschneiden.
Ziehen Sie mehrere Briefe in Betracht, wenn Sie relevante Informationen haben möchten, die nur für eine Zielgruppe gelten. Auf diese Weise erhält niemand andere Informationen als die, die er benötigt
Teil 3 von 3: Ihren Brief senden
Schritt 1. Lesen Sie Ihren Brief sorgfältig Korrektur
Bevor du deinen Brief fertigstellst, vergewissere dich, dass es keine Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehler gibt, die deinen Brief unprofessionell aussehen lassen oder ihn schwer lesbar machen.
Überprüfen Sie insbesondere die Adresse und stellen Sie sicher, dass sie korrekt ist. Sie möchten Ihren Empfängern keinen Adressänderungsbrief schicken, der sie auf die falsche Adresse hinweist
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass die Informationen der Empfänger korrekt sind
Wenn Sie Serienbriefe für Massenmailings verwenden, können Sie viel Zeit sparen. Aber auch bei der Übertragung der Daten auf Ihre Briefe kann es zu Fehlern kommen.
Überprüfen Sie alle Felder und stellen Sie sicher, dass sie alle übereinstimmen und zum selben Empfänger gehören. Sie möchten beispielsweise sicherstellen, dass Name und Adresse des Empfängers im Adressfeld mit dem Namen in der Begrüßung übereinstimmen
Schritt 3. Drucken und unterschreiben Sie Ihre Briefe
Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Briefe richtig formatiert und fehlerfrei sind, drucken Sie sie auf gutem Papier aus und unterschreiben Sie sie von Hand mit blauer oder schwarzer Tinte. Dann sind sie versandfertig.
Schritt 4. Informieren Sie Ihre Empfänger im Voraus
In den meisten Fällen möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Empfänger ihre Briefe innerhalb von zwei bis vier Wochen vor Wirksamwerden Ihrer Adressänderung erhalten.