3 Möglichkeiten, Prioritäten zu setzen, wenn alles wichtig ist

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3 Möglichkeiten, Prioritäten zu setzen, wenn alles wichtig ist
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Anonim

Wenn Sie sich mit wichtigen Aufgaben überfordert fühlen, ist es wirklich schwierig, das Wichtigste zu priorisieren. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, kann es schwierig sein, Fortschritte zu erzielen. Glücklicherweise können Sie Ihre To-Do-Liste in den Griff bekommen und Aufgaben abhaken. Maximieren Sie Ihre Zeit, indem Sie bestimmte Aufgaben planen und Zeitlimits festlegen. Ändern Sie außerdem Ihre Perspektive auf das, was Sie erreichen können und was nicht.

Schritte

Methode 1 von 3: Erstellen einer To-Do-Liste

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 1
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 1

Schritt 1. Listen Sie alles auf, was Sie tun müssen

Aufgaben fühlen sich überwältigender an, wenn Sie versuchen, mit ihnen im Kopf Schritt zu halten. Schreiben Sie stattdessen alles auf, was Sie erledigen müssen, ohne sich Gedanken über das Wichtigste zu machen. Sie können die Aufgaben später organisieren.

Du könntest auflisten: „Schreib einen Fortschrittsbericht, ruf den Arzt an, schicke eine Kunden-E-Mail zurück, mache die Wäsche, ruf Mama an, gehe mit dem Hund spazieren, hilf Alex bei den Hausaufgaben und koche das Abendessen.“

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 2
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 2

Schritt 2. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Schritte auf

Große Aufgaben können zu einem Stau in Ihrer To-Do-Liste führen, da sie viel Zeit und Energie erfordern. Wenn Sie an diesen Aufgaben arbeiten, haben Sie möglicherweise das Gefühl, nichts zu erreichen, obwohl Sie es sind. Teilen Sie komplizierte Aufgaben in einzelne Schritte auf, die Sie nach Abschluss abhaken können, damit Sie Ihren Fortschritt sehen können.

Zum Beispiel ist das Schreiben eines Fortschrittsberichts eine größere Aufgabe, als Ihren Arzt anzurufen. Sie können es in kleinere Aufgaben aufteilen, wie zum Beispiel: „Kompilieren Sie meine Notizen, erstellen Sie einen Bericht, holen Sie sich Feedback von Colleen, überarbeiten Sie den Bericht, senden Sie einen endgültigen Entwurf an meinen Chef.“

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 3
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 3

Schritt 3. Unterteilen Sie die Liste in dringende und nicht zeitkritische Aufgaben

Sie haben wahrscheinlich einige Aufgaben, die zeitnah erfolgen, wie geplante Besprechungen, und einige, die Sie jederzeit erledigen können. Erstellen Sie 2 Spalten auf einem leeren Blatt Papier. Beschriften Sie die linke Spalte mit „dringend“und die rechte Spalte mit „jederzeit“. Teilen Sie dann Ihre Aufgaben in die entsprechenden Spalten ein.

Ihre „dringende“Liste könnte Aufgaben beinhalten wie „Meine Notizen zusammenstellen, einen Bericht verfassen, Feedback von Colleen einholen, den Bericht überarbeiten, einen endgültigen Entwurf an meinen Chef senden, den Arzt anrufen, mit dem Hund spazieren gehen, Abendessen kochen und Alex dabei helfen Hausaufgaben." Ihre „Jederzeit“-Liste könnte „Wäsche waschen und Mama anrufen“enthalten

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 4
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 4

Schritt 4. Ordnen Sie Ihre Liste von der dringendsten zur am wenigsten dringenden Aufgabe

Überprüfen Sie die Liste und ermitteln Sie, welche Aufgabe am zeitnähesten ist. Listen Sie dann die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit auf. Dies kann Ihnen helfen herauszufinden, wo Sie anfangen sollen.

