So richten Sie ein Bankkonto für Spenden ein (mit Bildern)

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So richten Sie ein Bankkonto für Spenden ein (mit Bildern)
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Anonim

Viele wohltätige oder steuerbefreite Organisationen arbeiten mit Geldern, die von Spendern bereitgestellt werden. Um die Mittel für den Bedarf der Wohltätigkeitsorganisation verfügbar zu halten, ist es unerlässlich, Spendengelder auf ein speziell dafür vorgesehenes Bankkonto einzuzahlen. Dadurch werden gespendete Gelder von persönlichen Geldern getrennt. Darüber hinaus können Beitragszahler Schecks direkt an die gemeinnützige Organisation ausstellen. Dies gibt ihnen ein Gefühl der Sicherheit, dass ihr Geld an den angegebenen Zweck fließt. Das Erlernen der Einrichtung eines Bankkontos für Spenden ist der professionelle Weg, um die finanziellen Bedürfnisse Ihrer Wohltätigkeitsorganisation zu verwalten, und hilft dabei, die Spendenfinanzen der Wohltätigkeitsorganisation zu klären.

Schritte

Teil 1 von 4: Gründung einer Gesellschaft

Ein Bankkonto für Spenden einrichten Schritt 1

Schritt 1. Gründen Sie eine Gesellschaft

Bevor Sie ein Bankkonto für Ihre Wohltätigkeitsorganisation eröffnen, müssen Sie es benennen und sich bei Ihrem Staat als Unternehmen registrieren. Eine Bank erlaubt Ihnen nicht, ein Konto zu eröffnen, das Spenden für eine Wohltätigkeitsorganisation empfängt, es sei denn, Sie haben sich ordnungsgemäß beim Staat registriert. Sie müssen sich in dem Staat registrieren, in dem Sie Ihre Geschäftstätigkeit ausüben möchten. Außerdem müssen Sie sich in jedem Staat registrieren, aus dem Sie Spenden annehmen möchten.

  • Der erste Schritt besteht darin, einen Firmennamen zu wählen, der den Anforderungen Ihres Staates entspricht. Sie können die Benennungsanforderungen Ihres Staates online überprüfen, indem Sie auf die Website des Anmeldebüros des Staates gehen, bei der es sich normalerweise um das Büro des Außenministeriums handelt.
  • Als nächstes reichen Sie die Satzung ein. Ihr Bundesstaat sollte separate Satzungen für gemeinnützige Unternehmen haben. Sie finden die erforderlichen Unterlagen, die in der Regel ein ausgefülltes Formular sind, auf der Website Ihres Bundesstaates.
  • Bevor Sie Ihre Artikel einreichen, lesen Sie die Unterlagen zur IRS-Steuerbefreiung gründlich durch. Der IRS hat spezielle Anforderungen für Organisationen, um sich für den Status der Steuerbefreiung zu qualifizieren. Außerdem erfordert ihr Bewerbungsverfahren, dass Ihre Satzung eine bestimmte Sprache enthält. Machen Sie sich vorab mit dieser Sprache vertraut und nehmen Sie sie in Ihre Satzung auf.
Richten Sie ein Bankkonto für Spenden ein Schritt 2

Schritt 2. Holen Sie sich eine Mitarbeiter-Identifikationsnummer

Dies ist eine eindeutige Nummer, die Ihre Organisation gegenüber dem IRS identifiziert. Sie benötigen diese Nummer auch, wenn Sie keine Mitarbeiter haben. Füllen Sie das Formular SS-4 aus, das online unter IRS.gov zu finden ist. Sie können das Formular online, per Post oder per Fax übermitteln. Geben Sie in diesem Formular unter "Art der Einrichtung" an, dass Ihre Organisation Spenden erhält, indem Sie eine Kirche oder eine von der Kirche kontrollierte Organisation oder eine andere gemeinnützige Organisation auswählen.

Die EIN unterscheidet sich von Ihrer Steuerbefreiungsnummer

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Schritt 3. Beantragen Sie die Befreiung von der Bundessteuer

Sobald der Staat Ihre Satzung genehmigt und zurückgegeben hat, können Sie bei der Bundesregierung einen Steuerbefreiungsstatus beantragen. Der IRS hat spezifische Anforderungen, um festzustellen, ob eine Organisation für den Status der Steuerbefreiung qualifiziert ist. Die Größe Ihrer Organisation bestimmt, welche Formulare Sie einreichen müssen, um den Status der Steuerbefreiung zu erhalten. Besuchen Sie die IRS-Website, um ein Berechtigungsformular auszufüllen, um zu bestimmen, welche Dokumente eingereicht werden müssen.

