So machen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen

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So machen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen
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Anonim

Die Steuersaison scheint immer vor der Tür zu stehen. Wenn Sie während des Jahres nicht organisiert waren, ist es jetzt an der Zeit, Ihre Geschäftsunterlagen durchzugehen und alles zusammenzufassen. Finden Sie Ihre Kaufbelege und Rechnungen sowie Belege für abzugsfähige Betriebsausgaben. Wenn Sie noch keinen Buchhalter haben, sollten Sie einen finden, um Ihre Steuern vorzubereiten. Denken Sie auch an den Kauf einer Steuersoftware, die die Vorbereitung auf die Steuersaison erleichtern kann.

Schritte

Teil 1 von 3: Zusammentragen von Finanzinformationen

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 1
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 1

Schritt 1. Finden Sie einen Nachweis über Ihr Geschäftseinkommen

Sie müssen Ihr Kleinunternehmenseinkommen genau melden, also suchen Sie sorgfältig alle Einkommensnachweise. Hoffentlich sind Sie organisiert und haben diese Informationen in einer Excel-Tabelle. Wenn nicht, suchen Sie nach Folgendem:

  • Kontoauszüge
  • Bruttoeinnahmen für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen
  • Verkaufsunterlagen
  • Retourennachweise und Zulagen
  • Zinsen für Geschäfts- und Sparkonten
  • Alle anderen Einkünfte aus Kleinunternehmen
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 2
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 2

Schritt 2. Gleichen Sie Bestellungen mit Rechnungen ab

Gehen Sie Ihren Papierkram durch und finden Sie alle Rechnungen, die Sie für das Jahr verschickt haben. Suchen Sie dann die erhaltenen Bestellungen. Ordne sie zusammen. Denken Sie auch daran, die Versandhinweise zu finden.

Stimmen Sie die Bestellungen mit den Rechnungen ab. Wenn sie nicht übereinstimmen, gehen Sie durch und finden Sie heraus, warum

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 3
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 3

Schritt 3. Berechnen Sie das für Arbeit ausgegebene Geld

Sie müssen die Meldepflichten erfüllen, wenn Sie Mitarbeiter eingestellt oder unabhängige Auftragnehmer eingesetzt haben. Gehen Sie Ihre Unterlagen durch und berechnen Sie, wie viel Sie für Gehalt und Provisionen ausgegeben haben. Diese Beträge können Sie auch als Betriebsausgabe geltend machen.

  • Ausgezahlte Leistungen nicht vergessen. Zum Beispiel könnten Sie eine Krankenversicherung, eine kurzzeitige Invalidität usw. bezahlt haben.
  • Sie sollten auch über die Quellensteuern Ihrer Mitarbeiter und die vierteljährlichen Berichte über deren Steuern verfügen.
  • Sie sollten von unabhängigen Auftragnehmern ein W-9-Formular, einen Antrag auf eine Steueridentifikationsnummer und ein Zertifizierungsformular des IRS ausfüllen lassen. Wenn Sie im Jahr mehr als 600 USD gezahlt haben, müssen Sie diese Zahlungen mit dem Formular 1099-MISC an den IRS melden.
  • Denken Sie daran, dass der 1. Februar die Frist ist, um Ihren Mitarbeitern ihre W-2 und unabhängigen Auftragnehmern ihre 1099-MISC zu senden.
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 4
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 4

Schritt 4. Sammeln Sie Informationen über die Kosten der verkauften Waren

Sie können die Kosten der verkauften Waren von Ihren Bruttoeinnahmen in Anlage C abziehen. Um diesen Betrag zu bestimmen, müssen Sie die Kosten Ihres Lagerbestands zu Beginn und am Ende des Jahres berechnen. Sammeln Sie die folgenden Informationen:

  • Bestandswert zu Jahresbeginn
  • Arbeitskosten
  • Material- und Materialkosten
  • Einkäufe (abzüglich Artikel, die für den persönlichen Gebrauch zurückgezogen wurden)
  • Inventar zum Jahresende
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 5
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 5

Schritt 5. Identifizieren Sie Ihre Geschäftsausgaben

Sie können alle Ausgaben abziehen, die für Ihr Unternehmen „gewöhnlich“und „notwendig“sind. (Sie können diesen Betrag jedoch nicht abziehen, wenn Sie diesen Betrag in die Kosten Ihrer verkauften Waren einbeziehen). Wenn Sie Betriebsausgaben geltend machen möchten, dann ziehen Sie Nachweise über alle Betriebsausgaben zusammen. Finden Sie Quittungen, die vom IRS verlangt werden. Sie sollten nach folgenden Betriebsausgaben suchen:

  • Werbung
  • Telefone
  • Computerkosten, einschließlich Internet
  • Transport- und Reisekosten
  • Betriebsversicherung
  • Honorare, wie Gelder, die an Rechtsanwälte, Buchhalter und Berater gezahlt werden
  • Bürobedarf
  • Büromiete
  • Weitere Informationen zur Bestimmung der abzugsfähigen Betriebsausgaben finden Sie unter
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 6
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 6

Schritt 6. Finden Sie Ihre vierteljährlichen Zahlungen

Möglicherweise haben Sie geschätzte vierteljährliche Zahlungen an den IRS geleistet. Finden Sie die Zahlungsinformationen und vergleichen Sie Ihre geschätzte Steuer für das Jahr mit dem Betrag, den Sie in den ersten 3 Quartalen bezahlt haben. Sie müssen die Differenz mit Ihrer vierten vierteljährlichen Zahlung im Januar begleichen.

