Der beste Weg, einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen zu schreiben (mit Muster)

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Der beste Weg, einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen zu schreiben (mit Muster)
Der beste Weg, einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen zu schreiben (mit Muster)
Anonim

Es gibt viele Fälle in Ihrem Leben, in denen Sie möglicherweise ein formelles Antragsschreiben schreiben müssen. Dementsprechend ist das Erlernen des richtigen Formats und Tons einer offiziellen Anfrage eine notwendige Lebenskompetenz. Glücklicherweise folgen Anforderungsschreiben normalerweise einer bestimmten Vorlage. Sobald Sie die richtige Technik gelernt haben, ist das Schreiben von Anfragebriefen kein Problem.

Schritte

Teil 1 von 2: Vorbereitung auf das Schreiben eines Anfrageschreibens

Schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen Schritt 1

Schritt 1. Identifizieren Sie die richtige Person für die Anfrage

Oftmals ist es Teil einer Anfrage, herauszufinden, wer der richtige Ansprechpartner ist. Im Allgemeinen sollten Sie die am besten qualifizierte Person bitten, Ihre Anfrage zu erfüllen, und es kann einige Arbeit erfordern, um herauszufinden, wer das ist.

  • Wenn Sie schreiben, um ein Unternehmen um einen Gefallen zu bitten, müssen Sie möglicherweise den Unternehmenssekretär anrufen, um die geeignete Person zu ermitteln. Rufen Sie den vollständigen Namen, die Adresse, die Telefonnummer und den Titel dieser Person ab.
  • Möglicherweise müssen Sie einen anderen Anfragebrief schreiben, um jemanden zu fragen, an den Sie schreiben sollen. Befolgen Sie in diesem Fall dennoch diese Schritte zum Schreiben eines Anforderungsschreibens.
Schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen Schritt 2

Schritt 2. Lernen Sie das Format für einen Geschäftsbrief

Ihr Anfrageschreiben sollte das richtige Geschäftsbriefformat verwenden, da es sich wahrscheinlich um eine formelle Anfrage handelt. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief in Papierform senden. Machen Sie sich mit dem folgenden Format vertraut und verwenden Sie es beim Schreiben Ihres Briefes.

  • Platzieren Sie Ihren Namen, Titel und Ihre Adresse oben links auf dem Papier.
  • Tragen Sie das Datum darunter ein.
  • Tragen Sie den Namen, die Anrede und die Adresse der Person darunter ein.
  • Sprechen Sie die Person angemessen an. Beginnen Sie mit "Sehr geehrter Herr." oder "Sehr geehrte Frau."
  • Lassen Sie 1-Zoll-Ränder um das Papier herum und verwenden Sie einen einfachen Abstand. Nicht einrücken, sondern nur ein doppeltes Leerzeichen zwischen den Absätzen verwenden.
  • Verwenden Sie eine leicht lesbare Schriftart wie Times New Roman oder Arial in 12-Punkt-Schrift.
  • Beenden Sie mit "Mit freundlichen Grüßen" und lassen Sie dann 4 Zeilen, damit Sie Ihren Namen manuell unterschreiben können. Geben Sie darunter Ihren Namen und Titel ein.
Schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen Schritt 3

Schritt 3. Lassen Sie genügend Zeit für die Anfrage

Denken Sie daran, dass die Person, an die Sie schreiben, wahrscheinlich andere Aufgaben zu erledigen hat, sodass Ihre Anfrage möglicherweise einige Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Ihre Anfrage zeitkritisch ist, informieren Sie den Empfänger rechtzeitig, um sie zu bearbeiten. Im Allgemeinen ist es eine gute Richtlinie, eine Woche für Anfragen einzuplanen, obwohl größere Aufgaben durchaus länger dauern können.

Du würdest zum Beispiel nicht 2 Tage vor Fälligkeit um ein Empfehlungsschreiben von einem Lehrer bitten. Das ist eine unvernünftige Bitte. Wenn Sie im Voraus geplant hätten, würden Sie wissen, dass solche Anfragen normalerweise 2 Wochen benötigen, um sie zu erfüllen

Teil 2 von 2: Schreiben Sie Ihren Brief

Schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen Schritt 4

Schritt 1. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung

Der Empfänger des Briefes sollte angemessen begrüßt und angesprochen werden.

  • "Dear" ist die akzeptierte Eröffnung für diesen Briefstil. Öffnungen wie „Hallo“oder „Hallo“sind für einen Geschäftsbrief unangemessen und unprofessionell.
  • Verwenden Sie Mr., Mrs. und Ms. nach Bedarf. Verwenden Sie niemals nur den Vornamen einer Person.
  • Wenn Sie sich bezüglich des Geschlechts einer Person nicht sicher sind, verwenden Sie in der Begrüßung den vollständigen Namen anstelle von Herrn oder Frau. Beispiel: "Lieber Casey Smith".
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Schritt 2. Stellen Sie sich vor

Handelt es sich um eine unaufgeforderte Anfrage, muss der Empfänger wissen, wer die Anfrage stellt. Stellen Sie sich kurz vor, z. B. Ihre Stelle/Position oder verbundene Organisation. Dies hilft Ihrem Leser zu verstehen, wer die Anfrage stellt.