  • Das Antragsformular enthält 26 Fragen zur Größe und Art der gemeinnützigen Gesellschaft, die Sie gründen. Es wird beispielsweise gefragt, ob Sie erwarten, dass Ihre jährlichen Bruttoeinnahmen in den nächsten drei Jahren 50.000 USD übersteigen oder ob sie diesen Betrag in den letzten drei Jahren überschritten haben. Das Formular fragt auch, ob Ihr Gesamtvermögen mehr als 250.000 US-Dollar wert ist. Andere Fragen beziehen sich auf Ihre Verbindungen zu anderen Ländern außerhalb der USA und Ihre Zugehörigkeit zu anderen gewinnorientierten und gemeinnützigen Organisationen wie Kirchen und Schulen.
  • Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“beantworten, müssen Sie das Formular 1023 ausfüllen. Wenn Sie alle 26 Fragen mit „Nein“beantworten, können Sie das vereinfachte Formular 1023-EZ verwenden.
  • Größere Gruppen müssen das IRS-Paket 1023, Antrag auf Anerkennung der Befreiung, einreichen. Anweisungen für dieses Formular finden Sie in der IRS-Publikation 557, Steuerbefreiter Status für Ihre Organisation.
  • Kleinere Organisationen können möglicherweise das Formular 1023-EZ, einen vereinfachten Antrag auf Anerkennung der Befreiung gemäß Abschnitt 501(c)(3) des Internal Revenue Code online einreichen.
  • Sie müssen Ihrem Antrag auf Steuerbefreiung Ihre Satzung beifügen.

Teil 2 von 4: Die Wahl des richtigen Bankkontos

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Schritt 1. Überprüfen Sie Ihre historischen Finanzaktivitäten

Sehen Sie sich Ihre Finanzinformationen an, um zu erfahren, wie Geld in und aus Ihrem Unternehmen fließt. Bestimmen Sie Ihren durchschnittlichen monatlichen Kontostand und erfahren Sie, welche Monate Ihre langsamsten und arbeitsreichsten Monate sind. Bewerten Sie die Arten von wiederkehrenden Transaktionen, die Sie auf Ihrem Konto haben, wie die Anzahl der Einzahlungen, eingehende ACH-Transaktionen und bezahlte Schecks.

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Schritt 2. Projizieren Sie zukünftige Finanzaktivitäten

Wenn Sie eine neue Organisation sind, die gerade erst am Anfang steht, haben Sie möglicherweise keine historischen Finanzinformationen, die Sie überprüfen können. Verbringen Sie stattdessen einige Zeit damit, zu prognostizieren, wie Gelder in Ihre Organisation ein- und ausfließen werden, um das richtige Bankkonto zu bestimmen. Beginnen Sie damit, ein Budget für Ihre monatlichen Ausgaben zu erstellen. Schätzen Sie dann, wie viel Sie Ihrer Meinung nach monatlich an Spenden und anderen Einnahmen erhalten werden. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihren durchschnittlichen monatlichen Kontostand zu prognostizieren. Berücksichtigen Sie saisonale Einflüsse auf Ihre finanziellen Aktivitäten, wie z. B. arbeitsreiche oder langsame Monate. Berechnen Sie schließlich, wie Ihr Unternehmen in den nächsten drei bis fünf Jahren voraussichtlich wachsen wird. Analysieren Sie, wie sich Ihre monatlichen Ausgaben und Einnahmen voraussichtlich ändern werden und welche konkreten Pläne Sie haben, um diese Änderungen durchzuführen.

  • Die Wallace Foundation bietet kostenlose Vorlagen und Tools, die gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, ein Budget, Projekt-Cashflows und Projektumsatzszenarien zu erstellen.
  • Das Foundation Center bietet Tutorials zum Erstellen eines Budgets.
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Schritt 3. Bewerten Sie die Dienstleistungen der Bank

Sobald Sie Ihre monatlichen Finanzaktivitäten im Griff haben, wenden Sie sich an eine Bank, um festzustellen, ob deren Dienstleistungen Ihren Anforderungen entsprechen. Vergleichen Sie verschiedene Banken und finden Sie die für Sie beste. Seien Sie darauf vorbereitet, mit jeder Bank die Besonderheiten Ihrer Finanzaktivitäten zu besprechen. Die meisten Banken haben drei Standardkontenarten.

  • Einfache Girokonten sind für kleinere Organisationen mit minimaler monatlicher Aktivität.
  • Kommerzielle Girokonten sind für Organisationen mit einer hohen monatlichen Aktivität. Guthaben auf diesen Konten erhalten Guthaben, das zum Ausgleich von Gebühren verwendet wird.
  • Nonprofit-Überprüfungen mit Zinskonten ermöglichen es Organisationen mit unterschiedlichen Salden, Zinsen zu verdienen.
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Schritt 4. Ziehen Sie Optionen für die Treasury-Verwaltung in Betracht

Dies sind Dienste, die einige Transaktionen automatisieren und Ihren Schutz bieten können. Bewerten Sie jede dieser Optionen, die die Bank anbietet. Bestimmen Sie, ob sie Ihrem Unternehmen zugute kommen würden.