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 7
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 7

Schritt 7. Überprüfen Sie Ihre Finanzberichte

Wenn Sie einen Buchhalter haben, sollten Sie Ihre Finanzberichte gründlich überprüfen, bevor Sie sie Ihrem Buchhalter übergeben. Überprüfen Sie, ob alle Informationen korrekt sind.

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 8
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 8

Schritt 8. Verpflichten Sie sich, Anfang nächsten Jahres zu beginnen

Die Steuervorbereitung ist am einfachsten, wenn Sie früh anfangen. Im Idealfall sollten Sie Ihre Ausgaben und Ihren Umsatz das ganze Jahr über sorgfältig verfolgen. So machen Sie weniger Fehler und maximieren Ihre Gewerbesteuerabzüge.

Wenn Sie sich überfordert fühlen, sollten Sie eine Buchhaltungssoftware kaufen, mit der Sie den Prozess im nächsten Jahr automatisieren können

Teil 2 von 3: Einen Buchhalter verwenden

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 9
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 9

Schritt 1. Stellen Sie fest, ob Sie einen Buchhalter benötigen

Wenn Sie ein kleines Einzelunternehmen haben, können Sie möglicherweise Ihre eigenen Steuern zahlen. Sie sollten jedoch erwägen, einen Buchhalter einzustellen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Auf diese Weise haben Sie Zeit, um in Ihre Arbeit zu investieren, anstatt sich auf Ihre Steuern vorzubereiten.

Buchhalter sind auch vertrauenswürdige Finanzberater, die Ihnen auch außerhalb der Steuersaison helfen können. Ein Buchhalter kann beispielsweise Ihre Betriebsabläufe überprüfen, um Ineffizienzen aufzudecken. Man kann Sie auch beraten, wie Sie eine Geschäftserweiterung am besten finanzieren

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 10
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Schritt 2. Finden Sie einen Buchhalter

Der einfachste Weg, einen Buchhalter zu finden, besteht darin, einen anderen Kleinunternehmer zu fragen. Fragen Sie jemanden, der ein Geschäft wie Ihres führt, damit der Buchhalter mit dem Geschäft vertraut ist. Sobald Sie den Namen einer Person haben, rufen Sie sie an und vereinbaren Sie einen Termin.

  • Sie können sich auch an die Society of Certified Public Accounts Ihres Staates wenden und eine Überweisung anfordern.
  • Versuchen Sie zu vermeiden, einfach online zu suchen. Es ist schwer, den Ruf eines Menschen so zu beurteilen.
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 11
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Schritt 3. Stellen Sie Ihrem Buchhalter Fragen

Sie möchten, dass ein Buchhalter Ihre Steuererklärung bearbeitet. Sie sollten jedoch auch bei anderen Themen auf ihre Expertise zurückgreifen. Vereinbaren Sie einen Termin und bitten Sie um Rat zu folgenden Punkten:

  • Können Sie wirklich einen Betriebsabzug für Ihre Autokosten oder für ein Homeoffice vornehmen? Dies sind verwirrende Bereiche des Steuerrechts. Sie sollten es von Ihrem Buchhalter ausführen lassen.
  • Sollten Sie vor Ablauf des Steuerjahres in Ausrüstung investieren? Wenn Sie dies tun, können Sie wahrscheinlich einen geschäftlichen Abzug vornehmen. Trotzdem solltest du vielleicht bis nächstes Jahr warten. Besprechen Sie dies mit Ihrem Buchhalter.
  • Sollten Sie eine Altersvorsorge beginnen? Wenn Sie vor dem 31. Dezember Beiträge leisten, können Sie Ihr Jahreseinkommen mindern.
  • Ändern sich die Steuergesetze? Je nachdem, wie sich das Gesetz ändert, müssen Sie möglicherweise Ihre Geschäftsstrategie ändern. Ihr Buchhalter kann Sie über alle Änderungen informieren.
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 12
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 12

Schritt 4. Geben Sie alle angeforderten Informationen ein

Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhalter alles bekommt, was er verlangt, und tun Sie dies rechtzeitig. Ihr Buchhalter ist wahrscheinlich sehr beschäftigt, also möchten Sie nicht zögern. Wenn Ihr Buchhalter Informationen in einem bestimmten Format (z. B. elektronisch) anfordert, versuchen Sie dies zu tun.

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 13
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Schritt 5. Überprüfen Sie Ihre Steuererklärung

Bevor Sie die Rücksendung einreichen, überprüfen Sie sie sorgfältig mit Ihrem Buchhalter. Sie bestätigen, dass die Rücksendung korrekt ist, also seien Sie mit allen gemeldeten Informationen zufrieden.

