Alle Steuererklärungen werden vom IRS in mehreren Phasen geprüft, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Bestimmte Einträge können Flaggen aufwerfen, und diese Rückmeldungen werden zur weiteren Prüfung an ein Bezirksamt weitergeleitet. Wenn dies bei Ihrer Steuererklärung passiert, erhalten Sie vom IRS eine Mitteilung, dass Ihre Steuererklärungen einer Büro- oder Feldprüfung – einem Audit – unterzogen werden. In diesem Fall müssen Sie dem IRS nachweisen, dass Sie Ihr gesamtes Einkommen gemeldet haben und Anspruch auf alle von Ihnen geltend gemachten Gutschriften und Abzüge hatten. Auch wenn der Prozess einschüchternd sein kann, ist der Schlüssel zum Überleben einer Betriebsprüfung, Ruhe zu bewahren und realistische Erwartungen zu haben. Normalerweise kommen Sie wegen etwas aus dem IRS heraus – die einzige zu klärende Frage ist, wie viel.
Schritte
Teil 1 von 3: Auf Ihre Mitteilung reagieren
Schritt 1. Fordern Sie mehr Zeit an
Normalerweise ist die Verschiebung Ihres Prüfungstermins zu Ihrem Vorteil und gibt Ihnen mehr Zeit, Ihre Unterlagen zu sammeln oder mit einem Steuerberater zu sprechen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie mehr Zeit benötigen, wenden Sie sich unter der in Ihrer Kündigung angegebenen Telefonnummer an den Prüfer.
- Denken Sie daran, dass Ihr Auditor die Genehmigung des Managements einholen muss, wenn Ihr erstes Treffen mehr als 45 Tage nach dem Datum Ihrer Kündigung angesetzt werden muss.
- So attraktiv es auch erscheinen mag, Ihr Audit ständig zu verschieben, im Allgemeinen wird es weniger stressig sein – und weniger von Ihren normalen Aktivitäten ablenken –, wenn Sie es so schnell wie möglich erledigen.
- Wenn in der Prüfungsmitteilung eine Außenstelle anstelle einer Geschäftsprüfung angegeben ist, rufen Sie den Prüfer an und fragen Sie, ob Sie ihn in den IRS-Büros treffen können, anstatt die Prüfung bei Ihnen zu Hause oder an Ihrem Geschäftssitz durchzuführen.
- Auch wenn es bequemer erscheinen mag, den Agenten zu Ihnen kommen zu lassen, können Sie beim Besuch des Büros die Informationen kontrollieren, die der Agent erhält, und Fragen zu Ihrem Unternehmen oder der Einrichtung Ihres Home-Office vermeiden, die zusätzliche Probleme verursachen könnten.
Schritt 2. Lesen Sie Ihre Mitteilung und die dazugehörigen Dokumente
Der Bescheid und alle dazugehörigen Unterlagen geben Ihnen wichtige Informationen darüber, was der Prüfer braucht und welche Rechte Sie haben. In der Bekanntmachung werden auch die von der Prüfung abgedeckten Punkte und Informationen angegeben, die Sie zum Nachweis dieser Einträge benötigen, sowie Datum und Uhrzeit Ihres Prüfungstermins und wie Sie Ihren Prüfer kontaktieren können.
- Ihre Mitteilung sollte von der IRS-Publikation 1 "The Taxpayer Bill of Rights" begleitet werden. Wenn Sie dieses Dokument nicht erhalten oder verloren haben, können Sie eine weitere Kopie unter https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p1.pdf herunterladen. Dieses Dokument enthält wichtige Informationen zum Prüfungsverfahren und zu Ihren Rechten als Steuerpflichtiger.
- Wenn Sie für ein kleines Unternehmen, das Sie als Einzelunternehmen betreiben, Abzüge in der Liste C eingereicht haben, wird der IRS häufig einen Nachweis dieser Abzüge verlangen – insbesondere, wenn Sie ein hohes Einkommen aus Ihrem Unternehmen erzielt haben oder wenn Sie erhebliche Abzüge haben, die nicht nicht mit Ihrem Einkommen übereinstimmen.
- Sie erhalten nur per Post eine Prüfungsmitteilung. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, stammt diese nicht vom IRS und könnte ein Phishing-Versuch sein. Antworten Sie nicht auf eine E-Mail und geben Sie keine personenbezogenen Daten als Antwort auf eine E-Mail-Anfrage an.