Sie könnten Ihre Aufgaben wie folgt einstufen: „Den Arzt anrufen, meine Notizen zusammenstellen, einen Bericht erstellen, Feedback von Colleen einholen, den Bericht überarbeiten, einen endgültigen Entwurf an meinen Chef senden, mit dem Hund spazieren gehen, Abendessen kochen, Alex bei den Hausaufgaben helfen, die Aufgaben erledigen Wäsche waschen und Mama anrufen.“

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 5
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 5

Schritt 5. Verschieben Sie hochwertige Aufgaben in der Liste nach oben, wenn sie Ihnen einen Sinn geben

Sie haben wahrscheinlich ein paar Aufgaben, die für Sie sehr wichtig sind, aber nicht dringend oder unerlässlich sind. Dazu können Dinge gehören wie „Spielen Sie mit den Kindern, malen Sie ein Aquarell oder lesen Sie den neuesten Bestseller“. Es ist wichtig, Aktivitäten in Ihren Tag aufzunehmen, die Ihnen helfen, Ihr bestes Leben zu führen. Verschieben Sie diese Aufgaben nach Möglichkeit nach oben auf Ihrer Liste.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Kind hat eine Preisverleihung in der Schule. Sie können Ihre dringenden Arbeitsaufgaben verschieben, um sicherzustellen, dass Sie Zeit haben, dort zu sein. Ebenso ist das Abwaschen sehr wichtig, aber du könntest einen Tag auslassen, um dir Zeit zum Lesen zu geben

Methode 2 von 3: Maximieren Sie Ihre Zeit

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 6
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 6

Schritt 1. Planen Sie wichtige Aufgaben in Ihren Tag ein, damit sie erledigt werden

Markieren Sie Aufgaben, von denen Sie wissen, dass sie erledigt werden müssen, damit Sie Zeit dafür blockieren können. Dazu können Aufgaben wie das Essen von Mahlzeiten, das Bezahlen von Rechnungen oder das Anrufen Ihres Arztes gehören. Legen Sie eine Zeit für die Ausführung dieser Aufgaben fest, damit Sie wissen, dass Sie sie erledigen können.

Sie können beispielsweise eine Stunde in Ihrem Planer blockieren, um Ihrem Kind bei den Hausaufgaben zu helfen, oder eine Sitzung mit einem Trainer buchen, um sicherzustellen, dass Sie ins Fitnessstudio gehen

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 7
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 7

Schritt 2. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre persönlichen Prioritäten

Wenn Sie mit der Arbeit oder der Schule beschäftigt sind, können Sie Ihre persönlichen Bedürfnisse leicht vergessen. Sie müssen jedoch das tun, was Ihnen wichtig ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die Dinge tun können, die Sie lieben. Blockieren Sie die Zeit, die Sie brauchen, um sich um Ihre persönlichen Prioritäten zu kümmern.

Planen Sie zum Beispiel Zeit für sich selbst ein, um sich mit Freunden zu treffen, sich selbst zu pflegen oder einem Hobby nachzugehen

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 8
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 8

Schritt 3. Setzen Sie sich Zeit für anspruchsvolle Aufgaben

Große Aufgaben können schwer von Ihrer To-Do-Liste abzuhaken sein, besonders wenn Sie dazu neigen, ein Perfektionist zu sein. Wenn Sie Ihre gesamte Zeit mit diesen Aufgaben verbringen, haben Sie jedoch keine Zeit, an anderen Aufgaben zu arbeiten. Bestimmen Sie, wie viel Zeit Sie für komplizierte Aufgaben aufwenden können, und verpflichten Sie sich, nach Ablauf dieser Zeit aufzuhören.

Angenommen, Sie arbeiten bei der Arbeit an einem großen Projekt. Sie können für dieses Projekt 3 Stunden morgens und 3 Stunden nach der Arbeit blockieren. Dadurch bleiben Ihnen mindestens 2 Arbeitsstunden, um sich um andere Aufgaben zu kümmern, wie zum Beispiel das Beantworten von E-Mails

Variation:

Wenn Sie sich einer großen Frist nähern, müssen Sie möglicherweise mehr Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufwenden. Es ist in Ordnung, gelegentlich den Rest Ihres Kalenders zu löschen, wenn Sie auf eine Frist hinarbeiten.