  • Mit der Remote-Einzahlungserfassung können Sie Schecks scannen und überall dort einzahlen, wo Sie einen Internetzugang haben.
  • Automatic Clearing House (ACH) ist ein System zum Verfolgen und Empfangen von automatischen Zahlungen.
  • Overnight-Pensionskonten investieren automatisch Guthaben über einem bestimmten Limit in Overnight-Staatsanleihen.
  • Betrugskontrollen umfassen positive Bezahlung, die Sie vor gefälschten und veränderten Schecks schützt, und ACH positive Bezahlung, die betrügerische ACH-Transaktionen filtert oder blockiert.
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Schritt 5. Stellen Sie die erforderliche Dokumentation zusammen

Nachdem Sie eine Bank und einen Bankkontotyp ausgewählt haben, stellen Sie Ihre Unterlagen zusammen. Banken benötigen für die Eröffnung eines Spendenkontos bestimmte Dokumente. Die Bank benötigt einen Nachweis, dass Sie sich beim Staat registriert haben und über die erforderliche Steueridentifikationsnummer verfügen. Sie werden eine Kopie Ihrer Satzung sehen wollen. Darüber hinaus benötigen sie Ihre vom IRS ausgestellte Arbeitgeber-Identifikationsnummer.

Teil 3 von 4: Spenden online annehmen

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Schritt 1. Richten Sie Ihre Website ein

Gutes Website-Design führt zu erhöhten Spenden. Spender möchten eine benutzerfreundliche Erfahrung, also machen Sie es ihnen leicht, den „Spenden“-Button zu finden. Geben Sie ihnen auch verschiedene Optionen wie die Verwendung einer Kreditkarte oder die Verwendung von elektronischen Schecks / ACH-Optionen. Fügen Sie Informationen über Ihre Mission hinzu, einschließlich der von Ihnen geleisteten Arbeit und Ihren zukünftigen Zielen. Machen Sie auch Angaben darüber, wie Sie Ihre Spenden verwenden möchten.

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Schritt 2. Wählen Sie eine Option zum Akzeptieren von Online-Zahlungen

Generell haben Sie zwei Möglichkeiten, sich für die Annahme von Online-Zahlungen einzurichten. Die erste besteht darin, ein Händlerkonto und ein Zahlungsgateway zu erhalten. Dies sind zwei separate Konten bei unterschiedlichen Anbietern, die Sie einrichten müssen, um Kreditkartenspenden annehmen zu können. Die andere Möglichkeit besteht darin, einen Zahlungsprozessor eines Drittanbieters wie PayPal zu verwenden, der als Händlerkonto und Zahlungsgateway in einem fungiert.

  • Option eins erfordert mehr Schritte und mehr Recherche zum Einrichten, daher ist es besser für eine größere gemeinnützige Organisation, die Hunderte von Spenden pro Monat verarbeiten kann. Außerdem sind die Transaktionen transparent, d. h. Ihr Firmenname erscheint auf der Transaktion. Spender sehen Ihren Namen auf ihren Kreditkartenabrechnungen.
  • Kleinere gemeinnützige Organisationen, die nicht für ein Händlerkonto und ein Zahlungsgateway bezahlen möchten, können sich für Option zwei entscheiden. Wenn Sie einen Drittanbieter verwenden, werden Spender von Ihrer Website weggeleitet, um die Transaktion abzuschließen. Wenn Sie beispielsweise PayPal verwenden, werden Spender auf die PayPal-Website weitergeleitet, um ihre Transaktion abzuschließen. Außerdem erscheint auf der Kreditkartenabrechnung des Spenders der Name Ihres Drittanbieters, nicht Ihr Firmenname.
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Schritt 3. Eröffnen Sie ein Online-Händlerkonto

Dies ist unabhängig vom Bankkonto Ihrer Organisation. Es ist ein Konto, über das Kreditkartentransaktionen abgewickelt und auf Ihr Bankkonto überwiesen werden. Händlerkonten schützen Sie, da sie die Zahlung zurückhalten, bis das Kreditkartenunternehmen sie genehmigt. Sobald die Transaktion genehmigt wurde, wird das Geld auf Ihr Bankkonto überwiesen. Im Allgemeinen können Sie ein Händlerkonto erst eröffnen, wenn Sie über ein Geschäftsbankkonto verfügen. Der Anbieter des Händlerkontos benötigt Ihr Bankkonto und Ihre Bankleitzahl sowie Ihre EIN.