Schritt 3. Beginnen Sie mit dem Sammeln der angeforderten Informationen
Stellen Sie anhand der Liste auf Ihrem Bescheid alle Ihre Quittungen und sonstigen Dokumente zusammen, die Ihre Angaben in Ihrer Steuererklärung belegen.
- Wenn Sie keine Kopien von Quittungen oder anderen Dokumenten mehr haben, die zum Nachweis eines Artikels erforderlich sind, versuchen Sie, diese Aufzeichnungen mit Bank- oder Kontoauszügen zu rekonstruieren.
- Bei großen Abzügen möchten Sie möglicherweise zusätzliche Nachweise für Ihre Beträge sammeln, einschließlich Versicherungsberichten und Fotos.
Schritt 4. Ziehen Sie in Betracht, einen Steuerberater zu konsultieren
Ein Wirtschaftsprüfer, Steueranwalt oder ein anderer Steuerfachmann kann Ihnen helfen, Ihre Mitteilung zu interpretieren und zu verstehen, welche Dokumente Sie dem Wirtschaftsprüfer vorlegen müssen.
- Viele Online-Dienste für die Steuervorbereitung bieten Prüfungsschutzdienste an. Wenn Sie einen dieser Dienste verwendet haben, prüfen Sie, ob Ihr Paket einen Revisionsschutz enthält.
- Wenn Sie die zu prüfende Steuererklärung von einer anderen Person erstellen ließen, sollten Sie diese unbedingt nach Erhalt Ihres Unterstützungsbescheids möglichst bald kontaktieren und sich erkundigen, ob sie/er mit Ihnen an der Prüfung teilnehmen soll oder will.
- Die frühzeitige Konsultation eines Steuerfachmanns ist besonders dann sinnvoll, wenn die Prüfungsgegenstände umfangreich sind oder ein erheblicher Geldbetrag auf dem Spiel steht. Er oder sie kann Sie auch bei der Abwicklung Ihres eigentlichen Prüfungsauftrags beraten und Ihnen erklären, wie vorteilhaft es ist, Sie bei Ihrer Prüfungsprüfung durch einen Fachmann zu vertreten.
Teil 2 von 3: Prüfungsabwicklung
Schritt 1. Kontaktieren Sie den Agenten vor dem Audit
Wenn Sie vor Ihrem Prüfungstermin mit dem IRS-Agenten sprechen, der Ihre Akte bearbeitet, können Sie sich weniger eingeschüchtert fühlen und mehr über den Prüfungsprozess erfahren und was Sie erwartet.
- Der Wirtschaftsprüfer kann Ihnen grundlegende Informationen zum Prüfungsablauf geben und Ihre Fragen zu den mitzubringenden Unterlagen beantworten.
- Stellen Sie detaillierte Fragen zu den Dokumenten, die Sie vorlegen müssen, damit Sie nicht versehentlich mehr oder weniger als nötig mitbringen.
- Die Dokumentation ist besonders wichtig bei bestimmten Arten von Abzügen, wie z. B. Abzügen für Essen und Reisen. Neben Quittungen benötigen Sie möglicherweise weitere Informationen, um nachzuweisen, dass es sich bei dem Abzug um eine seriöse Betriebsausgabe handelt.
- Wenn Sie beispielsweise Reisekosten abgezogen haben, als Sie an einer Fachkonferenz außerhalb der Stadt teilgenommen haben, müssen Sie möglicherweise Informationen wie einen Veranstaltungsplan der Konferenz und einen Nachweis Ihrer Teilnahme mitbringen, um Ihren Abzug zu belegen.
Schritt 2. Organisieren Sie Ihren Papierkram
Das Einreichen ordentlicher und geordneter Unterlagen erleichtert dem Prüfer die Arbeit und kann ihm den Eindruck vermitteln, dass Sie gewissenhaft sind und den Prozess ernst nehmen.
- Denken Sie daran, dass der Auditor nur eine Person ist, die angestellt wird, um einen Job zu erledigen. Die Arbeit des Auditors nicht zu erschweren, kann viel dazu beitragen, Ihrem Fall zu helfen. Wenn Sie detaillierte und organisierte Aufzeichnungen vorlegen, wird der Auditor möglicherweise nicht alles tun, um ein Problem zu finden.