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 9
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 9

Schritt 4. Verbringen Sie weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben

Sie haben wahrscheinlich ein paar Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, die nicht unbedingt erforderlich sind, aber noch erledigt werden müssen. Lassen Sie diese Aufgaben nicht Ihre ganze Zeit in Anspruch nehmen. Machen Sie stattdessen das Minimum an Arbeit, um sie von Ihrer Liste abzuhaken. So sparen Sie Zeit für andere Aufgaben.

Zum Beispiel ist der Umgang mit Junk-Mail eine unwichtige Aufgabe, also verschwenden Sie keine Zeit damit, sich jede Post anzuschauen. Einfach recyceln und weitermachen

Methode 3 von 3: Ändern Sie Ihre Perspektive

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 10
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 10

Schritt 1. Konzentrieren Sie sich auf das große Ganze und nicht auf die Details

Sie werden wahrscheinlich Zeiten haben, in denen Sie nicht alles auf Ihrer Liste erreichen können. Machen Sie sich keine Sorgen, alles perfekt zu machen oder jedes Kästchen abzuhaken. Gib einfach dein Bestes und erledige so viele Aufgaben wie möglich.

Geben Sie sich Requisiten für das, was Sie an diesem Tag getan haben. Denken Sie an den Fortschritt und nicht an das, was Sie noch tun müssen

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 11
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 11

Schritt 2. Setzen Sie sich ein realistisches Ziel, wie viel Sie erreichen können

So sehr Sie alles tun möchten, Sie sind nur eine Person, die nur eine begrenzte Zeit hat. Seien Sie ehrlich zu sich selbst, wie viele Stunden Sie damit verbringen können, an Ihrer To-Do-Liste zu arbeiten und wie viel Sie vernünftigerweise erledigen können. Der Versuch, zu viel zu tun, kann Sie überfordern.

Sie können abschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden können. Bestimmen Sie dann, wie viel Zeit Sie täglich arbeiten können. Dies wird Ihnen helfen, einen gewissen Überblick darüber zu behalten, was Sie wirklich an einem Tag erreichen können

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 12
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 12

Schritt 3. Erlauben Sie sich die Flexibilität, die Reihenfolge Ihrer Aufgaben bei Bedarf zu ändern

Während die Rangordnung Ihrer Aufgaben Ihnen helfen kann, Ihre Prioritäten zu erkennen, können Probleme auftreten, die Sie dazu zwingen, Dinge neu zu priorisieren. Erteilen Sie sich selbst die Erlaubnis, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Sie können jederzeit zu Ihrer Liste zurückkehren, wenn die Krise vorbei ist.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie hätten erwartet, Ihrem Kind eine Stunde bei den Hausaufgaben zu helfen, aber es dauert 2 Stunden. Möglicherweise müssen Sie eine Aufgabe auf den nächsten Tag verschieben, um die zusätzliche Stunde zu berücksichtigen

Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 13
Priorisieren, wenn alles wichtig ist Schritt 13

Schritt 4. Bauen Sie Stressabbaumittel ein, um den Druck zu bewältigen, Dinge zu erledigen

Viele Prioritäten zu haben, kann dazu führen, dass Sie sich ängstlich und gestresst fühlen, was Sie stark belasten kann. Verwalten Sie Ihren Stresspegel, indem Sie Ihre Lieblings-Stressabbaumittel als Teil Ihrer täglichen Routine verwenden. Dies wird Ihnen helfen, sich entspannter zu fühlen, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben können.

Zu den großartigen Stressabbauern gehören Gespräche mit einem Freund, ein Hobby, ein langes Bad, Aromatherapie, Puzzles, Lesen, draußen in der Natur oder das Spielen mit einem Haustier

Tipps

  • Wenn Sie sehr beschäftigt sind, kann es hilfreich sein, Aufgaben nach Möglichkeit an andere zu delegieren.
  • Du wirst Zeiten haben, die sehr beschäftigt sind und andere Zeiten, die ruhiger sind. Versuchen Sie, in schwierigen Zeiten positiv zu bleiben.

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