Buchhaltungstransaktionen durchführen: 12 Schritte (mit Bildern)

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Buchhaltungstransaktionen durchführen: 12 Schritte (mit Bildern)
Buchhaltungstransaktionen durchführen: 12 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, muss alle seine Transaktionen im Auge behalten. Es gibt viele einfache Finanzsoftwaresysteme, die Sie kaufen können, aber es ist am besten, wenn Sie zuerst ein klares Verständnis dafür haben, wie Buchhaltungstransaktionen funktionieren. Sie müssen jeden Geschäftsvorfall wie den Zahlungseingang oder die Zahlung einer Rechnung in ein Buchhaltungsjournal eintragen, das einem großen Fahrtenbuch gleicht. Hier haben Sie eine Sammlung von Kategorien, die Konten genannt werden, und Sie werden ein Konto belasten (erhöhen oder verringern) und einem anderen Konto gutschreiben (erhöhen oder verringern) (Beispiele folgen). Die Hersteller von Buchhaltungssoftwareprogrammen folgen immer noch dieser Formel, aber sie haben den Prozess für den durchschnittlichen Benutzer viel einfacher gemacht.

Schritte

Teil 1 von 3: Eingeben von Transaktionen

Führen Sie Buchhaltungstransaktionen durch, Schritt 1

Schritt 1. Sammeln Sie alle Unterlagen zu Geschäftstransaktionen

Dazu können Rechnungen von Lieferanten, Stromrechnungen, an Kunden ausgestellte Gutschriften, Steuererklärungen, ausgestellte Schecks und Gehaltsabrechnungsinformationen gehören. Überprüfen Sie jede eingegangene Rechnung oder Zahlung auf ihre Richtigkeit, bevor Sie sie in einem Buchungsjournal erfassen. Stellen Sie sicher, dass alle von einem Vorgesetzten oder Geschäftsinhaber genehmigt wurden, bevor Sie Transaktionen eingeben.

Buchführungstransaktionen durchführen Schritt 2

Schritt 2. Richten Sie für jede Transaktionsart unterschiedliche Konten oder Kategorien ein

Konten können aus Bargeld, Inventar, Ausgaben usw. bestehen. Stellen Sie sich diese als verschiedene Seiten in einem Notizbuch oder als Einzelposten vor, die Sie in Ihrem persönlichen Budget auflisten könnten. Sie müssen die folgenden Arten von Konten einrichten:

  • Das Verkaufs- oder Umsatzkonto erfasst alle Verkäufe an Kunden.
  • Ebenso erfasst das Spesenkonto alle Gelder, die das Unternehmen ausgibt, beispielsweise für den Betrieb seiner Einrichtungen, die Herstellung des Produkts und den Verkauf des Produkts.
  • Darüber hinaus muss das Unternehmen seine Besitztümer wie Bargeld, Forderungen (Verkäufe an Kunden, die noch nicht bezahlt wurden) und physische Besitztümer wie Gebäude und Ausrüstung erfassen. Diese werden im Vermögenskonto verbucht.
  • Auf dem Passivkonto hingegen werden alle Gelder erfasst, die das Unternehmen gegenüber Dritten schuldet, wie Bankdarlehen, Verbindlichkeiten (z.
  • Diese großen Kategorien werden oft in spezifischere, kleinere Konten unterteilt.
Buchführungstransaktionen durchführen Schritt 3

Schritt 3. Entscheiden Sie, welche Konten belastet oder gutgeschrieben werden sollen

Es ist am wichtigsten, sich daran zu erinnern, dass jede Transaktion als Lastschrift/Gutschrift bezeichnet werden kann und dass Gutschriften immer von gleichen Lastschriften begleitet sein müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Zahlung von einem Kunden erhalten, würden Sie die Debitorenbuchhaltung in Ihrem Buchungsjournal belasten und entlasten. Wenn Sie für eine TV-Werbung bezahlen, würden Sie "Werbekosten" abbuchen und Bargeld gutschreiben.