- Investieren Sie in einen Ordner und Ordner oder ein ähnliches Ablagesystem, mit dem Sie Ihre Dokumente organisieren können, anstatt einen Schuhkarton voller Belege mitzubringen.
- Wenn Ihre Unterlagen umfangreich sind, gliedern Sie Ihre Unterlagen nach dem Punkt, für den sie gelten. Sie können auch erwägen, schnell einen Index für jeden Abschnitt zu erstellen, der die enthaltenen Dokumente auflistet.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Unterlagen zum Nachweis eines bestimmten Gegenstands erforderlich sind, müssen Sie möglicherweise ein wenig auf der Website des IRS zu diesem Thema recherchieren, damit Sie wissen, dass Sie dem Prüfer nur das Notwendige zur Verfügung stellen.
Schritt 3. Erstellen Sie die angeforderte Dokumentation
Kommen Sie zu Ihrem Termin mit allen Unterlagen zu den in Ihrer Kündigung aufgeführten Themen oder Einträgen. Legen Sie jedoch keine Dokumente vor, die nicht ausdrücklich angefordert wurden, wie beispielsweise Steuererklärungen vergangener Jahre oder Nachweise, die Abzüge oder Gutschriften belegen, die nicht als fraglich aufgeführt wurden.
- Im Allgemeinen benötigen Sie für das betreffende Steuerjahr Primäraufzeichnungen wie Rechnungen und Quittungen. Möglicherweise benötigen Sie auch sekundäre Datensätze wie Kilometerstandsprotokolle oder Kontozusammenfassungen, die Sie für Ihr Unternehmen erstellt haben.
- Wenn der Agent Ihnen während der Antwort Fragen stellt, halten Sie Ihre Antworten so kurz wie möglich und halten Sie sich an die gestellten Fakten, damit Sie keine irrelevanten Informationen preisgeben. Wenn eine Frage schwierig ist oder Sie das Gefühl haben, in Schwierigkeiten zu geraten, können Sie den Agenten bitten, die Prüfung zu unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt wieder zusammenzukommen, nachdem Sie sich mit einem Steuerberater beraten haben.
Schritt 4. Stellen Sie Fragen
Halten Sie während des Audits eine offene Kommunikation mit dem IRS-Agenten aufrecht, der Ihre Akte bearbeitet, und versuchen Sie, die Dokumente zu verstehen, die der Auditor benötigt und wie er oder sie diese Dokumente interpretiert.
- Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Fragen stellen, und vermeiden Sie es, freiwillig Informationen zu geben oder andere Probleme oder Aspekte Ihrer Rücksendungen anzusprechen, die nicht Teil der Prüfung sind.
- Denken Sie daran, dass, wenn Sie etwas ansprechen, das außerhalb des Umfangs des Audits liegt, dies den Agenten einlädt, sich auch damit zu befassen.
- Wenn der Prüfer jedoch eine Ablehnung erwägt, sollten Sie ihn oder sie fragen, warum. Fühlen Sie sich frei, zu verhandeln oder Ihre Position zu argumentieren, warum der Abzug zulässig ist, aber Ihr Argument sollte keine Erklärung enthalten, dass Sie es sich nicht leisten können, die Steuerrechnung zu bezahlen, die eine Nichtanrechnung verursachen würde. Die Aufgabe des Wirtschaftsprüfers besteht darin, festzustellen, wie viel Sie tatsächlich schulden, und nicht, wie viel Sie sich leisten können.
Schritt 5. Ziehen Sie in Betracht, einen Vertreter einzustellen
Wenn Sie zu nervös oder eingeschüchtert sind, um sich gut zu vertreten, und befürchten, dass Sie etwas sagen könnten, das Ihrem Fall schadet, möchten Sie vielleicht einen Anwalt oder Wirtschaftsprüfer beauftragen, den Prüfungstermin für Sie zu erledigen.
- Denken Sie daran, dass die Agentin eine Person wie Sie ist, die nur versucht, ihre Arbeit nach besten Kräften zu erledigen – sie ist nicht darauf aus, Sie zu bekommen.
- Mentale Vorbereitung ist entscheidend für den Umgang mit einer IRS-Prüfung. Als Sie Ihre Kündigung zum ersten Mal erhalten haben, dachten Sie vielleicht, dass Sie keine Schwierigkeiten damit haben würden, alleine damit umzugehen, aber wenn das Datum in Ihrer Nähe wächst, werden Sie nervöser.
