So implementieren Sie ein Buchhaltungssystem: 10 Schritte (mit Bildern)

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So implementieren Sie ein Buchhaltungssystem: 10 Schritte (mit Bildern)
So implementieren Sie ein Buchhaltungssystem: 10 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Das Ändern oder Erweitern eines Buchhaltungssystems ist eine hervorragende Möglichkeit, Finanzinformationen zu automatisieren und eine effizientere Infrastruktur zu schaffen, insbesondere wenn Sie von einem Ledger-Stil zu einem softwarebasierten Buchhaltungssystem wechseln. Die erfolgreiche Implementierung von Buchhaltungssoftware oder -systemen sollte von einem Projektmanager geleitet werden, der sich bei der Auswahl Ihres Buchhaltungssystems Zeit nehmen kann, um sicherzustellen, dass Sie sich mit umfangreichen Schulungen und technischer Unterstützung für eine Option entscheiden. Erfahren Sie, wie Sie ein Buchhaltungssystem implementieren.

Schritte

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 1

Schritt 1. Wählen Sie Ihr neues Buchhaltungssystem sorgfältig aus

Sie können einen externen Buchhalter beauftragen, Ihre Finanzverfahren zu überprüfen und Änderungen vorzuschlagen, die dem Unternehmen helfen könnten. Besprechen Sie die Vorteile jeder Änderung mit Ihrer Buchhaltungs- oder Buchhaltungsabteilung, da diese täglich damit arbeiten müssen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterstützung des Managements und der Buchhaltung haben, bevor Sie den Wechsel vornehmen. Es ist schwierig, unternehmensweite Änderungen ohne die Zustimmung der Personen vorzunehmen, die andere ausbilden werden

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 2

Schritt 2. Bestimmen Sie einen Projektmanager, der den Implementierungsprozess leitet

Diese Person sollte über umfangreiche Erfahrung in unternehmensweiten Projekten verfügen. Kenntnisse der Buchhaltungs- und Buchhaltungsabteilungen ermöglichen es ihnen, das Budget, die Ressourcen und die erforderliche Unterstützung zu verstehen.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 3

Schritt 3. Erstellen Sie ein Budget und einen Zeitplan

Um Buchhaltungssysteme zu ändern, müssen Sie in einen Manager, Mitarbeiterzeit, Schulungsmaterialien und mehr investieren. Legen Sie mit Ihrem Projektmanager und Ihrer Buchhaltung einen realistischen Zeitplan fest.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 4

Schritt 4. Entwerfen Sie das neue Buchhaltungssystem

Nachdem Sie sich für ein Abrechnungssystem entschieden haben, müssen Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenden Sie sich an die Designer des Unternehmens, bei dem Sie es kaufen, um die benötigten Funktionen auszuwählen.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 5

Schritt 5. Erstellen Sie ein Trainingsprogramm

Untersuchen Sie Ihre aktuelle Infrastruktur und erstellen Sie für jede Abteilung, die mit der Buchhaltungssoftware arbeitet, einen anderen Schulungsplan. Wenn das Buchhaltungsprogramm Ihnen kein Schulungshandbuch zur Verfügung stellt, wenden Sie sich an eine technische Redaktion, um Ihnen ein genaues Handbuch zur Verfügung zu stellen.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 6

Schritt 6. Erstellen Sie ein Pilotabrechnungssystem

Ihre Mitarbeiter können dieses System testen, aber Sie sollten dennoch in der Lage sein, Änderungen für erfolgreichere Verfahren vorzuschlagen. Einige Unternehmen richten kleine Module ein und Mitarbeiter senden frühzeitig Feedback.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 7

Schritt 7. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System

Wenn viele Personen geschult werden müssen, können Sie dies in separaten Wellen tun. Verwenden Sie das Pilotsystem, um sie zu trainieren.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 8

Schritt 8. Nehmen Sie Änderungen vor und akzeptieren Sie das Buchhaltungssystem

Sobald das System von der Software oder dem Finanzunternehmen eingerichtet wurde, können Sie mit Ihrem endgültigen Zeitplan für die Implementierung beginnen. Migrieren Sie die Daten von Ihrem alten Buchhaltungssystem in das neue System.

Richten Sie Verfahren für den Fall von Problemen bei der Migration historischer Daten ein. Dies ist ein äußerst wichtiger Teil Ihrer Implementierung, und der Anbieter des Buchhaltungssystems sollte zur Stelle sein, um sicherzustellen, dass das System voll funktionsfähig ist

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 9

Schritt 9. Beginnen Sie mit dem Übergang

Beginnen Sie mit den Finanzabteilungen und gehen Sie für das gesamte Unternehmen live. Planen Sie während des Arbeitstages Ihrer Mitarbeiter zusätzliche Zeit ein, um das neue System zu erlernen.

Implementieren eines Buchhaltungssystems Schritt 10

Schritt 10. Richten Sie Supportverfahren ein

Haben Sie einen Firmenkontakt, bei dem Sie die Buchhaltungssoftware gekauft haben, und erstellen Sie Auffrischungskurse für alle, die mehr Hilfe benötigen.

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