Beliebte Anbieter von Händlerkonten für gemeinnützige Organisationen sind Dharma Merchant Services, Payline, CDG Commerce und Host Merchant Services. Sie bieten Tools, die gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, wiederkehrende Transaktionen, Spenderkontakte und Veranstaltungsplanung zu verarbeiten

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Schritt 4. Melden Sie sich bei einem Zahlungsgateway an

Ein Zahlungsgateway kommuniziert zwischen Ihrem Spender und Ihrem Händlerkonto. Es ist ein Softwareprogramm, das das Online-Äquivalent eines Kreditkartenterminals ist, das Sie in einem stationären Geschäft haben würden. Wenn Spender auf Ihrer Website auf die Schaltfläche „Spenden“klicken, kommunizieren sie mit dem Zahlungsgateway. Das Zahlungsgateway verschlüsselt und autorisiert die Transaktion. Anschließend übermittelt es diese Informationen an Ihr Händlerkonto.

Beliebte Zahlungs-Gateway-Konten für gemeinnützige Organisationen sind authorize.net und PayPal Pro

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Schritt 5. Verwenden Sie einen Zahlungsdienstleister eines Drittanbieters

Viele Wohltätigkeitsorganisationen und gemeinnützige Organisationen verwenden Network for Good, Google Checkout oder PayPal. Sie bieten Ihnen ein Händlerkonto und einen Zahlungs-Gateway-Service in einem. Sie stellen Ihnen Code zur Verfügung, um einen „Spenden“-Button auf Ihrer Website zu installieren. Beachten Sie jedoch, dass Spender, die auf die Schaltfläche „Spenden“klicken, von Ihrer Website auf die Website des Drittanbieters weitergeleitet werden. Außerdem können die Gebühren einen erheblichen Teil Ihrer monatlichen Spenden ausmachen.

PayPal und andere Anbieter bieten Rabatte für Unternehmen mit dokumentiertem 501(c)(3)-Status

Teil 4 von 4: Erfüllung der Meldepflichten

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Schritt 1. Stellen Sie einen Buchhalter oder Buchhalter ein

Finden Sie einen qualifizierten Buchhalter oder Buchhalter, der mit den spezifischen Berichtspflichten einer gemeinnützigen Organisation vertraut ist. Das Financial Accounting Standards Board (FASB) verlangt von gemeinnützigen Organisationen eine spezifische Finanzberichterstattung. Sie brauchen jemanden, der alle Ihre Berichte korrekt und zeitnah erstellt. Außerdem kann diese Person notwendige Steuererklärungen abgeben. Der Buchhalter oder Buchhalter kann auch andere monatliche finanzielle Verpflichtungen verwalten. Dazu gehören die Abstimmung von Kontoauszügen und die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung.

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Schritt 2. Erstellen Sie eine Bilanz

Dies ist vergleichbar mit einer Bilanz, die eine gewinnorientierte Organisation erstellen würde. Es weist die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens aus. Dieser Bericht kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt werden. Dieser Bericht bietet eine Momentaufnahme der Finanzlage der Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt.

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Schritt 3. Erstellen Sie eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Dieser Bericht wird auch als Tätigkeitsbericht bezeichnet. Es berichtet über die finanziellen Aktivitäten Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Es kann beispielsweise Aktivitäten für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr anzeigen. Sie enthält Angaben zu allen Einnahmen und Ausgaben. Außerdem werden Einnahmen abzüglich Ausgaben berechnet, um zu zeigen, ob das Unternehmen genug verdient hat, um die Ausgaben zu decken.

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Schritt 4. Entwickeln Sie eine Kapitalflussrechnung

Dieser Bericht fasst die Barmittel zusammen, die dem Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung standen und wie diese Barmittel ausgegeben wurden. Während die Ertrags- und Aufwandsrechnung Rückstellungen wie Forderungen und Abschreibungen enthält, gibt die Kapitalflussrechnung Auskunft über den tatsächlichen Kassenbestand. Dies sind hilfreiche Informationen bei der Planung großer Ausgaben, um eventuelle Fehlbeträge zu antizipieren.

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Schritt 5. Erstellen Sie eine Aufstellung der Funktionskosten

Diese weist die Ausgaben nach ihrer Funktion aus. Die Ausgaben sind in Funktionen wie Programme, Management und Fundraising unterteilt. Innerhalb jeder dieser Kategorien werden die Ausgaben in Arten wie Gehalt, Miete oder Abschreibungen unterteilt. Das Financial Accounting Standards Board (FASB) verlangt diesen Bericht nicht, wird jedoch empfohlen.

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Schritt 6. Erforderliche Steuererklärungen einreichen

Obwohl gemeinnützige Organisationen steuerbefreit sind, müssen sie dennoch eine Bundeseinkommensteuererklärung einreichen. Dies ermöglicht es dem IRS, die finanzielle Leistung der Organisation zu bewerten. Die Rückgabe legt auch potenzielle Interessenkonflikte offen und legt dar, wie die Vorstandsmitglieder gegebenenfalls entschädigt werden.

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