- Wenn Sie bei der Zusammenstellung der Unterlagen für Ihre Prüfung bereits jemanden konsultiert haben, möchten Sie vielleicht mit ihm über die Möglichkeit sprechen, Sie bei der Prüfung selbst zu vertreten.
- Einen Profi an deiner Seite zu haben, kann dein Selbstvertrauen stärken und dich davor bewahren, versehentlich etwas zu sagen, was du nicht sagen solltest.
- IRS-Agenten sind daran gewöhnt, dass Steuerzahler bei Prüfungen einen Vertreter haben, und ein Vertreter wird nicht den Eindruck erwecken, dass Sie etwas falsch gemacht haben oder etwas zu verbergen haben.
- In vielen Fällen können Sie ein Formular ausfüllen und Ihren Vertreter für Sie an der Prüfungssitzung teilnehmen lassen, sodass Sie nicht einmal hingehen müssen.
- Bedenken Sie jedoch, dass das Audit normalerweise schneller und reibungsloser abläuft, wenn der Auditor direkt mit Ihnen sprechen und Ihnen Fragen stellen kann. Unabhängig davon, wie ausführlich Sie Ihren Vertreter informieren, können dennoch Fragen auftauchen, die nur Sie beantworten können.
Schritt 6. Wissen Sie, wann Sie das Audit aussetzen oder verschieben müssen
Bleiben Sie wachsam, insbesondere wenn Sie alleine ohne die Hilfe eines Steuerberaters an Ihrem Termin teilnehmen. Wenn schwerwiegende Probleme wie Steuerbetrug erwähnt werden, bitten Sie den Wirtschaftsprüfer, die Prüfung abzubrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder zusammenzukommen.
- Wenn der Wirtschaftsprüfer Betrug oder andere Strafen erwägt, sollten Sie sofort einen Anwalt konsultieren. Seien Sie gegenüber dem Anwalt offen und ehrlich in Bezug auf Ihre Situation, damit er oder sie weiß, wie er einen Plan formulieren kann, der Ihren Interessen am besten dient.
- Denken Sie daran, dass alle Gespräche, die Sie mit Ihrem Anwalt führen, vertraulich sind und durch das Anwaltsgeheimnis geschützt sind. Wenn Sie Ihr Einkommen falsch gemeldet oder Abzüge vorgenommen haben, von denen Sie wussten, dass sie nicht legitim waren, kommen Sie mit Ihrem Anwalt klar, damit er oder sie entscheiden kann, was Sie als nächstes tun müssen.
Teil 3 von 3: Umgang mit den Folgen
Schritt 1. Erhalten Sie Ihren Untersuchungsbericht
Lesen Sie den schriftlichen Bericht, den der Auditor Ihnen zusendet, sorgfältig durch. Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Auditor (oder seinem Vorgesetzten), wenn Sie Hilfe benötigen, um die Entscheidung des Auditors und die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen zu verstehen.
- Denken Sie daran, dass jeder Steuermangel, den der Wirtschaftsprüfer feststellt, für jedes Jahr, das seit der Einreichung dieser Erklärung verstrichen ist, ebenfalls mit 9 Prozent verzinst wird.
- In vielen Fällen wird Ihnen Ihr Prüfer am Ende des Erstgesprächs mitteilen, welchen Betrag Sie seiner Meinung nach schulden.
- Wenn der Prüfer Strafen vorschlägt, z. B. wegen verspäteter Einreichung, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, warum diese Strafen bewertet wurden und was Sie tun können, um ähnliche Strafen in Zukunft zu vermeiden.
Schritt 2. Fragen Sie nach Rückzahlungsplänen
Der IRS ermöglicht es Ihnen normalerweise, einen monatlichen Zahlungsplan einzurichten, der Ihrem Budget entspricht, damit Sie den geschuldeten Gesamtbetrag bezahlen können.
- Wenn Sie Bedenken hinsichtlich des Zinsanfalls haben, können Sie vorzeitig eine Teilzahlung leisten – noch bevor die Prüfung abgeschlossen ist. Diese Zahlung wird auf alle Mängel angerechnet, die der Prüfer feststellt.
- Revisionsstellen sind befugt, angemessene Zahlungspläne zu genehmigen. Wenn Ihr vorgeschlagener Mangel mehr als 10.000 USD beträgt, müssen Sie eine Finanzerklärung des IRS ausfüllen.
