So kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter

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So kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter
So kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter
Anonim

Als guter Manager oder Vorgesetzter ist es Ihre Pflicht, Probleme am Arbeitsplatz zu lösen. Während die Ursachen für Arbeitsplatzprobleme unterschiedlich sind – Persönlichkeitskonflikte, problematische Mitarbeiter, fehlerhafte Prozesse oder mehr – müssen sie alle auf ähnliche Weise gelöst werden. Letztlich können Arbeitsplatzprobleme nur durch die Kommunikation mit dem oder den Mitarbeitern gelöst werden, die im Zentrum des konkreten Problems stehen oder mit ihm vertraut sind. Letztendlich müssen Sie das Problem identifizieren, mit den Mitarbeitern besprechen und einen Weg finden, es zu lösen. Mit etwas Zeit und Kommunikation werden Sie Probleme am Arbeitsplatz problemlos bewältigen können.

Schritte

Teil 1 von 3: Identifizieren des Problems

Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 1

Schritt 1. Sammeln Sie relevante Informationen

Bevor Sie mit Ihrem Mitarbeiter sprechen, sollten Sie einige Informationen sammeln, damit Sie das Problem identifizieren können. Wenn Sie das Problem identifizieren, erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um eine Diskussion über das Problem zu beginnen.

  • Ziehen Sie Mitarbeiterbewertungen.
  • Sammeln Sie Leistungs- oder Verkaufsstatistiken.
  • Sprechen Sie mit anderen Führungskräften oder Mitarbeitern, die möglicherweise Informationen aus erster Hand über das Arbeitsplatzproblem haben.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 2

Schritt 2. Sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten und Managern

Bevor Sie weitermachen und mit dem Mitarbeiter sprechen, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Manager sprechen. Ihr Vorgesetzter und Ihr Vorgesetzter werden Ihnen eine gute Vorstellung davon geben, nach welchen Arten von Lösungen Sie suchen sollen. Darüber hinaus geben sie Ihnen eine Vorstellung von der Art der Autorität, die Sie haben, um das Arbeitsplatzproblem zu lösen.

  • Rufen Sie ein Treffen mit Ihrem direkten Vorgesetzten an.
  • Informieren Sie sie über das Problem, das Sie identifiziert haben. Sagen Sie zum Beispiel: "Wir haben ein Produktivitätsproblem an unserem Standort in Spring Falls. Ich arbeite aktiv daran, es mit den betreffenden Mitarbeitern zu lösen."
  • Fragen Sie sie, was Sie tun sollen, um das Problem anzugehen. Fragen Sie beispielsweise: "Möchten Sie etwas Bestimmtes von mir tun, wenn ich an der Lösung dieses Problems arbeite?"
  • Finden Sie heraus, ob Ihr Vorgesetzter weitere relevante Informationen zum Arbeitsplatzproblem hat.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 3

Schritt 3. Beobachten Sie Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit

Nachdem Sie mit Ihrem direkten Vorgesetzten gesprochen haben, sollten Sie den oder die Mitarbeiter beobachten, die mit dem Arbeitsplatzproblem in Verbindung stehen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter beobachten, erhalten Sie solide Informationen über den spezifischen problematischen Prozess oder die Mitarbeiterinteraktion, die Ihnen ein Problem bereitet.

  • Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die täglichen Aktivitäten Ihres Unternehmens zu beobachten. Dies wird Ihnen helfen, ein besseres Verständnis für etwaige Probleme am Arbeitsplatz zu entwickeln.
  • Halten Sie von Zeit zu Zeit Besprechungen mit Mitarbeitern ab, um zu sehen, was mit ihnen los ist.
  • Betten Sie sich im Laufe des Jahres in verschiedene Jobs ein. Auf diese Weise erhalten Sie eine viel bessere Vorstellung davon, wie Prozesse funktionieren und wie Mitarbeiter täglich miteinander umgehen.

Teil 2 von 3: Das Problem diskutieren

Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 4

Schritt 1. Planen Sie ein Meeting, um über das Problem zu sprechen

Ihr erster Schritt besteht darin, ein Treffen zu vereinbaren, um über das Problem zu sprechen. Wenn Sie einen Termin vereinbaren, haben Sie die Möglichkeit, das Problem zu besprechen und zu untersuchen.

  • Wenn Sie dem Mitarbeiter eine E-Mail senden oder ihn anrufen, achten Sie darauf, dass Sie sich in Ihrem Gespräch relativ kurz fassen.
  • Während Sie ihnen eine Vorstellung von dem Problem geben sollten, über das Sie sprechen werden, versuchen Sie, nicht zu tief in das Problem einzudringen.
  • Vermeiden Sie es, Ihren Mitarbeiter zu beschuldigen, wenn Sie ihn zu einem Meeting einladen.
  • Sagen Sie etwas wie: "John, ich möchte mich bezüglich Ihrer Abteilung treffen. Ich möchte über Möglichkeiten sprechen, wie wir die Effizienz dort verbessern können."
  • Wenn Sie dem betreffenden Mitarbeiter eine E-Mail schreiben, vermeiden Sie es, so etwas wie „Sie machen Ihren Job nicht“oder „Ihre Abteilung ist unterdurchschnittlich“zu schreiben. Dies wird einen negativen Ton anschlagen und könnte die Effektivität Ihres Meetings untergraben.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 5

Schritt 2. Erklären Sie das Problem

Nach dem Einrichten eines Meetings haben Sie die Möglichkeit, dem Mitarbeiter das Problem zu erläutern. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihren Mitarbeiter umfassend zu informieren.