  • Belastungen erhöhen die Ausgaben, Vermögenswerte (wie Bargeld oder Möbel) und Dividendenkonten und Gutschriften verringern diese Konten. Eine einfache Möglichkeit, sich an diese Erhöhung zu erinnern, ist D-E-A-D (Sollwerte, Ausgaben, Dividenden). Andere Konten, wie Verbindlichkeiten und Einnahmen, werden durch Gutschriften erhöht und durch Lastschriften verringert. Dieses Buchführungssystem hat seine eigene Logik, und Sie sollten sie besser auswendig lernen, anstatt Ihre eigene Logik mit dem, was "erhöht" und was "verringert" ist, anzuwenden.
  • Beachten Sie, dass die Anzahl der Haben- und Sollbuchungen ungerade sein kann, solange die Gesamtwerte gleich sind. Wenn ein Kunde beispielsweise die Hälfte eines Produkts in bar und die andere Hälfte in Gutschrift bezahlt, gibt es zwei Belastungsbuchungen für Bargeld und Debitoren und nur eine Gutschrift für Verkäufe.
  • Alle verfügbaren Computersoftwaresysteme erleichtern Ihnen die Erfassung von Buchungsvorgängen, indem Sie jeden Eintrag an der richtigen Stelle im Journal platzieren.
  • Möglicherweise müssen Sie im Journal neue Kontonamen erstellen, wenn Sie eine außergewöhnliche Transaktion wie den Verkauf von Aktien oder den Kauf von Land haben.
Buchführungstransaktionen durchführen Schritt 4

Schritt 4. Überprüfen Sie alle im Journal erfassten Buchungstransaktionen

Jede Transaktion sollte in der entsprechenden Kategorie erscheinen: zB Soll auf einer Seite des Journals, und ein Betrag in Höhe dieser Transaktion sollte auf der gegenüberliegenden Haben-Seite des Journals erscheinen.

Sie würden beispielsweise eine Transaktion für eine Stromrechnung in Höhe von 500 USD in der Spalte Soll unter Kreditoren und in der Spalte Kredit unter Bar für 500 USD eingeben, nachdem sie bezahlt wurde. Geben Sie in den Notizen unbedingt die Rechnungsnummer und eine kurze Beschreibung an

Buchführungstransaktionen durchführen Schritt 5

Schritt 5. Übertragen Sie Journalbuchungen regelmäßig in ein Hauptbuch

Das Hauptbuch ist eine Sammlung all Ihrer Konten. Zum Beispiel gibt es eine Seite im Hauptbuch für jede Ihrer Kategorien von Bargeld, Debitoren, Kreditoren, Betriebskosten usw. Dann können Sie die Gesamtsummen für jeden Kontotyp in einem bestimmten Zeitraum sehen.

  • Das Hauptbuch zeichnet Informationen nach Konto auf, im Gegensatz zum Journal, das Transaktionen aufzeichnet. Mit anderen Worten, eine einzelne Transaktion, die in das Hauptbuch übertragen wird, wird an mindestens zwei Stellen oder Konten erfasst.
  • Beispielsweise wird ein Verkauf an einen Kunden, der mit Bargeld bezahlt wird, im Journal als einzelne Transaktion erfasst, wobei eine Belastung des Geldkontos und eine Gutschrift auf den Umsatz erfasst werden. Bei der Übertragung in das Hauptbuch würde dieser Eintrag an zwei separaten Orten erfasst, dem Kassenkonto und dem Erlöskonto. Auf diese Weise können Sie sehen, wie sich die Transaktion und die anderen um sie herum auf jedes Konto einzeln ausgewirkt haben.
  • Einträge im Hauptbuch sollten vom Datum der Transaktion begleitet werden, um die Quelle der Transaktion zu identifizieren. Einige Buchhalter enthalten auch eine Referenznummer, wie beispielsweise eine Auftragsnummer, um die Rückverfolgung von Transaktionen zu ihren Journalbuchungen zu erleichtern.

Teil 2 von 3: Bilanzierungstransaktionen ausgleichen

Führen Sie Buchhaltungstransaktionen durch, Schritt 6

Schritt 1. Gleichen Sie das Hauptbuch aus, bevor Sie es jedes Mal abschließen, wenn Sie eine Buchhaltungstransaktion eingeben

Führen Sie einen Testsaldo und andere Berichte aus, um sicherzustellen, dass die richtigen Konten belastet und die Transaktionen korrekt gebucht wurden. Unabhängig davon, ob Sie 1 Transaktion oder 100 Transaktionen eingegeben haben, müssen die Gesamtbelastungen den Gesamtkrediten entsprechen.