- Alle Ratenpläne unterliegen einer Gebühr von $43.
- Eine teilweise oder sogar vollständige Zahlung beraubt Sie nicht Ihres Rechts, Einspruch einzulegen. Sie können eine Zahlung leisten, um die Zinsbelastung zu stoppen und dennoch gegen die Entscheidung des Wirtschaftsprüfers Berufung einlegen.
Schritt 3. Legen Sie eine Beschwerde beim IRS-Beschwerdebüro ein
Möglicherweise können Sie Ihren geschuldeten Betrag reduzieren, indem Sie ein Protestschreiben schreiben, in dem Sie gegen die Entscheidung des Wirtschaftsprüfers Berufung einlegen. Ihr Prüfungsbericht enthält eine Weisung, wie Sie mit einem Widerspruchsbescheid Einspruch einlegen können, der innerhalb von 30 Tagen ab Datum des Prüfungszeugnisses an die Beschwerdestelle zu richten ist.
- Ihr Schreiben sollte Angaben zu Ihrer Person, eine Erklärung, dass Sie gegen die Feststellungen des Prüfers Einspruch einlegen möchten, und die Gründe für die Anfechtung dieser Feststellungen enthalten. Fügen Sie das Schreiben, das Sie vom Abschlussprüfer erhalten haben, und eventuelle Begleitdokumente bei.
- Wenn Ihr Prüfungsbericht Punkte enthält, die in den Graubereich fallen oder bei denen die Entscheidung des Prüfers rechtlich umstritten war, sollten Sie auf jeden Fall in Erwägung ziehen, gegen diese Entscheidungen Berufung einzulegen.
- Angenommen, Sie haben Reisekosten für eine Fachkonferenz abgezogen, an der Sie in einem Skigebiet teilgenommen haben. Obwohl Sie an einigen Freizeitaktivitäten teilgenommen haben, die im Paketpreis enthalten waren, verbrachten Sie den Großteil Ihrer Zeit mit Fachvorträgen und Seminaren.
- Da Sie an Freizeitaktivitäten teilgenommen haben, hat Ihr Prüfer den gesamten Abzug verweigert. Sie argumentieren jedoch, dass zumindest ein Teil dieser Ausgaben rechtmäßig abzugsfähige Betriebsausgaben waren, da Ihr Hauptreisegrund die Teilnahme an der Fachkonferenz war.
- Im Gegensatz zu einem Wirtschaftsprüfer haben Berufungsbeauftragte die Befugnis, strittige Mängel zu beheben.
- Sie haben das Recht, sich im Berufungsverfahren vertreten zu lassen. Wenn der vorgeschlagene Mangel jedoch weniger als 10.000 US-Dollar beträgt, ist er normalerweise nicht das Geld wert, das Sie einem Anwalt oder einer CPA an Gebühren zahlen müssten, um in Ihrem Namen bei der Berufung zu erscheinen.
- Sie können auf das interne Beschwerdeverfahren verzichten und direkt zum Finanzgericht gehen, aber in den meisten Fällen bringt dies keinen Vorteil. Das Finanzgericht verweist häufig Fälle zurück an die Beschwerdestelle, um zu sehen, ob eine Einigung erzielt werden kann.
Schritt 4. Ziehen Sie in Erwägung, beim Finanzgericht Berufung einzulegen
Wenn Sie mit dem Ergebnis nach einer Berufung beim IRS immer noch nicht zufrieden sind, möchten Sie möglicherweise einen Antrag beim Finanzgericht stellen.
- Wenn Sie die Entscheidung der Beschwerdestelle erhalten, erhalten Sie auch einen 90-Tage-Brief. Wenn Sie die Entscheidung beim Finanzgericht anfechten möchten, haben Sie 90 Tage Zeit, um einen Antrag zu stellen.
- Bedenken Sie, dass das Steuerrecht äußerst kompliziert ist. Darüber hinaus hat das Finanzgericht seine eigenen Verfahrens- und Verfahrensregeln, die sich von Landes- und anderen Bundesgerichten unterscheiden.
- Wenn Sie darüber nachdenken, einen Antrag bei einem Finanzgericht einzureichen, sollten Sie einen zugelassenen Rechtsanwalt beauftragen, der auf Steuerrecht spezialisiert ist und Steuerzahler insbesondere bei Berufungen gegen Prüfungsergebnisse vertritt.