  • Formulieren Sie das Problem in einfachen und klaren Worten.
  • Identifizieren Sie, wie das Problem Ihrem Unternehmen schadet.
  • Versuchen Sie, objektiv zu sein und nicht anklagend. Lassen Sie sie wissen, was das Problem ist – weisen Sie keine Schuld zu. Anstatt beispielsweise zu sagen „Sie machen einen schrecklichen Job als Kundendienstmitarbeiter“, sagen Sie „Wir haben negative Rückmeldungen zu Ihrer Arbeit als Kundendienstmitarbeiter erhalten“.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 6

Schritt 3. Hören Sie sich die Antwort des Mitarbeiters an

Nachdem Sie Zeit damit verbracht haben, dem Mitarbeiter das Problem zu erklären, müssen Sie sich die Antwort des Mitarbeiters anhören. Wenn Sie auf die Antwort des Mitarbeiters hören, wissen Sie, dass Sie seine Perspektive schätzen und erhalten wertvolle Informationen.

  • Nehmen Sie ihr Feedback an. Diese Informationen können Ihnen helfen, Ihre Organisation zu verbessern.
  • Zeigen Sie, dass Ihnen das, was Ihr Mitarbeiter sagt, wichtig ist. Erwägen Sie, ihre Punkte mit anderen Worten zu wiederholen, um zu zeigen, dass Sie aufmerksam sind.
  • Danke ihnen für ihren Input und ihre Antwort.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 7

Schritt 4. Halten Sie die Kommunikation am Laufen

Während Ihr Mitarbeiter Ihnen bereits Feedback gegeben hat, stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikationskanäle offen bleiben, bis das Problem gelöst ist. Wenn Sie und Ihr Mitarbeiter häufig und effektiv kommunizieren, hilft Ihnen dies, das fragliche Problem zu finden und dann zu lösen.

  • Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass er Sie kontaktieren soll, wenn er weitere Bedenken oder Probleme hat.
  • Halten Sie Besprechungen mit dem Mitarbeiter ab, bis das Problem vollständig gelöst ist.

Teil 3 von 3: Einen Weg finden, das Problem zu lösen

Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 9

Schritt 1. Nehmen Sie Vorschläge von Ihrem Mitarbeiter an

Der Mitarbeiter wird aus erster Hand wissen, was mit ihm oder der Abteilung los ist. Fragen Sie, wo das Problem liegt und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Dies überträgt dem Mitarbeiter Verantwortung und kann ihm helfen, sich ermächtigt zu fühlen, und ist auch eine Möglichkeit für Sie, das Engagement und das Urteilsvermögen des Mitarbeiters zu beurteilen.

  • Fragen Sie Ihren Mitarbeiter etwa: "Was glauben Sie, können wir tun, um dieses Problem zu beheben?"
  • Dokumentieren Sie die Lösungsvorschläge Ihres Mitarbeiters.
  • Wenn Sie einer von Ihrem Mitarbeiter empfohlenen Lösung zustimmen, teilen Sie ihm dies mit und erteilen Sie ihm die Vollmacht, diese umzusetzen.
  • Denken Sie daran, es spielt keine Rolle, wer schuld ist. Sie sollten sich auf die Lösung konzentrieren.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 8

Schritt 2. Schlagen Sie eine Lösung für das Problem vor

Nachdem Sie sich die Ideen Ihres Mitarbeiters angehört haben, machen Sie Ihre eigenen Vorschläge, wenn es Lösungen gibt, die er möglicherweise nicht in Betracht gezogen hat.

  • Lassen Sie Ihren Mitarbeiter wissen, dass Ihre Vorschläge einfach nur das sind – Vorschläge.
  • Wenn Ihnen klar ist, wie Ihr Mitarbeiter (oder Sie) Ihre Lösung implementieren können, lassen Sie es ihn wissen.
  • Geben Sie nach Möglichkeit mehrere Lösungen an. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen Standort oder ein Franchise mit schlechten Umsätzen hat, schlagen Sie Optionen vor, wie dieser Standort den Umsatz steigern kann. Sie könnten vorschlagen, dass der Manager dieses Standorts einige Printanzeigen veröffentlicht, Werbeaktionen durchführt oder eine Social-Media-Kampagne startet.
Kommunizieren Sie ein Arbeitsplatzproblem mit Ihrem Mitarbeiter Schritt 10

Schritt 3. Fragen Sie andere nach Möglichkeiten zur Lösung des Problems

Neben der eigenen Lösungsfindung und Anregungen Ihres Mitarbeiters nehmen Sie Kontakt mit anderen Abteilungsleitern und/oder Mitarbeitern auf, die mit der Arbeitsplatzproblematik vertraut sind.

  • Rufen Sie eine Sitzung des Managements an, um das Problem zu besprechen und zu sehen, ob jemand eine Lösung empfehlen kann. Sie und der betreffende Mitarbeiter können eine Präsentation zum Thema zusammenstellen und dann aktiv mit dem zuständigen Management ein Brainstorming durchführen.
  • Halten Sie eine Besprechung mit allen Mitarbeitern ab, die mit dem Problem zu tun haben oder mit ihm vertraut sind, um zu sehen, ob jemand Ideen zur Lösung des Problems hat.
  • Besprechen Sie das Problem mit der Personalabteilung, wenn es sich um ein Personalproblem handelt.

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