  • Wenn Sie etwas nicht melden, kann der IRS Sie mit Strafen und Gebühren bestrafen. Sie werden nicht hinter Ihrem Buchhalter her. Dementsprechend ist es wichtig, dass Sie die Richtigkeit aller Informationen bestätigen.
  • Bewahren Sie immer eine Kopie der Rücksende- und Begleitpläne für Ihre Unterlagen auf.

Teil 3 von 3: Automatisierung des Prozesses

Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 14
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Schritt 1. Identifizieren Sie die Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Wenn Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden, verwenden Sie wahrscheinlich ein paar Excel-Tabellen und haben Rechnungen in einem Schuhkarton oder Aktenordner. Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie Folgendes tun:

  • Pflegen Sie eine Kundendatenbank. An einem bequemen Ort können Sie Kontaktinformationen, Kreditkartennummern und Details zum Kunden verwalten.
  • Behalten Sie den Überblick über das Inventar. Wenn Sie Waren verkaufen, können Sie Ihre Lagerbestände per Mausklick überprüfen.
  • Organisiert Transaktionen. Sie können eine Rechnung, eine Bestellung und einen Verkaufsbeleg erstellen.
  • Verfolgen Sie Einnahmen und Ausgaben. Sie können sehen, ob Sie Ihre Jahresziele in Bezug auf Gewinn und Umsatz erreichen.
  • Geben Sie Ihrem Buchhalter Zugang. Dies kann die Steuervorbereitung am Jahresende beschleunigen.
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 15
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Schritt 2. Buchhaltungssoftware recherchieren

Sie sollten eine Buchhaltungssoftware basierend auf Ihren Bedürfnissen und Ihrer Zahlungsfähigkeit auswählen. Bezahlte Pakete reichen von $10-40 pro Monat. Sie können online nachsehen oder mit Ihrem Buchhalter sprechen.

  • Betrachten Sie Ihre Bedürfnisse. Sie benötigen wahrscheinlich grundlegende Buchhaltungsfunktionen wie Einnahmen- und Ausgabenverfolgung sowie automatische Abrechnung.
  • Sie können auch eine Steuervorbereitung erhalten, die die Steuern automatisch berechnet.
  • Quickbooks Online und Xero sind beides seriöse Buchhaltungssoftware.
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 16
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 16

Schritt 3. Stellen Sie Fragen an Softwareanbieter

Bevor Sie die Software kaufen, müssen Sie vollständig verstehen, worauf Sie sich einlassen. Sprechen Sie mit einem Vertriebsmitarbeiter und stellen Sie die folgenden Fragen:

  • Ist die Software für kleine Unternehmen konzipiert? Sie möchten nicht zu viel bezahlen für etwas, das für große Unternehmen entwickelt wurde.
  • Wie sichert die Software Daten? Sie möchten nicht alles verlieren, wenn die Software abstürzt.
  • Wie hoch sind die Gesamtkosten? Manchmal können Ihnen Einrichtungs- oder Lagerkosten in Rechnung gestellt werden. Sie möchten die „All-in“-Nummer, die Sie für die Nutzung der Software bezahlen.
  • Welche Art von technischem Support ist verfügbar und wann ist er verfügbar? Wenn etwas schief geht, möchten Sie sofort Hilfe.
  • Gibt es Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten? Es macht keinen Sinn, Buchhaltungssoftware zu verwenden, wenn sie Ihr Unternehmen anfällig macht.
Führen Sie die Steuervorbereitung zum Jahresende für Ihr kleines Unternehmen durch Schritt 17
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Schritt 4. Lagern Sie Ihre Gehaltsabrechnung aus

Die Gehaltsabrechnung ist besonders kompliziert, daher sollten Sie eine Auslagerung an ein Unternehmen in Betracht ziehen. Im Durchschnitt werden etwa 40 % der Kleinunternehmen Strafen für die unsachgemäße Abwicklung der Gehaltsabrechnung verhängt. Einige Buchhaltungssoftware bietet auch Gehaltsabrechnungsdienste an, daher sollten Sie erwägen, sie als Teil eines Pakets zu erwerben.

  • Sie können einen Anbieter finden, indem Sie einen anderen Geschäftsinhaber oder Ihren Buchhalter fragen.
  • Zu den größten Anbietern von Gehaltsabrechnungen gehören ADP, Paycheck und Intuit Online Payroll. Sie können jedoch versuchen, Ihnen Dienstleistungen zu verkaufen, nach denen Sie nicht suchen, z. B. Personaldienstleistungen.
  • Stellen Sie vor dem Kauf immer Fragen. Prüfen Sie beispielsweise die Bearbeitungsgeschwindigkeit und ob die Jahresgebühren gleich bleiben oder nach einem Jahr steigen.
  • Im Allgemeinen berechnen Gehaltsabrechnungsdienste 20-80 USD pro Monat, abhängig von Ihrer Anzahl der Mitarbeiter. Shop rund um das beste Angebot.

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