  • Ihre Einleitung kann nur ein oder zwei Sätze sein. Sie müssen keine Biografie angeben, Sie müssen dem Empfänger nur eine Vorstellung davon geben, wer Sie sind.
  • Sich selbst vorzustellen hat zwei Vorteile. Erstens ist es höflich. Denke daran, wer auch immer du schreibst, muss deiner Bitte wahrscheinlich nicht stattgeben, also zeigen gute Manieren, dass du dir Gedanken und Mühe gemacht hast, ihn oder sie zu kontaktieren. Zweitens hilft die Identifizierung des Empfängers dem Empfänger zu verstehen, wer Sie sind und Ihre Anfrage besser zu bearbeiten.
  • Wenn Sie die Person schon einmal kennengelernt haben, kann es hilfreich sein, sie daran zu erinnern. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Wir haben uns letzte Woche beim Sportbankett getroffen. Ich habe mich gefreut, Ihre Bekanntschaft zu machen.“
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Schritt 3. Erklären Sie den Gefallen, um den Sie bitten

Nachdem Sie sich vorgestellt haben, beginnen Sie einen zweiten Absatz. Sagen Sie höflich, aber deutlich, den Gefallen, den Sie brauchen. Geben Sie auch alle notwendigen Details ein, die der Empfänger benötigt, um Ihre Anfrage zu erfüllen, wie Datum und Uhrzeit. Nicht: Hilfe anfordern mit „Ich brauche deine Hilfe“oder „Ich habe gehört, du könntest das für mich tun“

Tun Sie: Bitten Sie um Hilfe bei „Wäre es möglich…“oder „Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie…“

Schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen Schritt 7

Schritt 4. Halten Sie es einfach

Machen Sie sich nicht mit Details verrückt. Sie sollten Ihre Anfrage in wenigen Sätzen formulieren können. Das Wichtigste ist, dass klar angegeben ist, was Sie brauchen. Nicht: Fügen Sie unnötige Schmeicheleien oder Entschuldigungen hinzu.

Do: Decken Sie alle notwendigen Informationen ab, z. B. den Zeitrahmen.

Schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um einen Gefallen Schritt 8

Schritt 5. Sagen Sie Ihrem Empfänger, warum der Gefallen wichtig ist

In bestimmten Fällen müssen Sie den Empfänger möglicherweise davon überzeugen, dass er Ihrer Anfrage stattgeben soll. Dies sollte auch im zweiten Absatz stehen. Halten Sie alle Ihre Belege bereit und geben Sie kurz an, warum diese Anfrage wichtig ist und warum es dem Empfänger helfen würde, sie zu gewähren.

  • Sie können beispielsweise verlangen, dass ein Unternehmen eine Veranstaltung sponsert, die Sie veranstalten. Sie könnten betonen, dass das Unternehmen dadurch eine gute Sichtbarkeit erhält. Sie könnten sagen: „Wenn Sie die nötigen Mittel zur Verfügung stellen würden, werden wir Ihr Unternehmen als offizieller Sponsor auf der Veranstaltung bekannt machen. Dadurch werden Sie in der Community präsent und identifizieren Ihr Unternehmen mit einem guten Zweck.“Setzen Sie jemanden nicht mit "Das ist extrem wichtig" unter Druck. oder "Es würde mir wirklich die Welt bedeuten."

    Do: Geben Sie spezifische Informationen wie eine Frist oder einen konkreten Anreiz an.

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Schritt 6. Bieten Sie dem Empfänger an, Hilfe zu leisten

Zeigen Sie immer Ihre Bereitschaft, mit dem Empfänger zusammenzuarbeiten. Eine einfache Aussage wie "Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen" kann dem Empfänger zeigen, dass Sie bereit sind, zusammenzuarbeiten und Ihnen so viel wie möglich zu helfen. Setzen Sie den Leser nicht unter Druck mit Hinweisen auf frühere Gefälligkeiten, die Sie getan haben.

Tun Sie: Bestätigen Sie "Ich verstehe, wenn Sie dies nicht tun können."

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Schritt 7. Schließen Sie den Brief höflich

Wenn Sie Ihre Anfrage formuliert und alle notwendigen Informationen angegeben haben, die der Empfänger möglicherweise benötigt, schließen Sie mit einer höflichen Notiz. Danken Sie dem Empfänger, dass er Ihre Anfrage berücksichtigt hat, und sagen Sie, dass Sie sich auf eine Rückmeldung freuen. Schließen Sie dann mit einer angemessenen Anrede wie "Mit freundlichen Grüßen" ab.

Zum Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Anfrage zu prüfen. Ich freue mich darauf, von Ihnen in dieser Angelegenheit zu hören. Mit freundlichen Grüßen John Smith.“

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Schritt 8. Lesen Sie Ihren Brief Korrektur, bevor Sie ihn absenden

Senden Sie niemals einen Brief ohne Korrekturlesen, insbesondere einen formellen Geschäftsbrief. Rechtschreib- oder Grammatikfehler lassen Ihren Brief unprofessionell aussehen und können Ihre Chancen verringern, dass Ihrem Antrag stattgegeben wird.

  • Lesen Sie Ihren Brief noch mindestens zwei Mal, bevor Sie ihn abschicken. Auf diese Weise können Sie alle Fehler, die Sie möglicherweise gemacht haben, erkennen.
  • Nur weil Sie Ihren Brief eingeben, bedeutet das nicht, dass Ihre Rechtschreib- und Grammatikprüfung alles erfasst. Verlassen Sie sich niemals ausschließlich auf diese Programme. Sie müssen immer noch die altmodische Art und Weise Korrektur lesen.

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