Wenn Sie manuell hinzufügen oder eine Buchhaltungssoftware verwenden, addieren Sie alle Ihre Belastungen und alle Ihre Gutschriften, unabhängig von der Kategorie, in der sie sich befinden. Sie sollten immer auf Null stehen

Führen Sie Buchhaltungstransaktionen durch, Schritt 7

Schritt 2. Überprüfen Sie die Testbilanz auf Fehler

Wenn Belastungen nicht gleich Gutschriften sind, müssen Sie zu den Journalbuchungen zurückkehren, um den Fehler zu finden. Auch wenn Lastschriften gleich Gutschriften sind, kann es dennoch zu einem Fehler kommen, wenn eine Transaktion nicht oder zweimal eingegeben wurde oder wenn eine Transaktion auf das falsche Konto gebucht wurde.

  • Wenn Sie beispielsweise eine Zahlung von einem Kunden erhalten haben, haben Sie möglicherweise Bargeld abgebucht, aber vergessen, die Debitorenbuchhaltung gutzuschreiben. In diesem Fall würde Ihr Guthaben nicht all Ihren Lastschriften entsprechen.
  • In einigen Fällen erfordert dies möglicherweise die Rückverfolgung von Kontoeinträgen bis zu den ursprünglichen Journaleinträgen, um das Problem zu finden. Daher ist es hilfreich, diese Einträge immer mit dem Datum der Transaktion und/oder einer Referenznummer zu verknüpfen.
Führen Sie Buchhaltungstransaktionen durch, Schritt 8

Schritt 3. Führen Sie Berichte für Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Gewinnrücklagen aus

Dies kann manuell oder über ein Buchhaltungssoftwaresystem erfolgen. Dann haben Sie ein vollständiges Bild über den Status Ihres Unternehmens.

  • Die Gewinn- und Verlustrechnung zum Beispiel zieht Ihre Ausgaben von den Einnahmen ab, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erzielt haben, und Sie wissen, ob Sie einen Gewinn oder einen Verlust gemacht haben. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung.
  • Eine Bilanz zeigt alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens. Die Vermögenswerte umfassen Barmittel, Ausrüstungen, Grundstücke und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Verbindlichkeiten umfassen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Wechselverbindlichkeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Bilanz für die Buchhaltung.
  • Wenn Sie in der letzten Periode Dividenden (Ausschüttungen an Aktionäre) ausgezahlt haben, benötigen Sie zusätzlich eine Gewinnrücklagen-Rechnung. Eine Gewinnrücklagen-Rechnung zeigt den von Ihnen erzielten Gewinn (Nettoeinkommen) abzüglich der gezahlten Dividenden. Die Gewinnrücklagen selbst stellen Gewinne dar, die in das Unternehmen reinvestiert werden.

Teil 3 von 3: Führen detaillierter Aufzeichnungen über Buchhaltungstransaktionen

Führen Sie Buchhaltungstransaktionen durch, Schritt 9

Schritt 1. Fügen Sie für jede Transaktion, die Sie in das Journal eingeben, eine kurze Beschreibung ein

Beispiel: "Bargeld für Kabelfernsehwerbung bezahlt, Februar 2015." Dies hilft Ihnen später bei jeder Transaktion, den Betrag, die Ursache und den Erfassungsprozess zu klären.

Führen Sie Buchhaltungstransaktionen durch, Schritt 10

Schritt 2. Bewahren Sie eine Sicherungsdokumentation zu Ihren Journaleinträgen auf

Dies ist sehr wichtig, falls Fehler auftreten oder später Fragen auftreten. Die Dokumentation aller Buchungen kann durch die Zuweisung einer Journalbuchungsnummer und eines Datums als Paket abgelegt werden. Jeder sollte in der Lage sein, einen Journaleintrag im Hauptbuch nachzuschlagen und dann problemlos zur Sicherungsdokumentation zu gelangen.

Buchführungstransaktionen durchführen Schritt 11

Schritt 3. Bewahren Sie Papierkopien aller Unterlagen mindestens ein Jahr lang auf

Dies umfasst sowohl Ihre Journal- und Hauptbucheinträge als auch alle Belege und andere Transaktionsdokumente. Diese benötigen Sie, bis Ihre Konten geprüft und Ihre Steuern eingereicht wurden.

Machen Sie Buchhaltungstransaktionen Schritt 12

Schritt 4. Speichern Sie die Dokumentation mindestens sieben Jahre lang elektronisch

Scannen Sie die Vorder- und Rückseite und bewahren Sie diese Kopien auf zwei Disketten auf, von denen eine im Büro und eine für den Notfall außerhalb des Standorts aufbewahrt wird. Es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Steuern seit mehreren Jahren geprüft werden, daher ist es wichtig, diese Aufzeichnungen aufzubewahren.

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